آموزش حرفه ای اکسس – درس ۱۱: نحوه استفاده از Report Wizard
آموزش حرفه ای اکسس – درس ۱۱: استفاده از گزینه های پیشرفته برای ارائه گزارش
در این قسمت از آموزش حرفه ای اکسس با نحوه استفاده از Report Wizard، استفاده از گزینه های قالب بندی برای فرمت متن، تغییر رنگ و فونت گزارش و همچنین اضافه کردن لوگو آشنا خواهید شد.
برنامه اکسس برای ایجاد و اصلاح گزارشات، چندین گزینه پیشرفته را در اختیار شما قرار می دهد. گزارش ویزارد (Report Wizard) ابزاری است که می توانید با استفاده از آن گزارش های پیچیده ای را ایجاد کنید.
زمانی که گزارش خود را چه از طریق ویزارد یا از طریق دستور Report ایجاد کردید، می توانید قالب بندی مورد نظر خود را بر روی آن پیاده کنید.
گزارش ویزارد
با استفاده از دستور Report می توان گزارشی ساده از یک موضوع را به راحتی ایجاد کرد، اما اگر بخواهید از داده های چند موضوع گزارش تهیه کنید، باید از گزارش ویزارد استفاده کنید. با استفاده از ویزارد می توانید از چندین جدول و کوئری گزارش تهیه کرده و حتی داده های خود را سازماندهی کنید.
برای ایجاد گزارش با ویزارد:
- تب Create را انتخاب کرده و بر روی گروه Reports بروید. بر روی دستور Report Wizard کلیک کنید.
۲. گزارش ویزارد ظاهر خواهد شد. در مراحل زیر، درباره صفحات مختلف گزارش ویزارد توضیح خواهیم داد.
آموزش حرفه ای اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
مرحله ۱: فیلدهای مورد نیاز در گزارش را انتخاب کنید
- بر روی فلش کلیک کرده و جدول یا کوئری های مورد نظر خود را انتخاب کنید.
۲. از لیست سمت چپ، یک فیلد را انتخاب کرده و با کلیک بر روی فلش جهت دار، آن را به گزارش اضافه کنید.
۳. با تکرار مرحله بالا، می توانید فیلدها را از چندین جدول یا کوئری اضافه کنید. پس از اتمام کار بر روی Next کلیک کنید.
حتما بخوانید: نحوه ساخت query از چندین جدول
مرحله ۲: سازماندهی گزارش
گزارش ویزارد این امکان را به شما می دهد تا داده های خود را سازماندهی کنید. با استفاده از این ویژگی می توانید داده های مشابه را درون فیلدهای خود گروه بندی کرده و فیلدها را مانند لیست های شماره دار طبقه بندی کنید.
اگر تنها از یک جدول یا کوئری، گزارش تهیه کرده اید، می توانید این مرحله را نادیده گرفته و به سراغ مرحله ۳ بروید.
- برنامه اکسس لیستی از گزینه های مختلف سازماندهی شده را ارائه می دهد. گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
۲. سپس بر روی Next کلیک کنید.
۳. اگر از نحوه سازماندهی داده های خود راضی نیستید، می توانید سطوح گروه بندی را تغییر دهید. از داخل لیست، یک فیلد را انتخاب کرده و بر روی فلش جهت دار کلیک کنید تا به سطح جدید اضافه شود.
۴. در صورت نیاز می توانید ترتیب فیلدهای گروه بندی شده را نیز تغییر دهید. یک فیلد را انتخاب کرده و بر روی فلش بالا و پایین Priority کلیک کنید.
۵. پس از اتمام کار بر روی Next کلیک کنید.
مرحله ۳: مرتب کردن داده های گزارش
- بر روی فلش کلیک کرده و فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- بر روی کلید سمت راست کلیک کنید، تا فیلد به صورت صعودی یا نزولی مرتب شود.
۳. انواع حالت های چیدمان را می توانید اضافه کنید. می توانید داده ها را بر اساس حداکثر چهار فیلد مرتب کنید. اعمال چیدمان از بالا به پایین صورت می گیرد، به این معنی که چیدمان اصلی بر اساس بالاترین فیلد در لیست انجام می شود.
۴. پس از اتمام کار بر روی Next کلیک کنید.
بسته به نوع انتخاب گروه بندی، ممکن است گزینه های مرتب سازی محدود باشند.
حتما بخوانید: مرتب سازی و فیلتر داده ها
مرحله ۴: انتخاب طرح بندی و عنوان
- بر روی گزینه های مختلف طرح بندی کلیک کرده و گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- برای گزارش خود حالت عمودی (Portrait) یا عرضی (Landscape) را انتخاب کنید.
۳. پس از اتمام کار بر روی Next کلیک کنید.
۴. کادر متن را انتخاب کرده و عنوان مورد نظر خود را تایپ کنید.
۵. سپس یا گزینه پیش نمایش یا گزینه تغییرات را انتخاب کرده و بر روی Finish کلیک کنید.
۶. گزارش ایجاد و ذخیره خواهد شد.
ممکن است بخواهید اندازه و محل فیلد و ردیف خود را تغییر دهید. برای انجام این کار، به قسمت Design view بروید. پس از اتمام کار، برای مشاهده تغییرات به Report view برگردید.
آموزش حرفه ای اکسس : قالب بندی گزارش
شما می توانید برای تغییر ظاهر گزارش خود، به آن سربرگ یا پاورقی اضافه کنید، رنگ آن را عوض کنید، و حتی به آن لوگو اضافه کنید.
تغییر متن گزارش
بخش عمده ای از اطلاعات موجود در گزارش به طور مستقیم از جداول و کوئری ها گرفته شده، به این معنی که نمی توانید از داخل گزارش آنها را تغییر دهید. هرچند، می توانید اتیکت متن، سربرگ ها و پاورقی ها را تغییر داده یا اضافه و حذف کنید. به عنوان مثال، در این گزارش نیازی به سربرگ ها نبوده، بنابراین به سادگی آنها را حذف می کنیم.
تغییر سربرگ و پاورقی
برای مشاهده و تغییر سربرگ و پاورقی در هر صفحه ی گزارش، از نوار ابزار، دستور View را انتخاب کرده و بر روی گزینه Design view کلیک کنید.
سربرگ و پاورقی در فضای سفید رنگ و در زیر Page Header و Page Footer قرار گرفته اند.
اگر همانند تصویر بالا، فضای سفید رنگی را مشاهده نکردید، باید اندازه سربرگ و پاورقی را قبل از اضافه کردن چیزی به آنها تغییر دهید. بر روی حاشیه سربرگ یا پاورقی کلیک کرده و آنها را بکشید تا بزرگتر شوند.
برای اضافه کردن متن به سربرگ یا پاورقی:
- از تب Design، بر روی گروه Controls رفته و دستور Label را انتخاب کنید.
۲. بر روی موس در ناحیه سفید رنگ کلیک کرده و آن را بکشید تا برچسب و اتیکت مورد نظر شما ایجاد شود. پس از اتمام کار، موس را رها کنید.
۳. بر روی کادر متن کلیک کرده و متن مورد نظر خود را تایپ کنید.
برای اضافه کردن تاریخ و زمان به سربرگ یا پاورقی:
- از تب Design، بر روی گروه Header/Footer رفته و دستور Date and Time را انتخاب کنید.
۲. کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. گزینه های قالب بندی مورد نظر خود را انتخاب کنید. پیش نمایی از گزارش ظاهر خواهد شد.
۳. پس از اتمام کار بر روی OK کلیک کنید.
به طور پیش فرض، تاریخ و زمان در سربرگ قرار می گیرند. اگر می خواهید آنها را در پاورقی بگذارید، بر روی کادرهای تاریخ و زمان کلیک کرده و آنها را به مکان مورد نظر خود بکشید.
برای اضافه کردن شماره صفحه به سربرگ یا پاورقی:
- از تب Design، بر روی گروه Header/Footer بروید.
- بر روی دستور Page Numbers کلیک کنید.
۳. کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. فرمت شماره صفحه را انتخاب کنید.
- با انتخاب Page N تنها شماره صفحه فعلی نشان داده می شود.
- با انتخاب Page N of M شماره صفحه فعلی و شماره کل صفحات نشان داده می شود.
۴. برای انتخاب محل شماره صفحه، از زیر گزینه Position، گزینه Top of Page یا Bottom of Page را انتخاب کنید.
۵. برای تنظیم شماره ها بر روی فلش کلیک کنید.
۶. پس از اتمام کار بر روی OK کلیک کنید.
برای اضافه کردن لوگو:
برای اضافه کردن لوگو:- از تب Design، بر روی دستور View کلیک کرده، سپس از داخل فهرست گزینه Layout View را انتخاب کنید.
۲. از گروه Header/Footer، بر روی دستور Logo کلیک کنید.
آموزش حرفه ای اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
۳. کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. فایل مورد نظر خود را انتخاب کرده، سپس روی OK کلیک کنید تا به گزارش اضافه شود.
۴. نمونه کوچکی از تصویر در سربرگ ظاهر خواهد شد. برای تغییر اندازه آن، بر روی حاشیه تصویر کلیک کرده و آن را بکشید.
۵. در صورت نیاز، با کلیک و کشیدن لوگو، آن را به مکان مورد نظر خود منتقل کنید.
آموزش حرفه ای اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
تم ها و فونت ها
تم مجموعه ای از رنگ ها و فونت ها بوده که می توانید از آنها برای تغییر ظاهر داده های خود استفاده کنید. به طور پیش فرض، پایگاه داده اکسس از تم Office استفاده می کند. وقتی تم را عوض کنید، تمام فونت ها و رنگ های موجود در پایگاه داده اکسس در راستای تم جدید تغییر خواهند کرد.
برای تغییر تم:
- از تب Design بر روی گروه Themes رفته و دستور Themes را انتخاب کنید.
- از داخل فهرست، تم مورد نظر خود را انتخاب کنید.
۳. تم اعمال خواهد شد.
برای تغییر فونت های تم:
- از تب Design بر روی گروه Themes رفته و دستور Fonts را انتخاب کنید.
- از داخل فهرست، فونت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
۳. فونت بر روی داده ها اعمال خواهد شد.
آموزش حرفه ای اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
آموزش حرفه ای اکسس – درس ۱۱: استفاده از گزینه های پیشرفته برای ارائه گزارش
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
