آموزش اکسل ۲۰۱۶ – درس بیست و ششم: بازرسی و حفاظت از فایل های اکسل
آموزش excel 2016
بازرسی و حفاظت از فایل های اکسل
در این درس از آموزش excel 2016 به دو قابلیت دیگر اکسل می پردازیم. این قابلیتها می توانند به شما در حفاظت بیشتر از فایل خود کمک کنند.
قبل از به اشتراک گذاشتن یک فایل اکسل، ممکن است بخواهید اطمینان حاصل کنید که فایل شما غلط املایی نداشته و همچنین فاقد اطلاعات شخصی باشد. خوشبختانه، اکسل شامل چندین قابلیت و ابزار برای کمک به نهایی کردن و محافظت از فایلهای شما از جمله دو قابلیت بازرس سند (Document Inspector) و حفاظت از کتاب کار (Protect Workbook) می باشد.
در صورت تمایل می توانید فایل اکسل زیر که مربوط به تمرین آموزش های همین درس می باشد را دانلود نموده و در ادامه آموزش excel 2016 با ما باشید.
آموزش excel 2016
ابزار بازرس سند (Document Inspector)
هر زمان که شما یک فایل اکسل را ایجاد یا ویرایش می کنید، یکسری اطلاعات شخصی ممکن است بصورت خودکار به فایل اضافه شوند. شما می توانید از قابلیت بازرس سند استفاده کنید تا این اطلاعات را قبل از به اشتراک گذاشتن فایل خود با دیگران، حذف نمایید.
نکته: از آنجا که برخی تغییرات ایجاد شده توسط ابزار بازرس سند ممکن است دائمی باشند، توصیه می شود قبل از استفاده از این قابلیت برای حذف اطلاعات شخصی، یک کپی از فایل اکسل خود تهیه کنید.
روش استفاده از ابزار بازرس سند
۱- روی File کلیک کنید تا به قسمت پشت صحنه اکسل یا همان Backstage view بروید.
۲- در قسمت Info روی Check for Issues کلیک کرده و سپس Inspect Document را از منوی کشویی انتخاب کنید.
۳- ممکن است قبل از اجرای بازرس سند از شما خواسته شود فایل خود را ذخیره کنید. روی Yes کلیک کنید.
۴- پنجره Document Inspector باز می شود. بسته به محتوایی که می خواهید بازرسی شود، گزینه ها را تیک زده و یا تیکشان را بردارید و سپس روی Inspect کلیک کنید. در این مثال ما همه گزینه ها را تیک دار می کنیم.
۵- نتایج بازرسی ظاهر می شوند. در این مثال مشاهده می کنیم که فایل ما شامل یکسری توضیحات (کامنت) و اطلاعات شخصی است. بنابراین در هر دو آیتم روی گزینه Remove All کلیک می کنیم تا این اطلاعات از فایل اکسل حذف شوند.
۶- وقتی کارتان تمام شد روی Close کلیک کنید.
حفاظت از فایل اکسل (Protect Workbook)
در ادامه آموزش excel 2016 به تشریح یکی دیگر از قابلیتهای آن می پردازیم. به طور پیش فرض، هر کسی که به فایل اکسل شما دسترسی داشته باشد، می تواند فایل شما را باز کرده، از آن کپی تهیه کند و همچنین محتویات آن را ویرایش کند، مگر اینکه از آن محافظت کنید. بسته به نیاز شما، روشهای مختلفی برای حفاظت از یک کتاب کار یا همان فایل اکسل وجود دارد.
روش حفاظت از یک فایل اکسل
۱- روی File کلیک کنید تا به قسمت پشت صحنه اکسل یا همان Backstage view بروید.
۲- در قسمت Info روی دستور Protect Workbook کلیک کنید.
۳- در منوی کشویی، گزینه مناسب را با توجه به نیاز خود انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Mark as Final به معنی نشانه گذاری به عنوان فایل نهایی را انتخاب می کنیم. انتخاب این گزینه باعث می شود تا دیگران از ویرایش فایل شما دلسرد شوند، در حالی که انتخاب گزینه های دیگر حتی کنترل بیشتری به شما می دهد.
۴- یک پیغام ظاهر شده و به شما هشدار ذخیره سازی می دهد. روی OK کلیک کنید.
۵- یک پنجره دیگر ظاهر می شود. روی OK کلیک کنید.
۶- فایل اکسل شما بعنوان فایل نهایی نشانه گذاری می گردد.
نکته: نشانه گذاری یک فایل اکسل به عنوان فایل نهایی (گزینه Mark as Final)، از ویرایش آن توسط دیگران جلوگیری نمی کند. اگر می خواهید تا جلوی ویرایش فایل را بگیرید می توانید از گزینه Restrict Access استفاده کنید.
تمرین عملی
۱- فایل اکسل زیر را جهت انجام تمرینات دانلود و سپس باز کنید.
۲- از ابزار بازرس سند (Document Inspector) استفاده کنید تا فایل اکسل را چک کرده و هر چیزی که پیدا می کند را حذف کنید.
۳- با استفاده از گزینه Mark as Final از فایل اکسل محافطت کنید.
۴- زمانی که تمام تمرینات را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.
آموزش excel 2016
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
