آموزش پاورپوینت ۲۰۱۶ – درس چهارم: ذخیرهسازی فایل پاورپوینت
آموزش پاورپوینت ۲۰۱۶ – درس چهارم: ذخیرهسازی فایل پاورپوینت :
هر زمان که فایل یا ارائه جدیدی در پاورپوینت ایجاد میکنید، باید بدانید چطور آن را ذخیره کنید تا بعداً بتوانید به آن دسترسی داشته و آن را ویرایش کنید. همانند نسخههای قبلی پاورپوینت میتوانید فایلها را در رایانهتان ذخیره کنید. در صورت تمایل نیز میتوانید فایلها را در فضای ابری OneDrive ذخیره نمایید. علاوه بر این، میتوانید حتی فایلها را به طور مستقیم از پاورپوینت صادر کرده و به اشتراک بگذارید. بار دیگر با یکی از دروس آموزش پاورپوینت ۲۰۱۶ با شما خواهیم بود. با ما همراه شوید:
فایل پاورپوینت ، برنامه پاورپوینت
Save (ذخیره کردن) و Save As (ذخیره به عنوان) :
دو شیوه برای ذخیره فایل در پاورپوینت وجود دارد: Save و Save As. این قابلیتها دارای کارکردهای مشابه ولی با چند تفاوت مهم هستند.
- Save: به هنگام ایجاد یا ویرایش یک فایل پاورپوینت،از دستور Save برای ذخیره تغییرات خود استفاده میکنید. بیشتر اوقات از این دستور استفاده میکنید. برای ذخیرهسازی یک فایل در دفعه اول، تنها باید نام و محل قرار گرفتن فایل را انتخاب کنید. سپس صرفاً با کلیک روی دستور Save میتوانید فایل مورد نظر خود را با همان نام و محل ذخیره نمایید.
- Save As: این دستور برای ایجاد یک کپی از یک فایل و در عین حال حفظ نسخه اصلی آن استفاده میشود. برای استفاده از دستور Save As باید نام یا محل دیگری برای نسخه کپی شده انتخاب کنید.
OneDrive چیست ؟
بیشتر قابلیتهای موجود در مایکروسافت آفیس از قبیل پاورپوینت برای ذخیرهسازی و به اشتراکگذاری آنلاین اسناد در نظر گرفته شده است. این کار از طریق OneDrive یا همان فضای ذخیرهسازی آنلاین اسناد و فایلها انجام میشود. در صورت تمایل برای استفاده از OneDrive حتماً با حساب مایکروسافت خود وارد برنامه پاورپوینت شوید. حال به ادامه آموزش پاورپوینت ۲۰۱۶ میپردازیم:
ذخیرهسازی ارائه یا فایل پاورپوینت :
هر دفعهای که یک پروژه جدید را شروع میکنید یا تغییراتی در پروژه فعلیتان ایجاد میکنید، باید فایل پاورپوینت خود را ذخیره کنید. ذخیره زودهنگام و مکرر میتواند مانع از بین رفتن فایلتان شود. شما همچنین باید به محل ذخیره فایلتان بیشتر توجه کنید تا بعداً راحت بتوانید آن را پیدا کنید.
۱- محل دستور Save را در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) پیدا و انتخاب کنید.
۲- در بار اولی که فایل مورد نظر را ذخیره میکنید، پنجره Save As در نمای Backstage ظاهر خواهد شد.
۳- سپس باید محل ذخیره فایل را انتخاب کرده و نام آن را تعیین کنید. در ادامه برای انتخاب مکان فایل در رایانهتان روی گزینه Browse (مرور کردن) کلیک کنید. همچنین با کلیک روی گزینه OneDrive میتوانید فایل مورد نظر را در OneDrive خود ذخیره کنید.
۴- کادر محاورهای Save As ظاهر میشود. محل دلخواه خود برای ذخیره ارائه یا فایل پاورپوینت را انتخاب کنید.
۵- نام فایل ارائه مورد نظر را وارد کنید و بعد روی گزینه Save کلیک کنید.
۶- فایل پاورپوینت ذخیره خواهد شد. پس از اصلاح ارائه مورد نظر، برای ذخیره تغییرات خود میتوانید دوباره روی دستور Save کلیک کنید. برای دسترسی به دستور Save نیز میتوانید کلید ترکیبی Ctrl+S را فشار دهید.
استفاده از Save As برای ایجاد کپی :
چنانچه میخواهید نسخه دیگری از یک فایل پاورپوینت ذخیره کنید و در عین حال نسخه اصلی را هم داشته باشید، میتوانید یک کپی از آن بسازید. به فرض مثال، اگر فایلی به نام Client Presentation دارید، میتوانید آن را با نام Client Presentation 2 ذخیره کنید تا بعداً بتوانید فایل جدید را ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی آن رجوع کنید.
بدین منظور در نمای Backstage (پشت صحنه) روی دستور Save As کلیک کنید. درست مانند وقتی که فایلی را برای اولین بار ذخیره میکنید، باید محل ذخیرهسازی فایل مورد نظر را انتخاب کرده و نام جدیدی برای آن مشخص کنید.
تغییر محل ذخیرهسازی پیشفرض :
در صورت عدم تمایل برای استفاده از OneDrive، شاید از اینکه هنگام ذخیرهسازی دوباره به عنوان محل پیشفرض انتخاب شده باشد، نومید شوید. اگر این محل را مناسب نمیدانید، میتوانید محل ذخیرهسازی پیشفرض را تغییر دهید تا به صورت پیشفرض گزینه This PC (این رایانه) انتخاب شود.
۱- برای دسترسی به نمای Backstage روی سربرگ File کلیک کنید.
۲- در پنجره باز شده روی گزینه Options کلیک کنید.
۳- کادر محاورهای PowerPoint Options ظاهر خواهد شد. گزینه Save را انتخاب کنید، گزینه Save to Computer by default را تیک بزنید و بعد روی گزینه OK کلیک کنید تا محل ذخیرهسازی پیشفرض تغییر نماید.
استفاده از AutoRecover (بازیابی خودکار) :
وقتی در حال کار روی ارائههای خود هستید، پاورپوینت به طور خودکار آنها را در یک پوشه موقت ذخیره میکند. در مواقعی که فراموش کنید تغییراتتان را ذخیره کنید یا پاورپوینت خراب شود، به کمک AutoRecover میتوانید فایل موردنظر به حال اول بازگردانید. برای استفاده از این قابلیت باید مراحل زیر را دنبال کنید:
۱- فایل پاورپوینت را باز کنید. اگر نسخههای ذخیره شده خودکار فایل یافت شود، پنجره Document Recovery ظاهر خواهد شد.
۲- برای باز کردن فایل موجود روی کادر مشخص شده کلیک کنید تا ارائه موردنظر بازیابی شود.
برنامه پاورپوینت به صورت پیشفرض هر ۱۰ دقیقه کار ذخیرهسازی خودکار را انجام میدهد. در مواقعی که یک ارائه (فایل) را در کمتر از ۱۰ دقیقه ویرایش میکنید، ممکن است پاورپوینت یک نسخه را به طور خودکار ذخیره نکند. اگر فایلی که به آن نیاز دارید را نمیبینید، میتوانید تمام فایلهای ذخیره شده خودکار را از نمای Backstage جستجو کنید. برای این کار کافیست سربرگ File را انتخاب و روی گزینه Manage Presentation کلیک کنید، سپس کادر Recover Unsaved Presentations را انتخاب کنید.
صادر کردن ارائه (فایل پاورپوینت) :
به صورت پیشفرض، فایلهای پاورپوینت در قالب فایل pptx ذخیره میشود. ولی گاهی ممکن است لازم باشد از فایلهای دیگری مانند PDF یا PowerPoint 97-2003 استفاده کنید. خروجی گرفتن از فایل پاورپوینت با فرمتهای مختلف زیر به راحتی قابل انجام است:
- PDF: ارائه را بجای فایل پاورپوینت به صورت سند پی دی اف ذخیره میکند.
- Video: ارائه موردنظر را به صورت ویدئو ذخیره میکند.
- Package for CD : ارائه موردنظر را به همراه Microsoft Powerpoint Viewer (پلیر مخصوص نمایش اسلاید با قابلیت دانلود برای همه کاربران) در یک پوشه ذخیره میکند.
- Handouts: از نسخه توزیع نشده اسلایدهایتان پرینت میگیرد.
- Other file type: فایلها را با فرمتهای دیگری از قبیل PNG و PowerPoint 97-2003 ذخیره میکند.
مراحل خروجی گرفتن از یک ارائه :
در مثال، ما ارائه موردنظر را با فرمت فایل PowerPoint 97-2003 ذخیره میکنیم.
۱- برای دسترسی به نمای Backstage روی سربرگ File کلیک کنید.
۲- روی دستور Export کلیک کنید و بعد گزینه دلخواه را انتخاب کنید. در مثال، ما گزینه Change File Type را انتخاب میکنیم.
۳- نوع فایل را انتخاب و سپس روی گزینه Save As کلیک کنید.
۴- کادر محاورهای Save As ظاهر خواهد شد. محل دلخوه خود برای صادر کردن ارائه را انتخاب کنید، نام فایل را تایپ کرده و سپس روی گزینه Save در پایین کادر کلیک کنید.
همچنین میتوانید از منوی کشویی Save As type در کادر محاورهای Save As برای ذخیره فایلها با فرمتهای مختلف استفاده کنید. البته دقت کنید، فرمتی را برای فایلها انتخاب کنید که بقیه هم بتوانند آن را باز کنند.
به اشتراکگذاری ارائهها:
به اشتراکگذاری و همکاری در ارائهها با استفاده از OneDrive پاورپوینت آسان شده است. در گذشته، برای به اشتراکگذاشتن یک فایل با شخص دیگری میبایستی آن را با پیوست ایمیلی ارسال میکردید. این سیستم با وجود راحت بودن، چندین نسخه از یک فایل ایجاد میکند که ممکن است مرتب سازی آنها را دشوار نماید.
وقتی فایلی از پاورپوینت به اشتراک میگذارید، در واقع به دیگران امکان دسترسی به همان فایل را میدهید. با این کار، شما و افرادی که فایل را با آنها به اشتراک میگذارید، میتوانید همان فایل را بدون اینکه نیاز باشد چند نسخه از آن را نگه دارید، ویرایش کنید. برای به اشتراکگذاری یک فایل، نخست باید آن را در OneDrive خود ذخیره کنید. حال برای به اشتراکگذاری یک فایل مراحل زیر را دنبال کنید:
۱- برای دسترسی به نمای Backstage، ابتدا روی سربرگ File و سپس گزینه Share کلیک کنید.
۲- پنجره Share ظاهر خواهد شد.
در تصویر زیر انواع روشهای به اشتراک گذاری فایل توضبح داده شده است.
آموزش پاورپوینت ۲۰۱۶ – درس چهارم: ذخیرهسازی فایل پاورپوینت
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org