آموزش اکسل ۲۰۱۶ – درس هشتم: قالب بندی اعداد در اکسل

آموزش کار با اکسل : قالب بندی اعداد در اکسل

قالب بندی اعداد (number formats) چیست؟

در ادامه آموزش کار با اکسل ۲۰۱۶ به نحوه قالب بندی اعداد می پردازیم. زمانی که روی یک فایل اکسل کار می کنید، بهتر است برای داده های عددی خود یک قالب بندی و شکل مناسب در نظر بگیرید. قالب بندی اعداد به اکسل می گوید که دقیقا مشغول کار با چه نوع داده های عددی مانند درصد (%) ، مقادیر پولی ($)، تاریخ و غیره هستید.

آموزش کار با اکسل ، محاسبه درصد در اکسل

چرا باید از قالب بندی اعداد استفاده کنیم؟

قالب بندی اعداد نه تنها خواندن داده های موجود در سلول های اکسل را ساده تر می کند بلکه علاوه بر آن کار با داده ها را نیز تسهیل می بخشد. با استفاده از این قابلیت مشخص خواهید نمود که دقیقا چه نوع داده هایی را در یک سلول ذخیره می کنید. بعنوان مثال قالب تاریخ (date) باعث ذخیره سازی یک تاریخ تقویمی در سلول می شود.

اگر شما نیازی به یک قالب عددی خاص نداشته باشید، اکسل بصورت پیش فرض از یک قالب عددی عمومی (general) استفاده خواهد کرد. اگر چه قالب عمومی ممکن است یکسری تغییرات کوچک بر روی داده های شما اعمال کند.

اعمال قالب بندی اعداد

دقیقا مشابه اعمال سایر قالب بندی ها مانند تغییر رنگ فونت متن، می توانید با انتخاب سلول ها، قالب بندی عددی دلخواه خود را روی آن اعمال نمایید. دو روش اصلی برای اعمال قالب بندی عددی وجود دارد:

روش اول) به زبانه Home رفته و روی منوی کشویی Number Format در گروه Number کلیک کرده و در نهایت قالب عددی مورد نظر را انتخاب کنید.

روش دوم) شما همچنین می توانید بر روی دستورات سریع قالب بندی اعداد که در تصویر زیر مشخص شده است، کلیک کنید.

نکته: همچنین این امکان وجود دارد که سلول های دلخواه را انتخاب کرده و کلید ترکیبی Ctrl+1 را روی کیبورد خود فشار دهید تا به گزینه های بیشتر برای قالب بندی اعداد دسترسی پیدا کنید.

در مثال زیر ما قالب بندی واحد پول (Currency) را بکار برده ایم، این قالب بندی نماد واحد پولی ($) را به داده ها اضافه کرده و همچنین برای هر مقدار عددی دو رقم اعشار در نظر می گیرد.

اگر شما یک سلول که قالب بندی اعداد بر روی آن اعمال شده است را انتخاب کنید، می توانید مقدار واقعی آن سلول را در نوار فرمول (formula bar) ببینید. در واقع اکسل از مقدار وارد شده در نوار فرمول برای محاسباتش استفاده می کند.

روش استفاده صحیح از قالب بندی اعداد

قالب بندی اعداد فقط به انتخاب یک سلول و اعمال یک قالب بر آن محدود نمی شود. اکسل می تواند بصورت خودکار با توجه به اطلاعاتی که شما وارد سلول ها می کنید، قالب بندی اعداد را تعیین نماید. این به این معنی است که شما باید اطلاعات را طوری وارد کنید که اکسل بتواند خودش قالب بندی درست را حدس بزند و سپس اطمینان حاصل کنید که قالب بندی صحیح اعمال شده است.

بعنوان مثال تصویر زیر نشان می دهد که روش صحیح وارد کردن اطلاعات ذر یک سلول اکسل برای تاریخ، درصد و زمان به چه شکل است.

اکنون که در مورد نحوه عملکرد قالب بندی اعداد بیشتر می دانید، ما بصورت عملی به یکسری قالب بندی های عددی متفاوت می پردازیم.

قالب بندی درصد  (Percentage formats)

یکی از مهمترین قالب بندی های اعداد، قالب بندی درصد (%) می باشد. این قالب بندی مقادیر درون سلول ها را بصورت درصدی مانند %۲۰ یا %۵۵ نشان می دهد. این قالب بندی به خصوص در محاسبه درصد در اکسل مانند درصد مالیات یا درصد بازاریابی و … بسیار مفید است. هر گاه بعد از یک مقدار عددی علامت درصد (%) را وارد کنید بصورت خودکار قالب بندی درصد بر روی آن سلول اعمال خواهد شد.

اگر درسهای ریاضی که در مدرسه خواندید را بخاطر بیاورید، می دانید درصد می تواند بصورت اعشاری نیز نوشته شود. بنابراین %۱۵ همان ۰.۱۵ و %۷.۵ همان ۰.۰۷۵ و یا %۲۰ همان ۰.۲۰ می باشد.

قالب بندی درصد بسیار کاربردی و همینطور حائز اهمیت بالایی می باشد. بعنوان مثال در تصویر زیر، توجه کنید که چگونه نرخ مالیات فروش (sales tax rate) در هر برگه اکسل به شکل متفاوتی قالب بندی شده است (۵, %۵, و ۰.۰۵) :

همانطور که در تصویر بالا می بینید محاسبه درصد در اکسل در برگه سمت چپ به درستی انجام نشده است. بدون استفاده از قالب بندی درصد، اکسل تصور می کند که ما تصمیم داریم $۲۲.۵۰ را برای محاسبه مالیات فروش در ۵ ضرب کنیم که اشتباه بوده و باید در %۵ ضرب شود.

در حالیکه در تصویر سمت راست حتی بدون قالب بندی درصد، محاسبات به درستی انجام شده است، اما خواندن برگه اکسل وسط که از قالب بندی درصد استفاده شده راحتتر می باشد.

قالب بندی تاریخ

هر زمان که می خواهید یک تاریخ را وارد اکسل کنید، از قالب بندی تاریخ استفاده کنید تا اکسل بداند تاریخ خاصی مثلا ۱۵ جولای ۲۰۱۴ (July 15, 2014) در حال ورود به آن است. قالب بندی تاریخ همچنین به شما این امکان را می دهد تا با یک مجموعه قدرتمند از توابع تاریخی که از داده های زمانی استفاده می کنند کار کنید.

آنگونه که ما انسانها اطلاعات را درک میکنیم، اکسل درک نمی کند و عملکرد متفاوتی دارد. به عنوان مثال اگر شما October (ماه اکتبر میلادی) را وارد یک سلول کنید، اکسل گمان می کند شما یک عبارت ساده را درون سلول وارد کرده اید و تشخیص نمی دهد که شما مشغول وارد کردن یک تاریخ هستید. بنابراین وقتی که یک تاریخ را وارد می کنید باید از یک قالب بندی خاص مثل month/day/year (سال/روز/ماه) و یا day/month/year (سال/ماه/روز) (بسته به کشوری که در آن زندگی می کنید ترتیب آن متفاوت است) استفاده کنید تا اکسل منظور شما را درک کند.

در مثال زیر ما ۱۰/۱۲/۲۰۱۴ را به عنوان تاریخ روز ۱۲ ماه اکتبر سال ۲۰۱۴ وارد می کنیم.

اکنون که ما تاریخ را به درستی قالب بندی کردیم می توانیم با استفاده از آن خیلی کارها انجام دهیم. بعنوان مثال می توانیم از قابلیت fill handle که در درس پنجم از آموزش کار با اکسل ۲۰۱۶ به آن پرداختیم، برای ادامه دادن مجموعه روزهای تاریخ استفاده کنیم، تا در هر سلول تاریخ روز بعد نسبت به سلول قبلی اش نمایش داده شود:

اگر قالب بندی تاریخ بصورت خودکار اعمال نشود، به این معنی است که اکسل نتوانسته است داده شما را به درستی درک کند. در مثال زیر ما March 15th را وارد کرده ایم. اکسل درک نکرده است که ما در حال وارد کردن یک تاریخ هستیم. بنابراین، این سلول هنوز از یک قالب بندی عمومی (general) استفاده می کند.

از سوی دیگر، اگر ما March 15 (بدون “th”) را وارد کنیم، اکسل داده ما را بعنوان یک تاریخ تشخیص می دهد. اما از آنجا که مقدار تاریخ ما در خودش سال را ندارد، اکسل بصورت پیش فرض سال جاری را لحاظ می کند. همچنین می توانیم از چندین روش دیگر مثل ۳/۱۵, ۳/۱۵/۲۰۱۴ یا March 15 2014 برای وارد کردن تاریخ استفاده کنیم که اکسل همه این مقادیر را بعنوان داده تاریخی معتبر خواهد شناخت.

تمرین زیر را امتحان کنید

تاریخهای زیر را در سلول های اکسل وارد کنید و سپس بررسی کنید آیا قالب بندی تاریخ بصورت خودکار برای همه آنها اعمال خواهد شد یا خیر :

• ۱۰/۱۲
• October
• October 12
• October 2016
• ۱۰/۱۲/۲۰۱۶
• October 12, 2016
• ۲۰۱۶
• October 12th

سایر گزینه های قالب بندی تاریخ

برای دسترسی به سایر گزینه های قالب بندی تاریخ، در زبانه home روی منوی کشویی Number Format کلیک کرده و گزینه More Number Formats که در انتهای لیست قرار دارد را انتخاب کنید. گزینه های زیادی مانند شکل های متفاوت نمایش تاریخ و یا نمایش روز و ماه بدون نشان دادن سال وجود دارد.

صفحه Format Cells ظاهر می شود و شما می توانید قالب بندی مورد نظرتان را از لیست انتخاب کنید تا تاثیرش را ببینید.

همانطور که در نوار فرمول (formula bar) مشاهده می کنید، در این نوار، تاریخ تغییر نکرده است و فقط نحوه نمایش آن متفاوت است.

نکات قالب بندی اعداد

در ادامه آموزش کار با اکسل ۲۰۱۶ با ما باشید با نکاتی برای گرفتن بهترین نتیجه از قالب بندی اعداد:

• اعمال قالب بندی اعداد بر روی کل ستون : اگر تصمیم دارید در یک ستون اکسل، داده خاصی مثل تاریخ یا درصد وارد کنید، ممکن است ساده ترین روش، انتخاب کل ستون و اعمال قالب بندی عددی مورد نظر باشد. به این ترتیب، هر داده ای که به این ستون در آینده اضافه می کنید، از قابلیت قالب بندی اعداد برخوردار خواهد بود. توجه داشته باشید که معمولا هدر تحت تاثیر قالب بندی اعداد قرار نخواهد گرفت.

• بررسی مجدد مقادیر پس از اعمال قالب بندی اعداد: ممکن است در بعضی مواقع با اعمال قالب بندی اعداد، خروجی غیر منتظره ای را مشاهده کنید. بعنوان مثال اعمال قالب بندی درصد بر روی سلولی که مقدار ۵ در آن وارد شده است، به شما خروجی %۵۰۰ را می دهد و نه %۵ . در اینگونه موارد شما باید مقدار صحیح هر سلول را مجددا در داخل سلول ها وارد نمایید.

• اگر شما سلول دارای قالب بندی اعداد را به یک فرمول ارجاع دهید، اکسل ممکن است بصورت خودکار در یک سلول جدید، قالب بندی عددی مشابهی را در نظر بگیرد. بعنوان مثال اگر شما از قالب بندی واحد پولی (currency) در یک فرمول استفاده کنید، سلول محاسبه ارزش این واحد پولی از قالب بندی مشابهی استفاده می کند.

• اگر می خواهید داده های شما دقیقا به همان شکلی که وارد می کنید نمایش داده شوند از قالب بندی متنی (text) استفاده کنید. این قالب بندی مخصوصا در مورد اعدادی که نمی خواهید در مورد آنها محاسباتی انجام شوند مانند شماره تلفن، کد پستی و یا اعدادی مانند ۰۲۴۱۵ که با صفر آغاز می گردند، بسیار مناسب است. برای گرفتن بهترین نتیجه، ابتدا قالب بندی متنی را اعمال و سپس مقادیر را در سلول ها وارد کنید.

افزایش و کاهش تعداد ارقام اعشار

دستورات افزایش تعداد ارقام اعشار (Increase Decimal) و کاهش تعداد ارقام اعشار (Decrease Decimal) به شما این امکان را می دهد تا کنترل کنید که چند رقم اعشاری در یک سلول نمایش داده شود. این دستورات ارزش سلول را تغییر نمی دهند؛ در عوض، مقدار را بصورت اعشاری به شما نمایش می دهند.

کاهش تعداد ارقام اعشار باعث می شود تا رقم داخل سلول گرد شود اما همچنان مقدار اصلی آن سلول در نوار فرمول نمایش داده می شود.

نکته: دستورات افزایش و کاهش تعداد ارقام اعشار با برخی از قالب بندی های اعداد مانند قالب بندی تاریخ (Date) و یا قالب بندی اعداد کسری (Fraction) کار نمی کند.

تمرین عملی آموزش کار با اکسل

۱- فایل اکسل نمونه زیر را جهت انجام تمرینات دانلود کنید.

دانلود نمونه فایل اکسل

۲- در سلول D2 تاریخ امروز را وارد کرده و کلید اینتر را بزنید.

۳- روی سلول D2 کلیک کنید و مطمئن شوید که از قالب بندی تاریخ استفاده می کند. سعی کنید تا قالب بندی تاریخ را به یک قالب بندی تاریخ دیگر مثلا Long Date تغییر دهید.

۴- در سلول D2 از صفحه Format Cells ، قالبی را انتخاب کنید که تاریخ را ۱۴ مارس سال ۲۰۱۲ نشان دهد.

۵- قالب بندی سلول D8 را به قالب بندی درصد تغییر دهید.

۶- قالب بندی Currency (واحد پولی) را در تمام سلول های ستون B اعمال کنید.

۷-  در سلول D8 با استفاده از دستورات افزایش یا کاهش تعداد ارقام اعشار، یک رقم اعشار به آن اضافه کنید. خروجی باید به %۷.۵ تغییر یابد.

۸- زمانی که تمام تمرینات را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.

آموزش کار با اکسل

ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:

gcflearnfree.org

آموزش کار با اکسل ، محاسبه درصد در اکسل