آموزش فرمول نویسی در اکسل

آموزش فرمول های اکسل / بخش نهم

آموزش فرمول های اکسل

فرمول های اکسل : در این قسمت از آموزش فرمول نویسی در اکسل با یک مثال ساده و کاربردی به توضیح مباحثی خواهیم پرداخت.

تصور کنید داده هایی طبق تصویر زیر که مربوط به بودجه بندی است در اختیار شما گذاشته شده است: هر دسته در یک ردیف جداگانه قرار دارد و دو ستون برای هزینه های پیش بینی شده و هزینه های واقعی وجود دارد.

آموزش فرمول نویسی در اکسل

می خواهیم چه چیزی را بفهمیم؟

قبل از اینکه از فرمول های اکسل استفاده کنیم، بگذارید در مورد سوال هایی که می خواهیم پاسخ دهیم، فکر می کنیم: در کدام گروه هزینه بیش از بودجه است؟
چگونه می توانیم بفهمیم که هزینه چیزی بیشتر از بودجه می باشد؟ در این مثال، ما می توانیم هزینه های پیش بینی شده و واقعی را مقایسه کنیم. اگر هزینه واقعی بیشتر از هزینه پیش بینی شده باشد، در این صورت هزینه آن گروه بیش از بودجه است.

نوشتن فرمول های اکسل

حالا فقط باید تصمیم بگیریم که چگونه این ایده را در یک فرمول پیاده کنیم. یک روش، مقایسه دو ستون و تفریق یکی از دیگری است. در مثال، ما می توانیم به سادگی هزینه واقعی را از هزینه پیش بینی شده تفریق کنیم.
اگر نتیجه منفی باشد، می دانیم که هزینه این گروه بیش از بودجه است. در مثال، هزینه پیش بینی شده تسهیلات ۱۴۰۰۰ دلار و هزینه صرف شده ۱۵۰۰۰ دلار می باشد. اگر مبلغ ۱۵۰۰۰ دلار را از ۱۴۰۰۰ دلار کم کنیم، نتیجه ۱۰۰۰ دلار (منفی ۱۰۰۰ دلار) خواهد بود. همچنین می توانیم بگوییم هزینه این دسته ۱۰۰۰ دلار بیش از بودجه است.

مطلب مرتبط: آموزش نحوه فرمول نویسی در اکسل / بخش چهارم

هزینه های پیش بینی شده ما در ستون B است و هزینه های واقعی ما در ستون C قرار دارد. بنابراین برای گروه اول، فرمول مقایسه این مقادیر عبارتست از:

B2-C2=

بیایید این فرمول را برای سلول D2 بنویسیم :

ما می توانیم فرمول را در سلول های دیگر ستون کپی کنیم:

فرمول های اکسل

اکنون می توانید ببینید که چندین دسته مقادیر منفی دارند، به این معنی که هزینه آنها بیش از بودجه هستند.
این فرمول به درستی کار می کند، اما به سختی می تواند مواردی که بیش از بودجه هستند را به نمایش بگذارد. چند راه مختلف وجود دارد که آیتم هایی که هزینه بیشتر از بودجه دارند را ملموس تر نمایش دهند. مثلا:

می توانیم داده ها را فیلتر کنیم تا فقط ردیف هایی را نشان دهد که نتیجه منفی دارند.
می توانیم قالب بندی شرطی را ایجاد کنیم تا سلول های منفی قرمز شوند.
می توانیم داده ها را انتخاب کنیم و یک نمودار ایجاد کنیم که اطلاعات را بصری نمایش دهد.

تمام این راه حل ها کاربردی هستند و جواب درست یا غلطی وجود ندارد. شما ممکن است بخواهید روش های مختلفی را آزمایش کنید تا روش مناسب خود را انتخاب کنید. در این مثال، ما قالب بندی شرطی را اضافه خواهیم کرد.

ابتدا اطمینان حاصل کنید که مقادیر ستون D انتخاب شده اند. سپس باید یک قانون قالب بندی شرطی ایجاد کنیم که سلول هایی با مقدار کمتر از صفر را بیابد. این فرایند بسته به نرم افزاری که استفاده می کنید، متفاوت خواهد بود.

برای اکسل ۲۰۰۷ تا ۲۰۱۶: از تب home روی Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than کلیک کنید.

مطلب مرتبط: آموزش حرفه ای فرمول نویسی در اکسل / بخش چهاردهم

فرمول های اکسل
برای اکسل ۲۰۰۳ و قبل از آن : به Format > Conditional Formatting بروید.
برای Google Sheets : به Format > Conditional Formatting بروید.

اطمینان حاصل کنید که قاعده (rule) روی ” Less than” تنظیم شده و مقدار آن “۰ ” باشد. سلول هایی که کمتر از صفر است را انتخاب کنید و یک گزینه برای فرمت نمایش انتخاب کنید. در این مورد، پس زمینه قرمز با متن قرمز انتخاب خوبی است.

فرمول های اکسل
اگر از مایکروسافت اکسل استفاده می کنید، گزینه دیگری که می تواند فرمت اعداد ارزی منفی را به عنوان متن قرمز نشان دهد.