آموزش برنامه ورد ۲۰۱۳ –قسمت سوم: ذخیره کردن و به اشتراک گذاری فایل

آموزش برنامه ورد ۲۰۱۳ –قسمت سوم: ذخیره کردن و به اشتراک گذاری فایل

مقدمه

زمانی که فایل جدیدی را در برنامه ی ورد ایجاد می کنید، باید نحوه ذخیره کردن آن را بلد باشید تا بتوانید بعدا به راحتی به آن دسترسی پیدا کنید.

همانند نسخه های قبلی ورد، شما می توانید فایل ها را در کامپیوتر خود ذخیره کنید. همچنین اگر بخواهید، می توانید با استفاده از OneDrive فایل ها را در the cloud (ابر) ذخیره کنید. شما حتی می توانید اسناد را مستقیما از ورد خارج کرده و به اشتراک بگذارید.

ذخیره کردن (save) و ذخیره کردن به عنوان (save as):

برنامه ی ورد دو راه برای ذخیره کردن فایل ارائه می دهد: ذخیره سازی (save) و ذخیره کردن به عنوان (save as). این دو گزینه شبیه به هم می باشند، هرچند، تفاوت هایی نیز با هم دارند.

  • ذخیره کردن (save): زمانی که فایل جدیدی را ایجاد یا ویرایش می کنید، از دستور ذخیره کردن برای ذخیره تغییرات خود استفاده خواهید کرد. زمانی که فایلی را ذخیره می کنید، فقط برای اولین بار باید مکان و اسمی برای فایل خود انتخاب کنید. پس از آن، می توانید با کلیک بر روی دستور ذخیره کردن ، تغییرات خود را با همان نام و مکان ذخیره کنید.
  • ذخیره کردن به عنوان (save as): از این دستور می توانید برای ایجاد یک کپی از سند، در حالی که اصل سند را نگه داشته اید، استفاده کنید. زمانی که از این گزینه استفاده می کنید، باید برای نسخه کپی شده، نام و مکان متفاوتی را انتخاب کنید.

برای ذخیره کردن (save) سند:

مهم است هر زمان که پروژه جدیدی را شروع می کنید یا تغییراتی در فایل های قبلی خود می دهید، سند خود را ذخیره کنید. همچنین باید توجه داشته باشید که سند خود را در کجا ذخیره می کنید تا بتوانید بعدا آن را به راحتی پیدا کنید.

  1. از نوار ابزار سریع، دستور ذخیره را پیدا کرده و انتخاب کنید.

ذخیره کردن

۲. اگر برای اولین بار است که فایلی را ذخیره می کنید، گزینه Save As در صفحه نمایش پدیدار خواهد شد.

۳. پس از آن باید مکان ذخیره فایل را انتخاب کرده و برای فایل خود نامی را تعیین کنید. برای ذخیره سند در رایانه خود، گزینه کامپیوتر را انتخاب کنید. سپس بر روی Browse (مرورگر) کلیک کنید. به عنوان راهی دیگر، می توانید بر روی OneDrive کلیک کرده تا فایل خود را درOneDrive ذخیره کنید.

آموزش برنامه ورد ۲۰۱۳ ، ذخیره کردن ، اشتراک گذاری فایل ، برنامه ی ورد

ذخیره کردن

  1. کادر ارتباطی Save As ظاهر خواهد شد. مکان مورد نظر برای ذخیره فایل خود را انتخاب کنید.
  2. نام فایل را وارد کنید، سپس بر روی گزینه Save کلیک کنید.
مطلب مرتبط:  آموزش ورد - درس 33: ایجاد فهرست مطالب در ورد 2013

ذخیره کردن

۶. سند ذخیره خواهد شد. شما می توانید دوباره بر روی دستور ذخیره کلیک کنید تا تغییرات ایجاد شده در فایل را ذخیره کنید.

همچنین می توانید با زدن دکمه های Ctrl + S بر روی صفحه کلید خود، دستور Save را اجرا کنید.

استفاده از Save as برای ایجاد نسخه کپی

اگر می خواهید نسخه دیگری از سند را ذخیره کنید در حالی که اصل سند را حفظ کرده اید، پس باید از آن کپی بگیرید. به عنوان مثال، اگر شما فایلی به نام گزارش فروش دارید، می توانید آن را به عنوان گزارش فروش ۲ ذخیره کنید. در این حالت قادر خواهید بود که نسخه جدید را ویرایش کرده و همچنان به نسخه اصلی نیز مراجعه کنید.

برای انجام این کار، بر روی دستور Save As در صفحه نمایش کلیک کنید. همانند ذخیره کردن فایل برای اولین بار، نیاز دارید که مکان و نام فایل را انتخاب کنید.

ذخیره کردن

تغییر پیش فرض مکان ذخیره:

اگر نمی خواهید که از OneDrive استفاده کنید، پس ممکن است ناراحت شوید که چرا OneDrive به عنوان مکان پیش فرض برای ذخیره سازی انتخاب شده است. اگر قصد دارید فایل های خود را در رایانه ذخیره کنید، می توانید گزینه کامپیوتر را به عنوان پیش فرض برای ذخیره سازی انتخاب کنید.

  1. بر روی تب File کلیک کنید تا وارد صفحه نمایش شوید.
  2. گزینه Options را کلیک کنید.

ذخیره کردن

۳. کادر ارتباطی word options ظاهر خواهد شد. گزینه save را انتخاب کنید، سپس تیک گزینه save to computer by default را فعال کرده و سپس روی OK کلیک کنید. مکان ذخیره پیش فرض تغییر خواهد کرد.

ذخیره کردن

بازیابی خودکار (AutoRecover)

برنامه ی ورد به طور خودکار اسناد شما را در حالی که بر روی آنها کار می کنید در پوشه ای موقت ذخیره می کند. اگر فراموش کرده باشید که تغییرات خود را ذخیره کنید یا اگر برنامه ی ورد هنگ کند، می توانید با استفاده از AutoRecover فایل خود را برگردانید.

برای استفاده از AutoRecover:

  1. برنامه ورد ۲۰۱۳ را باز کنید. اگر نسخه های ذخیره شده فایل موجود باشند، پنجره Document Recovery (بازیابی اسناد) ظاهر خواهد شد.
  2. برای باز کردن فایل موجود کلیک کنید. سند بازیافت خواهد شد.

ذخیره کردن

به طور پیش فرض، برنامه ی ورد هر ۱۰ دقیقه عمل ذخیره را به طور خودکار انجام می دهد. اگر شما فایلی را در کمتر از ۱۰ دقیقه ویرایش کنید، احتمالا برنامه ورد عمل ذخیره خودکار را انجام نخواهد داد.

اگر فایل مورد نیاز خود را نمی بینید، می توانید از صفحه نمایش تمام فایل های ذخیره شده را جستجو کنید. تب File را انتخاب کنید، بر روی مدیریت نسخه ها (Mange Versions) کلیک کنید، سپس گزینه Recover Unsaved Documents را انتخاب کنید.

ذخیره کردن

خارج کردن اسناد

به طور پیش فرض، اسناد ورد به صورت docx. ذخیره می شوند. هر چند، زمان هایی وجود دارند که شما به فرمت های دیگری مانند PDF یا Word 97-2003 نیاز دارید. شما می توانید به راحتی توسط برنامه ورد، از اسناد خود در فرمت های مختلف خروجی بگیرید.

مطلب مرتبط:  آموزش ورد 2013 – قسمت دهم: نحوه ایجاد فهرست و لیست در برنامه ی ورد

خروجی گرفتن از یک سند به صورت فایل PDF:

خروجی گرفتن از یک فایل به صورت PDF می تواند مفید باشد به خصوص اگر بخواهید که فایل خود را با کسی که برنامه ی ورد را ندارد به اشتراک بگذارید. فایل PDF این امکان را به دریافت کنندگان می دهد که فایل را مشاهده کنند بدون آنکه بتوانند محتویات آن را ویرایش نمایند.

  1. روی تب File کلیک کنید تا وارد صفحه نمایش شوید.
  2. روی Export کلیک کنید و سپس گزینه Create PDF / XPS را انتخاب کنید.

ذخیره کردن

 

۳. کادر ارتباطی Save As ظاهر خواهد شد. مکان و نام فایل خود را انتخاب کنید، سپس روی گزینه Publish (انتشار) کلیک کنید.

ذخیره کردن

به طور پیش فرض، برنامه ی ورد از تمام صفحات موجود در سند خروجی می گیرد. اگر می خواهید فقط از صفحه خاصی خروجی بگیرید، بر روی Options در کادر ارتباطی Save as کلیک کنید. کادر ارتباطی Options ظاهر خواهد شد. گزینه current page را انتخاب کرده، سپس روی OK کلیک کنید.

ذخیره کردن

خروجی گرفتن از سند در دیگر فرمت ها:

ممکن است نیاز داشته باشید که از فایل خود در فرمت های دیگری همچون Word 97-2003، یا .txt file خروجی بگیرید.

  1. روی تب File کلیک کنید تا وارد صفحه نمایش شوید.
  2. روی Export کلیک کنید، سپس Change Type File را انتخاب کنید.

ذخیره کردن

۳. File type مورد نظر خود را انتخاب کنید، سپس روی Save As کلیک کنید.

ذخیره کردن

۴. کادر ارتباطی Save As ظاهر خواهد شد. مکان و نام فایل خود را انتخاب کرده، سپس روی Save کلیک کنید.

ذخیره کردن

شما همچنین می توانید از گزینه Save as type استفاده کنید. برای این کار از کادر ارتباطی Save As، فهرست موجود را باز کرده و فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید.

ذخیره کردن

اشتراک گذاری فایل

با استفاده از OneDrive در برنامه ورد ۲۰۱۳ به راحتی می توانید اسناد خود را به اشتراک بگذارید. برای این کار، ابتدا باید سند خود را در OneDrive ذخیره کرده باشید.

برای به اشتراک گذاری فایل :

  1. روی تب File کلیک کنید تا وارد صفحه نمایش شوید، سپس روی گزینه Share کلیک کنید.

ذخیره کردن

۲. پنجره Share ظاهر خواهد شد.

ذخیره کردن

آموزش برنامه ورد ۲۰۱۳ –قسمت سوم: ذخیره کردن و به اشتراک گذاری فایل

ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:

gcflearnfree.org

آموزش برنامه ورد ۲۰۱۳ ، ذخیره کردن ، اشتراک گذاری فایل ، برنامه ی ورد

اگر مطلب فوق به‌درد‌بخور است، با بقیه به اشتراک بگذارید تا از آن استفاده کنند:

مطالب مرتبط