آموزش تصویری اکسس -درس ۶: مرتب سازی و فیلتر داده ها

آموزش تصویری اکسس – درس ۶: نحوه مرتب سازی و فیلتر داده ها در برنامه اکسس

در این قسمت از آموزش تصویری اکسس به نحوه مرتب سازی و فیلتر داده ها در برنامه اکسس می پردازیم.

نرم افزار اکسس این امکان را به شما می دهد تا بتوانید با حجم زیادی از داده ها کار کنید. به همبن علت فقط با نگاه کردن به داده ها نمی توانید اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا و مشاهده کنید.

از این رو، در نرم افزار اکسس می توانید با استفاده از دو ابزار مرتب سازی و فیلتر، داده های خود را تنظیم و مشاهده کنید.

در این درس از آموزش تصویری اکسس ، با نحوه مرتب کردن و فیلتر رکوردها آشنا خواهید شد.

مرتب سازی و فیلتر کردن

اساسا، مرتب سازی و فیلتر ابزارهایی هستند که به شما این امکان را می دهند تا داده های خود را سازماندهی کنید.

با استفاده از ابزار مرتب سازی به داده های خود نظم و ترتیب می بخشید. با فیلتر کردن داده ها می توانید داده های غیر ضروری را پنهان کرده و بر روی داده های مورد نیاز خود تمرکز کنید.

مرتب سازی رکوردها

زمانی که رکوردها را مرتب می کنید، آنها به صورت منطقی و با داده های مشابه خود گروه بندی می شوند. در نتیجه، فهم داده های طبقه بندی شده اغلب ساده تر از داده های غیر طبقه بندی شده می باشد.

به طور پیش فرض، برنامه اکسس رکوردها را بر اساس شماره شناسه آنها تنظیم می کند. هرچند، روش های دیگری نیز برای طبقه بندی رکوردها وجود دارد.

به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به نانوایی را می توان به روش های زیر طبقه بندی کرد:

  • سفارشات می توانند براساس تاریخ سفارش یا نام خانوادگی مشتریان مرتب شوند.
  • مشتریان می توانند براساس نام یا شهر یا کد پستی محل زندگی خود مرتب شوند.
  • محصولات را می توان بر اساس نام، دسته (مانند کیک، شیرینی پای، و کاپ کیک) و یا قیمت آنها طبقه بندی کرد.

شما می توانید متون و اعداد را به دو روش مرتب کنید: ترتیب صعودی (Ascending) و ترتیب نزولی (Descending).

ترتیب صعودی به معنای افزایش یافتن می باشد، بنابراین در مرتب سازی صعودی، اعداد از کوچک به بزرگ و متون از حرف A به Z مرتب می شوند. ترتیب نزولی به معنای کاهش یافتن بوده و اعداد از بزرگ به کوچک و متون از Z به A مرتب می شوند. شماره شناسه های پیش فرض در جداول، به صورت ترتیب صعودی می باشند که به همین دلیل کمترین شماره شناسه در ابتدا ظاهر می شود.

در مثال های زیر، مرتب سازی بر روی جداول صورت گرفته اند. هرچند، شما می توانید در هر یک از موضوعات برنامه اکسس ، رکوردها را با همین روش مرتب کنید.

آموزش تصویری اکسس : مرتب کردن رکوردها

  1. فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنید. در این مثال، رکوردها را بر اساس نام خانوادگی مشتریان مرتب می کنیم.

آموزش تصویری اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش تصویری اکسس

۲. از تب Home، گروه Sort & Filter را پیدا کنید.

۳. فیلد را بر اساس دستور Ascending یا Descending مرتب کنید.

  • با انتخاب Ascending، متون از A به Z و اعداد از کوچک به بزرگ مرتب می شوند. در این مثال از این گزینه استفاده شده است.
  • با انتخاب Descending، متون از Z به A و اعداد از بزرگ به کوچک مرتب می شوند.

آموزش تصویری اکسس

۴. اکنون جدول بر اساس فیلد انتخاب شده، مرتب خواهد شد.

آموزش تصویری اکسس

۵. برای ذخیره این تغییرات، از نوار ابزار فوری، بر روی دستور Save کلیک کنید.

آموزش تصویری اکسس

پس از ذخیره تغییرات، رکوردها به همین صورت که طبقه بندی کرده اید، باقی خواهند ماند تا زمانی که نوع طبقه بندی را تغییر داده یا آن را حذف کنید. برای حذف طبقه بندی، بر روی دستور Remove Sort کلیک کنید.

مطلب مرتبط:  آموزش رایگان اکسس - درس 10: نحوه ایجاد گزارش

آموزش تصویری اکسس

فیلتر کردن رکوردها

فیلترها این امکان را به شما می دهند تا تنها اطلاعات مورد نیاز خود را مشاهده کنید. با ایجاد فیلتر، شما برای نمایش داده های خود معیارهایی را تعیین می کنید. سپس فیلتر تمام رکوردها را در جدول جستجو کرده و داده های مورد نظر را پیدا و به طور موقت، دیگر داده ها را پنهان می کند.

با استفاده از فیلترها می توانید تنها بر روی داده های مورد نظر خود تمرکز کنید.

به عنوان مثال، اگر شما پایگاه داده ای داشته باشید که شامل اطلاعات مشتری و سفارشات باشد، می توانید با ایجاد فیلتر، تنها مشتریان یک شهر یا سفارشات یک نوع محصول خاص را پیدا کنید.

در مثال ها و توضیحات این درس از آموزش تصویری اکسس ، فیلترها بر روی جداول اعمال شده اند. هرچند، شما می توانید در هر یک از موضوعات برنامه اکسس ، فیلترها را با همین روش اعمال کنید.

برای ایجاد فیلتر ساده:

  1. فیلد مورد نظر خود را انتخاب کرده و بر روی فلش کنار آن کلیک کنید. در مثال زیر، فیلتر بر اساس نوع شهر مشتریان اعمال خواهد شد.

آموزش تصویری اکسس

۲. فهرستی با یک چک لیست ظاهر شده و تنها موارد انتخاب شده در نتایج فیلتر ظاهر خواهند شد. از گزینه های زیر برای تعیین موارد موجود در فیلتر خود استفاده کنید:

  • با کلیک کردن بر روی کادرهای تأیید، آیتم های خود را انتخاب و حذف کنید.
  • برای انتخاب تمام آیتم ها بر روی گزینه Select All کلیک کنید.
  • با انتخاب گزینه Blanks، تنها رکوردهای بدون داده در فیلد انتخابی پیدا خواهند شد.

آموزش تصویری اکسس

۳. بر روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد. اکنون جدول مشتریان، تنها کسانی که در شهر Cary زندگی می کنند را نشان خواهد داد.

آموزش تصویری اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش تصویری اکسس

برای فعال و غیر فعال کردن فیلتر، بر روی دستور Toggle Filter کلیک کنید.

آموزش تصویری اکسس

ایجاد فیلتر بر اساس عبارت انتخاب شده

با ایجاد فیلتر بر اساس عبارت انتخابی می توانید اطلاعات خاصی را از جدول خود انتخاب کرده و داده هایی مشابه یا غیر مشابه با آن را پیدا کنید.

به عنوان مثال، اگر بخواهید در پایگاه داده مربوط به نانوایی، دنبال محصولاتی بگردید که حاوی کلمه شکلات می باشند، می توانید کلمه شکلات را در یک محصول انتخاب کرده و بر اساس آن فیلتر را اعمال کنید.

برای ایجاد فیلتر انتخابی:

  1. سلول یا داده مورد نظر خود را انتخاب کنید. در این مثال قصد داریم محصولاتی که شامل کلمه شکلات می شوند را مشاهده کنیم، بنابراین کلمه شکلات را در فیلد Product Name انتخاب می کنیم.

آموزش تصویری اکسس

۲. از تب Home، گروه Sort & Filter را پیدا کرده و بر روی فلش Selection کلیک کنید.

آموزش تصویری اکسس

۳. نوع فیلتر مورد نظر خود را انتخاب کنید:

  • Contains: این گزینه شامل رکوردهایی می شود که حاوی داده مورد نظر می باشند. در این مثال این گزینه انتخاب شده است زیرا در جستجوی کلمه شکلات در هر قسمتی از عنوان می باشیم.
  • Does Not Contain: در این گزینه رکوردهایی که حاوی عبارت مورد نظر نمی باشند، انتخاب خواهند شد.
  • Ends With: این گزینه شامل رکوردهایی می شود که با عبارت مورد نظر پایان یافته اند.
  • Does Not End With: این گزینه شامل رکوردهایی می شود که با عبارت مورد نظر خاتمه پیدا نکرده اند.

آموزش تصویری اکسس

۴. فیلتر اعمال خواهد شد. اکنون جدول محصولاتی که شامل کلمه شکلات می شوند را نشان خواهد داد.

مطلب مرتبط:  آموزش کار با اکسس –درس 4: کار با جداول در برنامه اکسس

آموزش تصویری اکسس

ایجاد فیلتر بر مبنای جستجوی عبارت

شما همچنین می توانید بر مبنای جستجوی یک عبارت، فیلدی ایجاد کرده و نرم افزار اکسس داده های منطبق با آن عبارت را برای شما تعیین خواهد کرد.

فیلتر کردن متن با جستجوی عبارت

در این نوع فیلتر علاوه بر گزینه های گفته شده در بالا مثل Contains، Ends With و غیره، گزینه های دیگری نیز در اختیار شما قرار می گیرند:

  • Equals: شامل رکوردهایی می شود که برابر با داده مورد نظر می باشند.
  • Does Not Equal: شامل رکوردهایی می شود که با داده مورد نظر برابر نمی باشند.
  • Begins With، شامل رکوردهایی می شوند که با داده مورد نظر شروع می شوند.
  • Does Not Begin With، شامل رکوردهایی می شوند که با داده مورد نظر شروع نشده باشند.

برای فیلتر کردن متن با جستجوی عبارت:

  1. فیلد مورد نظر خود را انتخاب کرده و بر روی فلش کنار آن کلیک کنید. در این مثال می خواهیم رکوردهایی را فیلتر کنیم که تنها یادداشت هایی با اطلاعات مشخصی را نشان دهند. بنابراین بر روی فلش فیلد Notes کلیک می کنیم.

آموزش تصویری اکسس

۲. از داخل فهرست، گزینه Text Filters را انتخاب کنید. سپس از داخل فهرست گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید. در مثال زیر، سفارشات مهمانی مورد نظر می باشد بنابراین گزینه Contains انتخاب شده است که رکوردهایی با کلمه مهمانی را جستجو خواهد کرد.

آموزش تصویری اکسس

۳. کادر ارتباطی Custom Filter ظاهر خواهد شد. کلمه مورد نظر خود را تایپ کنید.

آموزش تصویری اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش تصویری اکسس

۴. بر روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد.

آموزش تصویری اکسس

فیلتر اعداد با استفاده از جستجوی عبارت

روش فیلتر اعداد مشابه با فیلتر متون می باشد. هر چند، گزینه های متفاوتی برای فیلتر اعداد وجود دارد. علاوه بر گزینه های Equals و Does not Equal، گزینه های زیر را نیز می توانید انتخاب کنید:

  • Greater Than: شامل رکوردهایی با اعداد بزرگتر یا برابر با عدد مورد نظر شما می باشند.
  • Less Than: شامل رکوردهایی با اعداد کوچکتر یا برابر با عدد مورد نظر شما می باشند.
  • Between: شامل رکوردهایی می شود که بازه معینی از اعداد را جستجو خواهد کرد.

برای فیلتر اعداد با استفاده از جستجوی عبارت:

  1. فیلد مورد نظر خود را انتخاب کرده و بر روی فلش کنار آن کلیک کنید. در مثال زیر قصد داریم فیلد قیمت را فیلتر کنیم. بنابراین بر روی فلش Price کلیک می کنیم.
  2. از داخل فهرست، گزینه Number Filters را انتخاب کنید. سپس از داخل فهرست گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید. در این مثال، به دنبال قیمت های کمتر از ۵ دلار هستیم، بنابراین گزینه Less Than را انتخاب می کنیم.

آموزش تصویری اکسس

۳. کادر ارتباطی Custom Filter ظاهر خواهد شد. عدد مورد نظر خود را وارد کنید.

آموزش تصویری اکسس

۴. بر روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد.

آموزش تصویری اکسس

برای انواع اعداد و شماره ها ممکن است گزینه های دیگری نیز موجود باشد. به عنوان مثال، برای فیلتر تاریخ هایی که به صورت اعداد ذخیره شده اند (۱۲/۰۱/۲۰۱۳) می توان از گزینه بازه های زمانی استفاده کرد.

آموزش تصویری اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش تصویری اکسس

آموزش تصویری اکسس – درس ۶: نحوه مرتب سازی و فیلتر داده ها در برنامه اکسس

ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:

gcflearnfree.org

مطلب پیشنهادی:

آموزش کار با اکسس -درس ۵: استفاده از فرم

آموزش تصویری اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

اگر مطلب فوق به‌درد‌بخور است، با بقیه به اشتراک بگذارید تا از آن استفاده کنند:

مطالب مرتبط

Subscribe
اطلاع رسانی برای :
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها