ذخیره سازی، به اشتراک گذاری و بازیابی فایلها در اکسل ۲۰۱۶

آموزش اکسل ۲۰۱۶ :

ذخیره سازی و به اشتراک گذاری فایلهای اکسل

در ادامه آموزش اکسل ۲۰۱۶ بصورت درس به درس، به نحوه ذخیره کردن، به اشتراک گذاری و بازیابی فایلهای اکسل خواهیم پرداخت. هر وقت یک کتاب کار یا همان فایل اکسل جدید ایجاد می کنید، باید بدانید که چطور آن را ذخیره کنید تا بعدا بتوانید به آن دسترسی داشته و یا آن را ویرایش کنید.

آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، آموزش تصویری کار با اکسل ، بازیابی اطلاعات فایل اکسل ، پسوند فایل اکسل ، اشتراک گذاری فایل ، نمونه فایل اکسل ، ذخیره خودکار در اکسل ، ذخیره نشدن فایل اکسل ، بازیابی فایل اکسل

آموزش اکسل 2016

در اکسل ۲۰۱۶ همانند نسخه های قبلی اکسل این امکان وجود دارد تا فایلها را روی هارد کامپیوترتان ذخیره کنید. علاوه بر آن در اکسل ۲۰۱۶ برخلاف نسخه های قبلی، می توانید از OneDrive برای ذخیره سازی فایلها استفاده نمایید. برای آشنایی بیشتر با ویژگیهای OneDrive به درس دوم آموزش اکسل ۲۰۱۶ مراجعه کنید. همچنین امکان به اشتراک گذاری فایلها با دیگران بطور مستقیم در اکسل وجود دارد.

Save و Save As

در صورت ذخیره نشدن فایل اکسل برای ذخیره سازی فایلها در اکسل دو راه وجود دارد: Save و Save As . این دو گزینه جهت ذخیره سازی عملکرد یکسانی داشته ولی چند تفاوت مهم که در ادامه اشاره خواهد شد، با یکدیگر دارند.

  • Save: زمانی که یک کتاب کار ایجاد یا ویرایش می کنید باید از دستور Save برای ذخیره سازی تغییرات خود استفاده کنید. شما با این دستور زیاد سروکار خواهید داشت. اولین باری که یک فایل اکسل را ذخیره می کنید باید برای آن یک نام و همینطور یک مسیر برای ذخیره سازی تعیین کنید. در دفعات بعد فقط کافی است بر روی دستور Save کلیک کنید تا ذخیره خودکار در اکسل صورت گرفته و در همان محل ذخیره سازی قبلی جایگزین شود.
  • Save As: شما می توانید از این دستور برای ایجاد یک فایل کپی از فایل اصلی بدون اینکه در فایل اصلی تغییری ایجاد شود، استفاده کنید. هنگام استفاده از Save As، اکسل یک نام برای فایل و همینطور یک مسیر برای ذخیره سازی آن از شما می خواهد.

روش ذخیره سازی (Save) فایل اکسل

بسیار مهم است هر بار که یک فایل اکسل جدید ساخته و یا آن را ویرایش می کنید، تغییرات اعمال شده را ذخیره کنید. ذخیره سازی مداوم یک کتاب کار یا فایل اکسل باعث جلوگیری از پاک شدن و یا عدم اعمال تغییرات انجام شده در آن می شود. همچنین محل ذخیره سازی فایل را بخاطر سپرده تا براحتی در مراجعات بعد آن را پیدا کنید.

۱- در نوار ابزار دسترسی سریع  (Quick Access Toolbar) روی آیکون Save کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

۲- اگر برای اولین بار است که فایل خود را ذخیره می کنید، پنجره Save As در نمای پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر می شود.

۳- سپس مسیر ذخیره سازی فایل را تعیین نموده و یک نام برای آن انتخاب کنید. برای ذخیره کردن کتاب کار در هارد کامپیوتر می توانید گزینه های This PC و یا Browse را انتخاب نمایید. همچنین می توانید از گزینه OneDrive برای ذخیره کردن در محیط آن استفاده کنید.

آموزش اکسل 2016

۴-  پنجره Save As ظاهر می شود. حالا می توانید مسیر و نام فایل را تعیین کنید.

۵-  نام فایل اکسل را وارد کرده و سپس روی Save کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

۶- به این ترتیب کتاب کار ذخیره خواهد شد. از این پس برای ذخیره کردن تغییرات جدید کافی است تا دکمه Save را بزنید تا تغییرات در همان فایل ذخیره گردند.

همچنین می توانید در صورت ذخیره نشدن فایل اکسل از کلید ترکیبی Ctrl+S روی کیبورد، عملیات Save را انجام دهید.

روش استفاده از Save As برای ایجاد یک کپی از فایل اکسل

اگر می خواهید نسخه دیگری از یک فایل اکسل را در حین نگه داشتن اصل آن، ذخیره کنید، می توانید یک کپی از آن فایل ایجاد کنید. بعنوان مثال اگر یک فایل به نام “Data” داشته باشید می توانید از آن فایل یک کپی به نام “Data2” در مسیری دیگر ایجاد کنید. با تهیه این کپی جدید، شما علاوه بر حفظ فایل اصلی این امکان را دارید تا روی فایل جدید تغییرات مدنظرتان را اعمال نمایید.

مطلب مرتبط:  آموزش تصویری فرمول نویسی پیشرفته در اکسل 2016

برای انجام این کار ابتدا روی File کلیک کرده تا وارد Backstage view شده و سپس گزینه Save As را انتخاب نمایید. درست مشابه بار اولی که یک فایل را ذخیره می کنید پنجره ای ظاهر می شود و از شما مسیر و نام فایل را درخواست می کند.

آموزش اکسل 2016

نحوه تغییر محل ذخیره پیش فرض یک فایل اکسل:

باید بدانید که OneDrive بصورت پیش فرض محل ذخیره شدن فایلهای اکسل می باشد. شما می توانید محل ذخیره پیش فرض را با انجام مراحل زیر به کامپیوتر خودتان تغییر دهید.

۱-  بر روی File کلیک کنید تا وارد Backstage view شوید.

آموزش اکسل 2016

۲-  بر روی Options کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

۳- صفحه Excel Options ظاهر می شود. در این صفحه ابتدا روی Save کلیک کنید. تیک گزینه Save to Computer by default را فعال کرده و سپس OK را کلیک کنید. به این صورت محل ذخیره سازی پیش فرض تغییر خواهد کرد.

آموزش اکسل 2016

بازیابی فایل اکسل به صورت خودکار (AutoRecover)

در ادامه آموزش اکسل ۲۰۱۶ به توضیح یکی از قابلیتهای کاربردی این نرم افزار یعنی قابلیت بازیابی فایل اکسل به صورت خودکار خواهیم پرداخت. اکسل بصورت خودکار فایلهایی که در حال کار بر روی آنها هستید را در یک پوشه موقت ذخیره می کند. اگر فراموش کردید که تغییرات خود را ذخیره کنید یا اگر بطور ناگهانی فایلتان از دست رفت، می توانید با استفاده از قابلیت AutoRecover به بازیابی اطلاعات فایل اکسل بپردازید.

روش استفاده از قابلیت بازیابی خودکار (AutoRecover)

۱- اکسل را باز کنید. اگر یک فایل ذخیره شده خودکار پیدا شود، پنجره Document Recovery ظاهر خواهد شد.

۲- بر روی فایل موجود در پنجره Document Recovery کلیک کنید. بازیابی فایل اکسل مورد نظر شما انجام خواهد شد.

آموزش اکسل 2016

نکته: بصورت پیش فرض اکسل هر ۱۰ دقیقه یکبار فایلها را بصورت اتوماتیک ذخیره می کند، پس اگر کمتر از ده دقیقه از اعمال آخرین تغییرات شما گذشته باشد و اتفاقی افتاده باشد که برنامه ناگهانی بسته شود، در این حالت اکسل نمی تواند بازیابی اطلاعات فایل اکسل را بصورت کامل انجام دهد.

اگر فایل مورد نظرتان را نمی بینید، می توانید وارد قسمت Backstage view شده و کلیه فایلهایی که بصورت اتوماتیک ذخیره شده اند را مشاهده کنید. ابتدا بر روی File و سپس Manage Versions کلیک کنید و در نهایت گزینه Recover Unsaved Workbooks را انتخاب کنید.

آموزش اکسل 2016

خروجی گرفتن از فایل اکسل در فرمتهای مختلف

پسوند فایل اکسل بصورت پیش فرض فرمت xlsx می باشد. دیگر پسوند فایل اکسل ، فرمت XLS است که فرمت نسخه های قدیمی نرم افزار اکسل محسوب می شود. گاهی شما لازم دارید تا فایلتان را در سایر فرمتها مانند PDF یا نسخه های قدیمی تر اکسل مانند Excel 97-2003 مشاهده کنید. خروجی گرفتن از سایر فرمتها در اکسل ۲۰۱۶ کار ساده ای است.

خروجی گرفتن از فایل اکسل در فرمت PDF

گرفتن خروجی از فایل اکسل در فرمت PDF می تواند بسیار کاربردی باشد، بخصوص زمانی که شما می خواهید اطلاعات موجود در یک فایل اکسل را با کسی که روی کامپیوتر خود اکسل نصب نکرده است به اشتراک بگذارید. یک فایل PDF به کاربران خود فقط امکان مشاهده را می دهد و قابل ویرایش نیست. در آموزش تصویری کار با اکسل به این قابلیت خواهیم پرداخت:

۱- روی File کلیک کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل یا همان Backstage view نمایان شود.

۲- ابتدا روی Export کلیک کرده و سپس Create PDF/XPS را انتخاب کنید.

آموزش اکسل 2016

۳- پنجره Save As ظاهر می شود. محل ذخیره سازی را تعیین کرده و سپس نامی را برای فایل خود انتخاب کنید. در پایان روی Publish کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

خروجی PDF بصورت پیش فرض از روی کتاب کار فعال شما گرفته می شود. اگر شما چندین کتاب کار در اکسل دارید و می خواهید همه آنها را در یک فایل PDF خروجی بگیرید، در پنجره Save As بر روی Options کلیک کنید. پنجره Options ظاهر می شود. گزینه Entire workbook را انتخاب کرده و سپس روی OK کلیک کنید.

مطلب مرتبط:  آموزش اکسل 2016 – درس هشتم: قالب بندی اعداد در اکسل

آموزش اکسل 2016

زمانی که از کتاب کار خود خروجی PDF می گیرید، باید توجه داشته باشید که چگونه اطلاعات کتاب کارتان در هر صفحه از فایل PDF نمایش داده خواهد شد. در درسهای بعدی بیشتر به این موضوع یعنی قابلیت Page Layout and Printing خواهیم پرداخت.

خروجی گرفتن از فایل اکسل در سایر فرمتها

ممکن است برایتان جالب باشد که نحوه خروجی گرفتن از فایل اکسلتان در فرمت های دیگر را نیز بدانید، بعنوان مثال می توانید فایل اکسل ۲۰۱۶ خود را در فرمت Excel 97-2003 نیز خروجی گرفته تا با کسی که روی کامپیوترش نسخه های قدیمی تر اکسل را دارد به اشتراک بگذارید. همچنین می توانید از فایل اکسل در فرمتهای متنی CSV. که با ویرایشگرهای ساده متنی مانند Notepad نیز باز می شوند، خروجی تهیه نمایید. در ادامه آموزش تصویری کار با اکسل با تشریح این قابلیت با ما باشید:

۱- روی File کلیک کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل یا همان Backstage view نمایان شود.

۲- ابتدا روی Export کلیک کرده و سپس Change File Type را انتخاب کنید.

آموزش اکسل 2016

۳- در پنجره باز شده یکی از فرمتها را انتخاب کرده و سپس روی Save As کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

۴- پنجره Save As ظاهر می شود. محل ذخیره سازی را تعیین کرده و سپس نامی را برای فایل خود انتخاب کنید. در پایان روی Save کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

همچنین میتوانید در پنجره Save As از منوی کشویی Save as type ، فرمت فایل مورد نظرتان را انتخاب نمایید.

آموزش اکسل 2016

به اشتراک گذاری فایل های اکسل

اکسل با استفاده از قابلیت OneDrive به اشتراک گذاری فایل ها و همچنین امکان کار گروهی روی آنها را بسیار آسان کرده است. در گذشته اگر می خواستید فایلی را با کسی به اشتراک بگذارید می بایست آن را ایمیل کنید، اگر چه استفاده از این روش مناسب بود اما ایجاد نسخه های مختلف از یک فایل، کار مدیریت فایلها را بسیار مشکل می کرد.

پیش نیاز به اشتراک گذاری فایلها در اکسل، ذخیره سازی آنها در OneDrive می باشد.

روش به اشتراک گذاری فایل های اکسل

۱- روی File کلیک کرده تا صفحه Backstage view ظاهر شود، سپس بر روی Share کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

۲- پنجره Share ظاهر می شود. اگر قبلا فایلی که قصد به اشتراک گذاشتن آن را دارید در OneDrive ذخیره نکرده اید، ابتدا باید این کار را انجام دهید. توجه داشته باشید که بعد از ذخیره سازی، مجددا باید به پنجره Share بیایید.

آموزش اکسل 2016

۳- بعد از ذخیره سازی در OneDrive، در پنجره Share بر روی Share with People کلیک کنید.

آموزش اکسل 2016

۴- اکسل به وضعیت نمایش نرمال رفته و پنل Share را در سمت راست محیط اکسل نشان می دهد. در این قسمت می توانید فایلهایتان را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید، فهرستی از کسانی که می توانند به آن فایل دسترسی داشته باشند را تنظیم کنید. ضمنا می توانید تعیین کنید که هر شخص فقط می تواند فایل به اشتراک گذاری شده را مشاهده کند یا اینکه اجازه ویرایش فایل را نیز داشته باشد.

آموزش اکسل 2016

تمرین عملی آموزش اکسل ۲۰۱۶

۱- نمونه فایل اکسل زیر را برای انجام تمرینات دانلود کنید.

دانلود نمونه فایل اکسل

۲-  با استفاده از گزینه Save As یک کپی از فایل تهیه کرده و نام آن را “Saving Practice Challenge”  بگذارید. شما می توانید این فایل کپی را روی کامپیوترتان و یا در OneDrive ذخیره کنید.

۳- از فایل اکسل در فرمت PDF خروجی بگیرید.

آموزش اکسل ۲۰۱۶

ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:

gcflearnfree.org

آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، آموزش تصویری کار با اکسل ، بازیابی اطلاعات فایل اکسل ، پسوند فایل اکسل ، اشتراک گذاری فایل ، نمونه فایل اکسل ، ذخیره خودکار در اکسل ، ذخیره نشدن فایل اکسل ، بازیابی فایل اکسل

اگر مطلب فوق به‌درد‌بخور است، با بقیه به اشتراک بگذارید تا از آن استفاده کنند:

مطالب مرتبط

Subscribe
اطلاع رسانی برای :
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها