آموزش گروه بندی داده ها در اکسل ۲۰۱۶
گروه بندی داده ها در اکسل ۲۰۱۶
برگه های اکسلی که حاوی محتویات زیادی هستند، گاهی اوقات باعث سردرگمی ما می شوند و همچنین خواندن آنها نیز کار دشواری است. خوشبختانه امکان گروه بندی داده ها در اکسل وجود داشته و به آسانی می توانید بخش های مختلف برگه اکسل خود را مخفی یا نمایان کنید. شما همچنین می توانید با استفاده از دستور Subtotal خلاصه یا جمع بندی هر گروه را مشاهده کرده و یک زیر مجموعه برای گروهها ایجاد کنید.
در صورت تمایل می توانید فایل اکسل زیر که مربوط به تمرین آموزش های همین درس می باشد را دانلود نموده و در ادامه آموزش گروه بندی داده ها در اکسل ۲۰۱۶ با ما باشید.
گروه بندی داده ها در اکسل ، ایجاد گروه در اکسل ، گروه بندی در اکسل ، subtotal در اکسل چیست ، آموزش subtotal در اکسل
گروه بندی سطرها و ستونها در اکسل
در مثال زیر به نحوه ایجاد گروه در اکسل می پردازیم:
۱- سطرها یا ستونهایی که قصد گروه بندی آنها را دارید، انتخاب کنید. در این مثال ما ستونهای C ، B و D را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Data روی دستور Group کلیک کنید.
۳- سطرها یا ستونهای انتخاب شده گروه بندی می شوند. در این مثال ستونهای C ، B و D در یک گروه قرار گرفتند.
نکته: برای خارج کردن داده ها از حالت گروه بندی در اکسل ، سطرها یا ستونهای گروه بندی شده را انتخاب کرده و سپس روی دستور Ungroup کلیک کنید.
مخفی کردن و نمایش مجدد گروهها در اکسل
۱- برای مخفی کردن یک گروه روی علامت منفی (-) کلیک کنید، که این علامت به عنوان دکمه مخفی کردن جزئیات شناخته می شود.
۲- گروه مخفی می شود. برای نمایش مجدد گروه روی علامت مثبت (+) کلیک کنید، که این علامت به عنوان دکمه نمایش جزئیات شناخته می شود.
subtotal در اکسل چیست ؟
دستور Subtotal این امکان را به شما می دهد تا بصورت خودکار یک گروه ایجاد کرده و از توابع پرکاربرد اکسل مانند COUNT ،SUM و AVERAGE برای خلاصه سازی و جمع بندی داده ها استفاده کنید. بعنوان مثال دستور Subtotal می تواند هزینه کالاهای اداری را بر اساس نوع سفارشات محاسبه کند. بنابراین در پاسخ به این سوال که subtotal در اکسل چیست می توان گفت این دستور سلسله ای از گروهها را ایجاد می کند که به عنوان یک طرح شناخته می شوند و کمک می کند که برگه اکسل خود را سازماندهی کنید.
نکته: قبل از استفاده از دستور Subtotal داده های شما باید به درستی مرتب سازی شده باشند، بنابراین برای آشنایی با مرتب سازی داده ها در اکسل می توانید به درس نوزدهم مراجعه کنید.
روش ایجاد subtotal در اکسل
برای آموزش subtotal در اکسل در قالب یک مثال از این دستور در یک فرم سفارش تی شرت استفاده کرده تا محاسبه کنیم که در هر سایز چه تعداد تی شرت سفارش داده شده است. با اینکار برای هر سایز تی شرت یک گروه ایجاد شده و سپس کل تعداد تی شرت ها در هر گروه محاسبه می شود.
۱- ابتدا برگه اکسل خود را بر اساس داده هایی که قصد ایجاد subtotal برای آنها دارید مرتب سازی کنید. در این مثال برای هر سایز تی شرت (ستون E) یک subtotal ایجاد می کنیم، بنابراین برگه اکسل باید براساس سایز تی شرت از سایز کوچک به بزرگ مرتب سازی شود.
۲- در زبانه Data روی دستور Subtotal کلیک کنید.
۳- پنجره Subtotal ظاهر می شود. روی فلش کشویی فیلد At each change in کلیک کرده و ستونی که قصد ایجاد subtotal روی آن را دارید، انتخاب نمایید. در این مثال ستون T-Shirt Size را انتخاب می کنیم.
۴- روی فلش کشویی فیلد Use function کلیک کرده و تابعی که می خواهید استفاده کنید را انتخاب نمایید. در این مثال ما تابع COUNT را برای شمارش تعداد تی شرت های سفارش داده شده در هر سایز، انتخاب می کنیم.
۵- در فیلد Add subtotal to ستونهایی که می خواهید محاسبات subtotal برای آنها نمایش داده شود را انتخاب کنید. در این مثال ما ستون T-Shirt Size را انتخاب می کنیم. سپس روی OK کلیک کنید.
۶- گروه بندی در اکسل به پایان رسیده و قابلیت subtotal زیر هر گروه نمایان می شود. در این مثال داده ها بر اساس سایز تی شرت گروه بندی شده و تعداد تی شرت سفارش داده شده در آن سایز زیر هر گروه نمایش داده شده است. مثلا در سایز Small (کوچک) تعداد ۸ سفارش و در سایز Medium (متوسط) تعداد ۱۰ سفارش وجود دارد.
مشاهده گروه ها بر اساس سطح آنها
در ادامه آموزش گروه بندی داده ها در اکسل ، به یکی از قابلیتهای آن می پردازیم. زمانی که یک زیر مجموعه یا همان subtotal در اکسل ایجاد کردید، برگه اکسل به سطوح مختلف تقسیم می شود. شما می توانید با کلیک روی دکمه های سطح که در سمت چپ برگه وجود دارند، بین این سطوح تغییر وضعیت داده و از یک سطح به سطح دیگر بروید. با استفاده از این قابلیت شما می توانید به سرعت کنترل کنید که چه مقدار اطلاعات در برگه اکسل نمایش داده می شود.
در مثال زیر، در ادامه مثال قبل که یک subtotal ایجاد کردیم، سه سطح ایجاد شده است که بین آنها تغییر وضعیت داده و از یک سطح به سطح دیگر می رویم. در حالی که این مثال شامل تنها سه سطح است، اکسل می تواند تا هشت سطح را پشتیبانی کند.
۱- روی پایین ترین سطح کلیک کنید تا حداقل جزئیات نمایش داده شود. در این مثال سطح ۱ را انتخاب می کنیم که شامل grand count است و به معنی تعداد کل تی شرت سفارش داده شده می باشد.
۲- برای گسترش جزئیات، روی سطح بعدی کلیک کنید. در این مثال سطح ۲ را انتخاب می کنیم که نمایش می دهد در هر سایز چه تعداد تی شرت سفارش داده شده است اما سایر جزئیات گروه بندی در اکسل همچنان مخفی هستند.
۳- بر روی بالاترین سطح کلیک کنید تا تمامی جزئیات برگه اکسل نمایش داده شود. در این مثال ما بر روی سطح ۳ کلیک می کنیم.
نکته: شما همچنین می توانید از دکمه های نمایش و مخفی کردن که در سمت چپ برگه اکسل با علامتهای + و – مشخص شده اند، استفاده کرده تا گروهها را مخفی یا نمایان سازید.
گروه بندی داده ها در اکسل – روش حذف subtotal
گاهی اوقات ممکن است که دیگر نخواهید تا زیرمجموعه ها یا همان subtotal را در برگه اکسل خود داشته باشید، به خصوص اگر قصد داشته باشید تا داده ها را به شیوه های مختلفی مجددا سازماندهی کنید. اگر دیگر نمی خواهید از قابلیت subtotal استفاده کنید، باید آن را از برگه اکسل حذف نمایید.
۱- در زبانه Data روی دستور Subtotal کلیک کنید.
۲- پنجره Subtotal ظاهر می شود. روی Remove All کلیک کنید.
۳- تمامی اطلاعات برگه از حالت گروه بندی خارج شده و Subtotal حذف می شود.
نکته: اگر فقط می خواهید گروه بندی داده ها در اکسل را حذف کنید بدون اینکه subtotal حذف شود، روی فلش کشویی دستور Ungroup کلیک کرده و Clear Outline را انتخاب کنید.
تمرین عملی گروه بندی در اکسل
۱- فایل اکسل زیر را جهت انجام تمرینات دانلود و سپس باز کنید.
۲- برگه Challenge را انتخاب کنید.
۳- ستون Grade را از کوچکتر به بزرگتر مرتب سازی کنید.
۴- از دستور Subtotal برای گروه بندی ستون Grade استفاده کنید. از تابع SUM استفاده کرده و قابلیت subtotal را به ستون Amount Raised اضافه کنید.
۵- سطح ۲ را انتخاب کنید. بنابراین شما فقط زیر مجموعه ها و مقدار کل (Grand Total) را در برگه اکسل مشاهده می کنید.
۶- زمانی که تمام تمرینات مربوط به گروه بندی داده ها در اکسل را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.
گروه بندی داده ها در اکسل ۲۰۱۶
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
