نحوه پرینت گرفتن و صفحه بندی در اکسل ۲۰۱۶
پرینت و صفحه بندی در اکسل ۲۰۱۶
مقدمه
ممکن است گاهی بخواهید از فایل اکسل خود برای مشاهده یا به اشتراک گذاری اطلاعات موجود در آن پرینت تهیه کنید. برای پرینت در اکسل ابتدا باید طرح بندی صفحه (page layout) و یا صفحه بندی در اکسل را مشخص کرده و سپس با استفاده از گزینه های چاپ اکسل در یک صفحه این عملیات را انجام دهید.
در صورت تمایل می توانید فایل اکسل زیر را که مربوط به تمرین آموزش های همین درس می باشد را دانلود کنید و در ادامه آموزش اکسل ۲۰۱۶ با ما باشید.
پرینت در اکسل ، نحوه پرینت گرفتن در اکسل ، صفحه بندی در اکسل ، تنظیمات صفحه در اکسل ، چاپ اکسل در یک صفحه ، page layout در اکسل ، تنظیم صفحه در اکسل
نحوه دسترسی به پنجره پرینت
برای آشنایی با نحوه پرینت گرفتن در اکسل ابتدا باید به طریق زیر وارد پنجره پرینت شوید:
۱- روی File کلیک کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.
۲- دستور Print را انتخاب نمایید تا پنجره پرینت ظاهر شود.
در تصویر زیر با بخشهای مختلف پنجره پرینت بیشتر آشنا می شوید.
نحوه پرینت گرفتن در اکسل
۱- وارد پنجره پرینت شده و سپس پرینتر مورد نظر خود را انتخاب کنید.
۲- تعداد نسخه هایی که می خواهید چاپ شود را وارد کنید.
۳- در صورت لزوم می توانید در قسمت settings تنظیمات بیشتری را وارد کنید.
۴- روی Print کلیک کنید. نحوه پرینت گرفتن در اکسل به همین آسانی است.
تعیین محدوده چاپ (print area)
قبل از پرینت در اکسل ، مهم است که تعیین کنید دقیقا از چه اطلاعاتی می خواهید پرینت بگیرید. بعنوان مثال اگر چندین برگه در یک فایل اکسل دارید، باید تصمیم بگیرید قصد چاپ همه برگه ها را دارید و یا فقط می خواهید از برگه فعال پرینت گرفته شود. همچنین خیلی وقتها ممکن است که فقط بخواهید از یک محتوا و یا محدوده خاص از یک برگه اکسل پرینت تهیه کنید.
پرینت از برگه فعال
برگه انتخاب شده در یک فایل اکسل، برگه فعال می باشد.
۱- برگه ای که قصد پرینت آن را دارید، انتخاب کنید. اگر قصد چاپ چندین برگه را دارید، بر روی تب برگه اول کلیک کرده و سپس دکمه Ctrl بر روی کیبورد را پایین نگه داشته و بر روی سایر برگه های مورد نظر کلیک کنید.
۲- وارد پنجره پرینت شوید.
۳- گزینه Print Active Sheets را از منوی کشویی Print Range انتخاب کنید.
۴- بر روی Print کلیک کنید.
پرینت از همه برگه ها
۱- وارد پنجره پرینت شوید.
۲- گزینه Print Entire Workbook را از منوی کشویی Print Range انتخاب کنید.
۳- بر روی Print کلیک کنید.
پرینت از محدوده انتخاب شده
در مثال زیر، از سوابق ۴۰ فروشنده برتر پرینت در اکسل تهیه می کنیم.
۱- سلول هایی که قصد پرینت آنها را دارید انتخاب کنید.
۲- وارد پنجره پرینت شوید.
۳- گزینه Print Selection را از منوی کشویی Print Range انتخاب کنید.
۴- یک پیش نمایش از سلول هایی که انتخاب کرده اید در قسمت Preview ظاهر می شود.
۵- روی Print کلیک کنید تا قسمت انتخاب شده چاپ گردد.
در صورت تمایل می توانید از قبل، محدوده چاپ اکسل در یک صفحه را تعیین کنید تا سلول هایی که هنگام کار با اکسل قصد پرینت از آنها را دارید، از پیش انتخاب گردند. به سادگی سلول هایی که قصد چاپ آنها را دارید انتخاب و سپس از زبانه page layout در اکسل روی دستور Print Area کلیک کرده و در نهایت Set Print Area را انتخاب کنید. در نظر داشته باشید که اگر تصمیمتان عوض شد و بعدها قصد چاپ سایر قسمتها را هم داشتید باید دستور Print Area را غیرفعال کنید.
تنظیمات صفحه در اکسل
در مواردی لازم است تا تنظیمات کوچکی در پنجره پرینت اعمال کنید تا محتویات فایل اکسل یا کتاب کار در صفحه چاپی بگنجد. پنجره پرینت شامل چندین گزینه مانند scaling و page margins و غیره می باشد که برای انجام این نوع تنظیمات به شما کمک می کند. تنظیم صفحه در اکسل شامل موارد زیر می شود:
تغییر جهت صفحه (page orientation)
اکسل دارای دو گزینه برای نمایش جهت صفحه است که شامل جهت افقی و جهت عمودی می باشد. در مثال زیر جهت صفحه را از عمودی به افقی برای بهبود صفحه بندی در اکسل ، تغییر می دهیم.
۱- وارد پنجره پرینت شوید.
۲- از منوی کشویی Page Orientation را جهت صفحه مورد نظر برای پرینت در اکسل انتخاب کنید. در این مثال گزینه Landscape Orientation را برای افقی شدن صفحه انتخاب می کنیم.
۳- در پنجره پیش نمایش چاپ (Preview) جهت انتخاب شده نمایش داده می شود.
جا دادن محتوا قبل از پرینت
در ادامه صفحه بندی در اکسل ۲۰۱۶ ممکن است بخشی از محتوای یک فایل اکسل در صفحه چاپی جا نشده و خارج از آن باشد، بنابراین شما می توانید با استفاده از گزینه scaling محتوا را بصورت خودکار در صفحه جا دهید.
۱- وارد پنجره پرینت شوید. در مثال، مشاهده می کنیم که در پنجره پیش نمایش چاپ (Preview)، بخشی از محتوا خارج از صفحه چاپی است.
۲- از منوی کشویی Scaling گزینه مناسب را انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Fit All Columns on One Page را انتخاب می کنیم تا تمامی ستونهای موجود، در یک صفحه بگنجند و صفحه بندی در اکسل بطور مناسبی انجام شود.
۳- برگه متراکم می شود تا تمامی محتوای مورد نظر در یک صفحه جا شود.
به خاطر داشته باشید که وقتی از این قابلیت استفاده می کنید، خواندن اطلاعات یک برگه اکسل مشکلتر می شود. بنابراین ممکن است در برگه هایی که اطلاعات زیادی در خود جای داده باشند، تمایلی به استفاده از این گزینه نداشته باشید. در این مثال ما دوباره تنظیم scaling را به وضعیت No Scaling باز می گردانیم.
ایجاد عنوان در تمام صفحات چاپی
اگر فایل اکسل شما دارای عنوانی باشد، بسیار مهم است که عنوان در تمامی صفحات چاپ شود. اگر عنوان فقط در صفحه اول نمایش داده شود، خواندن فایل چاپ شده بر روی کاغذ بسیار مشکل می گردد. دستور Print Titles به شما این امکان را می دهد تا یکسری سطر یا ستون خاص را برای نمایش در هر صفحه انتخاب کنید.
۱- در نوار ریبون روی زبانه page layout در اکسل کلیک کرده و سپس دستور Print Titles را انتخاب کنید.
۲- پنجره Page Setup ظاهر می شود. در اینجا شما می توانید سطرها و ستونهایی که می خواهید در هر صفحه چاپی تکرار گردند را انتخاب کنید. دراین مثال ما سطر اول را در تمامی صفحات تکرار می کنیم.
۳- در جلوی گزینه Rows to repeat at top روی دکمه جمع شدن پنجره که در تصویر زیر نشانگر ماوس روی آن قرار گرفته، کلیک کنید.
۴- نشانگر ماوس به شکل یک فلش کوچک تبدیل می شود و پنجره Page Setup جمع می گردد. سطر یا سطرهایی که می خواهید در هر صفحه چاپی تکرار گردند را انتخاب کنید. در این مثال ما سطر ۱ را انتخاب می کنیم.
۵- سطر ۱ به لیست سطرهایی که قرار است تکرار شوند اضافه می گردد. مجددا روی دکمه جمع شدن پنجره کلیک کنید.
۶- صفحه Page Setup دوباره بزرگ می شود. برای تکرار یک ستون در تمامی صفحات چاپی، در مرحله ۳ در جلوی گزینه Columns to repeat at top روی دکمه جمع شدن پنجره کلیک کرده و مراحل ۴ و ۵ را برای انتخاب ستون A تکرار کنید. در این مثال ما سطر ۱ و ستون A را جهت تکرار در صفحات انتخاب می کنیم.
۷- در پایان روی OK کلیک کنید.
۸- در مثال ما سطر ۱ و ستون A در تمامی صفحات چاپی تکرار خواهند شد.
تنظیمات جدا کننده صفحه (page break)
با استفاده از قابلیت page break می توانیم بصورت دستی صفحات چاپی را از یکدیگر جدا کنیم و مشخص نماییم چه محتوایی در کدام صفحه قرار گرفته است و به این ترتیب تنظیمات صفحه در اکسل را انجام دهیم.
۱- برای انجام تنظیمات page break روی دستور Page Break Preview کلیک کنید.
۲- خطوط افقی و عمودی آبی رنگ که بصورت نقطه چین می باشند، مکانهای جدا کننده صفحه را نشان می دهند. با کشیدن و رها کردن این خطوط می توانید قسمتهای مورد نظر را جدا کنید.
۳- در این مثال ما از جداکننده افقی صفحه بین سطرهای ۲۱ و ۲۲ استفاده می کنیم.
۴- اکنون تمامی صفحات بواسطه تغییراتی که در تنظیمات page break انجام دادیم، تعداد سطرهای مشابهی را نمایش می دهند.
تنظیمات حاشیه در پنجره پیش نمایش پرینت
فضایی که بین محتویات فایل اکسل و لبه صفحه وجود دارد، حاشیه (margin) نام دارد. از دیگر تنظیمات صفحه در اکسل ، تنظیم حاشیه ها است تا اطلاعات موجود در یک فایل اکسل بهتر در صفحه بگنجند. از قسمت پنجره پرینت می توانید حاشیه ها را تنظیم کنید.بنابراین جهت این تنظیمات و نحوه صفحه بندی در اکسل مراحل زیر را دنبال کنید:
۱- وارد پنجره پرینت شوید.
۲- سایز حاشیه مورد نظر را از منوی کشویی Page Margins انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Narrow Margins را انتخاب می کنیم.
۳- حاشیه انتخاب شده در پنجره پیش نمایش (Preview) ظاهر می شود.
شما همچنین می توانید حاشیه ها را به صورت دستی و با کلیک کردن بر روی Show Margins که در گوشه پایین سمت راست پنجره پرینت قرار دارد، تنظیم صفحه در اکسل را انجام دهید.
تمرین عملی نحوه صفحه بندی در اکسل
۱- فایل اکسل نمونه زیر را جهت انجام تمرینات دانلود کنید.
۲- برگه East Coast را انتخاب کنید.
۳- در زبانه page layout در اکسل با استفاده از قابلیت Print Titles سطر ۱ را در بالای تمام صفحات و ستون A را در سمت چپ همه صفحات تکرار کنید.
۴- با استفاده از دستور Page Break Preview خط آبی که بصورت نقطه چین بین سطرهای ۴۷ و ۴۸ قرار دارد را به سمت بالا آورده و بین دو سطر ۴۰ و ۴۱ قرار دهید.
۵- پنجره پرینت در اکسل را باز کنید.
۶- در پنجره پرینت، جهت صفحه چاپ را از طریق orientation به Landscape تغییر دهید.
۷- حاشیه صفحه را به Narrow تغییر دهید.
۸- از منوی کشویی Scaling گزینه Fit All Columns on One Page برای گنجاندن تمام ستونها در یک صفحه، انتخاب کنید.
۹- زمانی که تمام تمرینات را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.
پرینت و صفحه بندی در اکسل ۲۰۱۶
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
