اموزش تصویری کار با ورد – قسمت ۲۸: نحوه کار با Mail Merge در ورد ۲۰۱۳
اموزش تصویری کار با ورد – قسمت ۲۸: نحوه کار با Mail Merge در ورد ۲۰۱۳
در این قسمت از اموزش تصویری کار با ورد به نحوه استفاده از Mail Merge در ورد ۲۰۱۳ می پردازیم.
با استفاده از ابزار Mail Merge می توانید از اطلاعات ذخیره شده در فهرست، پایگاه داده یا صفحه گسترده برای تهیه نامه، برچسب، پاکت نامه و دیگر موارد استفاده کنید.
برای اجرای Mail Merge، شما نیاز به یک فایل ورد و یک لیست گیرنده دارید که معمولا یک Excel workbook می باشد.
برای استفاده از Mail Merge:
- یک فایل ورد را باز کرده یا سند جدیدی ایجاد کنید.
- از تب Mailings، بر روی دستور Start Mail Merge کلیک کرده و از داخل فهرست گزینه Step by Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید.
اموزش تصویری کار با ورد ، ورد ۲۰۱۳ ، فایل ورد
پنجره Mail Merge ظاهر شده و با انجام شش مرحله می توانید پروژه خود را تکمیل کنید. در مثال زیر نحوه ایجاد یک نامه پیش نگاشته و ادغام آن با فهرست گیرنده به شما نشان داده شده است.
مرحله اول:
- نوع سند خود را انتخاب کنید. در مثال زیر، گزینه Letters انتخاب شده است. سپس روی Next: Starting document کلیک کنید تا وارد مرحله دوم شوید.
مرحله دوم:
- گزینه Use the current document را انتخاب کنید، سپس روی Next: Select recipients کلیک کنید تا وارد مرحله سوم شوید.
مرحله سوم:
اکنون شما به فهرست آدرس نیاز دارید تا ورد ۲۰۱۳ بتواند به طور خودکار آن را وارد سند کند. این لیست می تواند شامل یک فایل موجود مانند یک Excel workbook باشد، یا می توانید از طریق Mail Merge Wizard، فهرست جدیدی را تایپ کنید.
- از پنجره کار Mail Merge، گزینه Use an existing list را انتخاب کرده، سپس برای انتخاب فایل، بر روی Browse کلیک کنید.
۲. فایل خود را تعیین کرده و بر روی Open کلیک کنید.
اموزش تصویری کار با ورد ، ورد ۲۰۱۳ ، فایل ورد
۳. اگر فهرست آدرس ها در Excel workbook می باشد، worksheet مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی OK کلیک کنید.
۴. در کادر ارتباطی Mail Merge Recipients، شما می توانید گزینه های مورد نظر خود را فعال یا غیر فعال کنید. به طور پیش فرض، تمام گیرندگان انتخاب می شوند. پس از اتمام کار، روی OK کلیک کنید.
اموزش تصویری کار با ورد ، ورد ۲۰۱۳ ، فایل ورد
۵. از پنجره کار Mail Merge، گزینه Next: Write your letter را انتخاب کنید تا وارد مرحله چهارم شوید.
اگر شما لیست آدرس آماده ای ندارید، می توانید بر روی Type a new list کلیک کرده و سپس گزینه Create را انتخاب کنید. سپس می توانید فهرست آدرس خود را تایپ کنید.
مرحله چهارم:
اکنون می توانید نامه خود را بنویسید. زمانی که نامه چاپ شود تمام نسخه های آن مشابه یکدیگر بوده و تنها اطلاعات گیرنده (مانند نام و آدرس) متفاوت خواهند بود.
شما باید برای اطلاعات گیرنده متغیرهایی را تعریف کنید تا Mail Merge بتواند اطلاعات را در مکان صحیح وارد کند.
برای وارد کردن اطلاعات گیرنده:
- نقطه درج را در مکان مورد نظر خود قرار دهید.
۲. یکی از چهار گزینه داده شده را انتخاب کنید: Address block, Greeting line, Electronic postage یا More items.
۳. بسته به انتخاب شما، یک کادر ارتباطی با گزینه های مختلف ظاهر خواهد شد. گزینه های مورد نظر خود را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.
۴. یک متغیر در سند شما ظاهر خواهد شد (مثلا Address Block).
۵. برای وارد کردن اطلاعات، هر بار این مراحل را تکرار کنید. در مثال زیر، گزینه Greeting line انتخاب شده است.
۶. پس از اتمام کار، گزینه Next: Preview your letters را انتخاب کنید تا وارد مرحله پنجم شوید.
برای برخی از نامه ها، شما تنها به Address block و Greeting line نیاز دارید. هرچند، ممکن است گاهی اوقات بخواهید اطلاعات گیرنده را در داخل نامه نیز استفاده کنید.
مرحله پنجم:
- در این قسمت می توانید پیش نمایشی از نامه های خود را مشاهده کنید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به درستی وارد شده اند. شما می توانید از فلش های چپ و راست برای مشاهده هر سند استفاده کنید.
اموزش تصویری کار با ورد ، ورد ۲۰۱۳ ، فایل ورد
۲. گزینه Next: Complete the merge را انتخاب کنید تا وارد مرحله ششم شوید.
مرحله ششم:
- برای چاپ نامه ها بر روی Print کلیک کنید.
۲. کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. بر روی All کلیک کرده، سپس روی OK کلیک کنید.
۳. کادر ارتباطی چاپ ظاهر خواهد شد. در صورت نیاز، تنظیمات چاپ را تنظیم کرده، سپس روی OK کلیک کنید. نامه ها چاپ خواهند شد.
اموزش تصویری کار با ورد – قسمت ۲۸: نحوه کار با Mail Merge در ورد ۲۰۱۳
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
مطلب پیشنهادی:
آموزش ورد تصویری – قسمت ۲۷: ایجاد تم در برنامه ورد ۲۰۱۳
