آموزش کامل data validation در اکسل / درس بیستم
آموزش کامل data validation در اکسل
آموزش کامل data validation در اکسل : در این درس به آموزش data validation در اکسل در مثال درس قبلی خواهیم پرداخت. با نگاه به تصویر زیر متوجه خواهید شد که سلول E7 از فرمول vlookup در اکسل که در درس قبلی اضافه کردیم استفاده می کند، اما هزینه حمل و نقل را به درستی نمایش نمی دهد و از آنجایی که فرمول سلول E9 به مقدار E7 بستگی دارد، این سلول نیز با مشکل مواجهه است.
آموزش data validation در اکسل ، فرمول vlookup در اکسل
می خواهیم چه مسئله ای حل کنیم ؟
اگر به سلول E6 نگاه کنیم می بینیم که کلمه Standard اشتباه وارد شده است. برگه حمل و نقل حاوی کلمه “Standrd” است، بنابراین تابع VLOOKUP نتیجه ای به دست نمی آورد. ما می توانیم به سادگی املای درست را تایپ کنیم اما این امر مانع از انجام اشتباه در آینده نخواهد شد. برای اطمینان از این که دوباره این مشکل ایجاد نشود، می توانیم اعتبار سنجی داده ها (data validation) را به صفحه گسترده اضافه کنیم.
آموزش کامل data validation در اکسل
اعتبار سنجی داده ها به شما اجازه می دهد تا دقیقا تعیین کنید که کاربر می تواند چه چیزی را وارد یک سلول کند. در مثال ما می توانیم از اعتبار سنجی استفاده کنیم تا اطمینان حاصل شود که کاربر یکی از سه گزینه حمل و نقل ممکن را انتخاب می کند. برای این کار، می توانیم یک لیست کشویی از گزینه های ممکن را بسازیم.
این نوع اعتبار سنجی داده ها شما را قادر می سازد تا یک صفحه گسترده قدرتمند و بدون خطا ایجاد کنید. از آنجا که کاربران مجبور نیستند داده ها را به صورت دستی تایپ کنند، صفحه گسترده، جهت استفاده سریع تر به کار می رود و در نتیجه احتمال خطا کمتر خواهد بود. بسته به نرم افزاری که شما استفاده می کنید، روند اضافه کردن اعتبار سنجی داده ها متفاوت خواهد بود. ما به شما نحوه افزودن اعتبار سنجی در مایکروسافت اکسل و Google Sheets را نشان خواهیم داد.
آموزش data validation در اکسل
از آنجا که در حال حاضر لیستی از گزینه های حمل و نقل در برگه حمل و نقل وجود دارد، ما قصد داریم از داده های آن لیست برای کنترل مقادیری که کاربر می تواند انتخاب کند، استفاده کنیم. اما قبل از این که این کار را انجام دهیم، ابتدا باید محدوده سلولی را نامگذاری کنیم.
نامگذاری محدوده سلولی (اکسل ۲۰۰۷ تا ۲۰۱۶):
محدوده سلولی که می خواهید نام گذاری کنید را انتخاب کنید. در این مثال، محدوده سلولی A2: A10 را در صفحه کار حمل و نقل (چند سطر خالی برای گزینه های حمل و نقل بیشتر در آینده اضافه می کنیم) انتخاب کنید.
به برگه Formulas بروید و سپس روی Define Name کلیک کنید.
یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. یک نام برای محدوده سلولی در قسمت Name وارد کنید و سپس روی OK کلیک کنید. در مثال ما، آن را ShipRange نامگذاری خواهیم کرد.
روی OK کلیک کنید. محدوده سلولی، نامگذاری خواهد شد.
اگر داده های بیشتری به صفحه گسترده اضافه کرده اید، می توانید به راحتی تمامی نام های ذخیره شده را در قسمت Name Manager چک کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه داده ها را شامل می شوند.
ایجاد لیست کشویی اعتبارسنجی داده ها (اکسل ۲۰۰۷-۲۰۱۶):
سلولی را که می خواهید در آن لیست کشویی ظاهر شود، انتخاب کنید. در مثال، سلول E6 در برگه صورتحساب است.
در تب data، روی Data Validation کلیک کنید.
یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. در قسمت Allow، لیست را انتخاب کنید.
در قسمت Source: علامت تسای (=) و نام دامنه خود را تایپ کنید و سپس روی OK کلیک کنید. در مثال تایپ می کنیم: = ShipRange.
یک فلش کشویی در کنار سلول انتخاب شده ظاهر می شود. برای انتخاب گزینه دلخواه روی فلش کلیک کنید. در مثال، استاندارد را انتخاب می کنیم. همچنین می توانید گزینه حمل و نقل را تایپ کنید، اما اکسل تنها مواردی را قبول می کند که به درستی نوشته شده باشند.
مقدار انتخاب شده در سلول ظاهر می شود. اکنون که ما نام دقیق یک گزینه حمل و نقل را وارد کرده ایم، فرمول vlookup در اکسل به درستی کار می کند.
اعتبار سنجی داده ها با Google Sheets
ایجاد فهرست کشویی برای Google Sheets در واقع کمی ساده تر از اکسل است، زیرا شما نیازی به نام یک محدوده سلولی تعریف شده ندارید.
برای ایجاد یک لیست کشویی اعتبارسنجی داده در Google Sheets:
بر روی سلولی که می خواهید لیست کشویی ایجاد کنید، راست کلیک کرده و data validation را انتخاب کنید. در مثال، ما سلول E6 را انتخاب خواهیم کرد.
یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. روی Select data range در فیلد Criteria کلیک کنید.
داده هایی که در لیست کشویی ظاهر می شوند را انتخاب کرده و سپس روی OK کلیک کنید. در مثال، گزینه های حمل و نقل در محدوده سلول A2: A4 در برگه حمل و نقل ذخیره شده اند، اما ما A2: A10 را انتخاب می کنیم.
برای بستن کادر محاوره ای روی Save کلیک کنید.
فلش کشویی درون سلول انتخاب شده ظاهر می شود. برای انتخاب گزینه دلخواه روی فلش کلیک کنید. در مثال ما استاندارد را انتخاب می کنیم.
مقدار انتخاب شده در سلول ظاهر می شود.
آموزش کامل data validation در اکسل
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
