نحوه فرمول نویسی در اکسل / بخش ششم
نحوه فرمول نویسی در اکسل
نحوه فرمول نویسی در اکسل : هر وقت که با یک صفحه گسترده کار میکنید، ایده خوبی است که از فرمتهای صحیح اعداد برای داده هایتان استفاده کنید. فرمت اعداد دقیقا نوع داده هایی را که استفاده می کنید به صفحه گسترده اعلام می کند، مانند درصد (٪)، ارز ($)، زمان، تاریخ و غیره. به عنوان مثال، به این صفحه گسترده نگاه کنید، که از فرمت های مختلفی استفاده می کند:
فرمول نویسی اکسل
چرا باید هنگام فرمول نویسی در اکسل از فرمت اعداد استفاده کنید؟
فرمت اعداد، صفحه گسترده را برای خواندن و استفاده آسان تر می کند. هنگامی که فرمت اعداد را اعمال می کنید، نوع مقادیر در یک سلول را برای صفحه گسترده تعیین می کنید. به عنوان مثال، فرمت تاریخ به صفحه گسترده می گوید که داده ها تاریخ های خاص تقویم هستند. این امر به صفحات گسترده اجازه می دهد تا اطلاعات شما را بهتر درک کنند. تا اطمینان حاصل کنید که داده های شما پایدار هستند و فرمول های شما به درستی محاسبه می شوند.
اگر شما نیازی به استفاده از فرمت اعداد خاص ندارید، صفحه گسترده معمولا فرمت عددی general را به طور پیش فرض اعمال می کند. با این حال، فرمت general ممکن است برخی از تغییرات کوچک را به داده های شما اضافه کند.
نحوه اعمال فرمت اعداد هنگام فرمول نویسی در اکسل :
همانند سایر انواع فرمت ، مانند تغییر رنگ فونت، با انتخاب سلول ها، فرمت اعداد را انتخاب کنید و سپس گزینه ی قالب بندی دلخواه را انتخاب کنید. هر برنامه صفحه گسترده به شما اجازه می دهد تا فرمت اعداد را اضافه کنید، اما این فرآیند، بسته به برنامه کاربردی متفاوت خواهد بود.
برای مایکروسافت اکسل ۲۰۰۷ تا ۲۰۱۶، به برگه Home بروید، روی منوی کشویی Number Format در گروه Number کلیک کنید و فرمت مورد نظر را انتخاب کنید. شما همچنین می توانید بر روی یکی از فرمت اعداد در زیر منوی کشویی کلیک کنید.
برای Excel 2003 و قبل از آن، به Cells <– Format بروید.
برای Google Sheets، دکمه More Format را در کنار سمت چپ نوار ابزار کلیک کنید – این دکمه مانند اعداد ۱۲۳ است. در سمت چپ فرمان، همچنین میتوانید روی فرمانهای Currency یا Percent کلیک کنید تا سریعا این فرمتها اعمال شوند.
در اکثر نسخه های مایکروسافت اکسل، می توانید سلول های دلخواه را انتخاب کرده و Ctrl + 1 را روی صفحه کلید خود فشار دهید تا دسترسی به گزینه های بیشتر برای فرمت اعداد صورت پذیرد.
در این مثال، ما فرمت اعداد ارز را اعمال کردیم، که علامت ارز ($) را اضافه می کند و دو رقم اعشار را برای هر مقدار عددی نمایش می دهد.
اگر شما هر سلول را با فرمت عدد انتخاب کنید، می توانید مقدار واقعی سلول را در نوار فرمول ببینید. صفحه گسترده از این مقدار برای فرمولها و سایر محاسبات استفاده خواهد کرد.
استفاده صحیح از فرمت اعداد در فرمول نویسی اکسل :
صفحات گسترده می توانند بطور اتوماتیک براساس نحوه وارد کردن داده ها، مقدار زیادی قالب بندی را ایجاد کنند. این به این معنی است که شما باید داده ها را به طریقی که برنامه بتواند درک کند، وارد کنید و سپس اطمینان حاصل کنید که این سلول ها از فرمت اعداد مناسب استفاده می کنند. به عنوان مثال، تصویر زیر نشان می دهد که چگونه از فرمت عدد برای تاریخ ، درصد و زمان به طور صحیح استفاده کنید :
اکنون که بیشتر درباره نحوه کارکرد فرمتهای مختلف آشنا شدید، به چند فرمت در مثال های مختلف توجه کنید.
فرمت درصد در نحوه فرمول نویسی در اکسل :
یکی از مهمترین فرمتهای اعداد، فرمت درصد (٪) است. این فرمت، مقدار را به عنوان درصد، مانند ۲۰٪ یا ۵۵٪ نشان می دهد. این امر به خصوص در محاسبه مسائلی مانند هزینه مالیات بر فروش مفید است. وقتی علامت درصد (٪) را پس از یک عدد وارد میکنید، فرمت درصد به طور خودکار به این سلول اعمال خواهد شد.
به عنوان مثال، در تصاویر زیر، متوجه می شوید که فرمت نرخ مالیات فروش برای هر یک از صفحات گسترده (۵، ۵٪ و ۰.۰۵) متفاوت است:
همانطور که می بینید، محاسبات صفحه گسترده در سمت چپ درست کار نمی کند. بدون فرمت اعداد، صفحه گسترده ما فکر می کند که ما می خواهیم $ ۲۲.۵۰ در ۵ ضرب شود، نه در ۵٪ و با این که صفحه گسترده در سمت راست بدون فرمت درصدی، درست کار می کند، صفحه گسترده در وسط بهترین شیوه انتخابی است.
نحوه فرمول نویسی در اکسل با داده های دارای فرمت تاریخ :
هر زمان که با داده های مرتبط با تاریخ کار می کنید، از فرمت تاریخ در صفحه گسترده استفاده کنید تا نرم افزار متوجه تاریخ تقویم خاصی مانند ۱۵ ژوئیه ۲۰۱۴ شود. همچنین فرمتهای تاریخی به شما این امکان را میدهند تا با یک مجموعه قدرتمند از توابع تاریخ که اطلاعات زمان و تاریخ را پردازش می کنند ، برای محاسبه نتایج استفاده کنید.
صفحات گسترده اطلاعات را به همان شیوه ای که فرد می بیند، درک نمی کنند. به عنوان مثال، اگر اکتبر را در یک سلول تایپ کنید، صفحه گسترده تشخیص نخواهد داد که شما تاریخ وارد کرده اید و با آن مانند هر متن ساده دیگری رفتار می کند. هنگامی که یک تاریخ را وارد کنید، باید از قالب خاصی استفاده کنید تا صفحه گسترده درک کند. مانند ماه / روز / سال (یا روز / ماه / سال) . در مثال زیر، ما ۱۰/۱۲/۲۰۱۴ را برای ۱۲ اکتبر ۲۰۱۴ تایپ خواهیم کرد. صفحه گسترده فرمت تاریخ برای سلول را به طور خودکار اعمال می کند.
اکنون که تاریخ ما به درستی فرمت شده است، می توانیم با این داده ها، کارهای مختلفی انجام دهیم. برای مثال، ما می توانیم از دستور fill استفاده کنیم تا تاریخ ها را در ستون ادامه دهیم، بنابراین هر یک از روزها در یک سلول جدید نمایش داده می شود:
اگر قالب بندی تاریخ به طور خودکار اعمال نشود، به این معنی است که صفحه گسترده اطلاعاتی را که وارد کرده اید درک نمی کند. در مثال زیر، ما ۱۵ مارس را تایپ کرده ایم. صفحه گسترده متوجه نشد که ما به یک تاریخ اشاره کرده ایم، بنابراین این سلول هنوز از فرمت عددی general استفاده می کند.
از سوی دیگر، اگر ما ۱۵ مارس را (بدون “th”) تایپ کنیم، صفحه گسترده آن را به عنوان یک تاریخ تشخیص می دهد. از آنجایی که تاریخ سال مشخص نشده است، صفحه گسترده به طور خودکار سال جاری را اضافه خواهد کرد تا تاریخ، تمام اطلاعات لازم را داشته باشد. همچنین می توانیم چندین روش دیگر را مانند تاریخ ۳/۱۵، ۲۰۱۴/۰۳/۱۵ یا March 15 2014 تایپ کنیم و صفحه گسترده آن را به عنوان تاریخ خواهد شناخت.
سعی کنید تاریخ های زیر را به یک صفحه گسترده وارد کنید و ببینید آیا قالب تاریخ به طور خودکار اعمال می شود یا نه.
۱۰/۱۲
October
October 12
October 2014
۱۰/۱۲/۲۰۱۴
October 12, 2014
۲۰۱۴
October 12th
سایر تنظیمات فرمت تاریخ
بعضی از برنامه ها دارای تنظیمات فرمت تاریخ هستند که می تواند تغییراتی در نمایش تاریخ در صفحه گسترده شما ایجاد کند. این روند ممکن است بر اساس برنامه صفحه گسترده ای که استفاده می کنید کمی متفاوت باشد. برای دسترسی به این گزینه ها در اکسل ۲۰۰۷ تا ۲۰۱۶، منوی کشویی Number Format را انتخاب کرده و More Number Formats را انتخاب کنید.
یک پنجره جدید ظاهر خواهد شد. از اینجا، شما می توانید گزینه فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
همانطور که در نوار فرمول می بینید، یک فرمت تاریخ سفارشی، تاریخ واقعی در سلول ما را تغییر نمی دهد؛ فقط نحوه نمایش آن را تغییر می دهد.
راهنمایی هایی جهت فرمت اعداد به هنگام فرمول نویسی اکسل :
چند نکته برای گرفتن بهترین نتایج با فرمت اعداد:
فرمت اعداد را به یک ستون اعمال کنید: اگر قصد دارید از یک ستون برای یک نوع خاص از داده ها مانند تاریخ ها یا درصد استفاده کنید، ساده ترین روش انتخاب کل ستون با کلیک بر روی حرف ستون و سپس اعمال فرمت مورد نظر می باشد. به این ترتیب، هر داده ای که در آینده به این ستون اضافه میکنید، همان فرمت اعداد را در اختیار شما قرار خواهد داد. توجه داشته باشید ردیف عنوان معمولا توسط قالب بندی اعداد تحت تأثیر قرار نخواهد گرفت.
بعد از اعمال فرمت اعداد، مقادیر خود را بررسی کنید: اگر فرمت اعداد را به داده های موجود اعمال کنید، ممکن است نتایج غیر منتظره ای را شاهد باشید. به عنوان مثال، اعمال فرمت درصد (٪) به یک سلول با مقدار ۵ به شما ۵۰۰٪ می دهد نه ۵٪ . در این مورد، باید مقادیر درست را در هر سلول مجددا تایپ کنید.
اگر شما یک سلول با فرمت اعداد را به یک فرمول ارجاع دهید، صفحه گسترده ممکن است به طور خودکار همان فرمت عدد را به سلول جدید اعمال کند. برای مثال، اگر از یک مقدار با فرمت ارز در یک فرمول استفاده کنید، مقدار محاسبه شده نیز از فرمت عددی ارز استفاده می کند.
اگر می خواهید اطلاعات شما دقیقا همانطور که وارد کردید، نمایش داده شوند، از فرمت اعداد Text استفاده کنید. این فرمت برای اعدادی مناسب است که شما نمیخواهید با آن ها محاسبات انجام دهید، مثل شماره تلفن، کد پستی یا اعدادی که از ۰ شروع می شوند، مثل ۰۲۴۱۵ .
نحوه فرمول نویسی در اکسل
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
