آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ -درس ۹: معرفی امکانات موجود در query

آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ – درس ۹: معرفی امکانات موجود در query

در این قسمت از آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ به معرفی امکانات موجود در query نرم افزار اکسس می پردازیم.

برنامه اکسس امکانات زیادی برای طراحی و اجرای queries در اختیار شما قرار می دهد. با استفاده از این امکانات می توانید دقیقا به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. به عنوان مثال، می توانید به تعداد اقلام موجود در پایگاه داده اکسس خود دسترسی داشته باشید یا می توانید نتایج جستجوی خود را به صورت خودکار طبقه بندی کنید.

در این درس از آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶، با نحوه ویرایش و مرتب کردن queries در نمای Query Design و همچنین نحوه استفاده از تابع Totals برای انجام محاسبات ریاضی در برنامه اکسس آشنا خواهید شد.

تغییر و ویرایش query

شما می توانید معیارها و اتصال بین جداول را تغییر داده و همچنین فیلدهای موجود در نتایج query را طبقه بندی و پنهان کنید.

برای تغییر query

زمانی که یک query را در برنامه اکسس باز می کنید، query در نمای Datasheet نشان داده می شود، به این معنی که می توانید نتایج جستجوی خود را درون یک جدول مشاهده کنید.

برای ویرایش query، باید وارد Design view شوید که به دو طریق می توانید این کار را انجام دهید:

• از تب Home، بر روی دستور View کلیک کنید. از داخل فهرست گزینه Design view را انتخاب کنید.

• در گوشه سمت راست و پایین پنجره برنامه اکسس، آیکون های کوچکی وجود دارند. بر روی آیکون Design view کلیک کنید.

زمانی که تغییرات مورد نیاز خود را در Design view به اتمام رساندید، برای اعمال تغییرات بر روی دستور Run کلیک کنید.

نکته: برنامه اکسس ممکن است گزینه SQL view را به شما پیشنهاد دهد که با استفاده از آن می توانید توابع پیشرفته ای را در جستجوی خود اعمال کنید.

طبقه بندی و مرتب سازی queries

نرم افزار اکسس این امکان را به شما می دهد تا چندین نوع دسته بندی را به طور هم زمان در query اجرا کنید.

به یک دسته بندی که حاوی بیش از یک فیلد باشد، مرتب سازی چند سطحی (multilevel sort) گفته می شود. این نوع مرتب سازی این امکان را به شما می دهد که ابتدا یک مرتب سازی اولیه را انجام داده، سپس داده ها را با دسته بندی های دیگر سازماندهی کنید.

به عنوان مثال، اگر شما جدولی از مشتریان و آدرس آنها در اختیار دارید، می توانید ابتدا رکوردها را بر اساس شهر دسته بندی کرده و سپس اسامی را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید.

زمانی که چندین نوع دسته بندی در query اجرا می شود، برنامه اکسس آنها را از چپ به راست مرتب خواهد کرد. در مثال زیر، مشتریان ابتدا بر مبنای محل سکونتشان و سپس بر اساس کد پستی طبقه بندی خواهند شد.

آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

برای اعمال مرتب سازی چند سطحی (multilevel sort)

1. query را باز کرده و به نمای Design وارد شوید.
2. اولین فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنید. در ردیف Sort، بر روی فلش کلیک کرده و نوع دسته بندی خود یعنی صعودی (Ascending) یا نزولی (Descending) را انتخاب کنید.

۳. همین روش را برای سایر فیلدها نیز اجرا کنید. به یاد داشته باشید که دسته بندی از سمت چپ به راست اعمال می شود. در صورت لزوم، می توانید بر بالای فیلدها کلیک کرده و آنها را جا به جا کنید.

۴. برای اجرای مرتب سازی، بر روی دستور Run کلیک کنید.

۵. نتایج جستجو ظاهر خواهند شد.

شما همچنین می توانید از مرتب سازی چند سطحی برای جدول هایی که query ندارند نیز استفاده کنید. در تب Home، از گروه Sort & Filter بر روی دستور Advanced کلیک کنید.

از داخل فهرست گزینه Advanced Filter/ Sort را انتخاب کرده و مرتب سازی چند سطحی را اعمال کنید. پس از اتمام کار، بر روی دستور Toggle Filter کلیک کرده تا مرتب سازی اجرا شود.

پنهان کردن فیلدهای درون query

گاهی اوقات ممکن است فیلدهایی داشته باشید که حاوی معیارهای مهمی بوده اما نیاز ندارید که اطلاعات آن فیلد در نتایج پایانی جستجوی شما نشان داده شوند. به عنوان مثال، query که در درس ۸ ایجاد کردیم را در نظر بگیرید: در آن جستجو به دنبال اسامی و اطلاعات تماس مشتریانی بودیم که از ما خرید کرده بودند. در آن جستجو شماره شناسه سفارشات را نیز در نظر گرفته بودیم تا مطمئن شویم که مشتریات سفارش داشته اند.

هرچند، نیازی به دیدن این اطلاعات در نتایج نهایی جستجو نداشتیم. خوشبختانه، نرم افزار اکسس این امکان را به شما می دهد تا بتوانید چنین فیلدهایی را پنهان کنید.

برای پنهان کردن فیلدهای درون query

1. query را باز کرده و به نمای Design وارد شوید.
2. فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنید.
3. چک باکس موجود در ردیف Show را غیر فعال کنید.

۴. بر روی دستور Run کلیک کنید. فیلد مورد نظر پنهان خواهد شد.

برای آشکار کردن دوباره فیلد، تیک آن را فعال کنید.

انواع query

در قسمت های گذشته با نحوه ایجاد query ساده از یک جدول و چندین جدول آشنا شدید. اکنون به معرفی تابع totals می پردازیم که با استفاده از آن می توانید محاسبات ریاضی را بر روی داده های خود انجام دهید.

تابع Totals

گاهی اوقات ممکن است که شما با داده های عددی در برنامه اکسس سر و کار داشته و بخواهید نتایج جستجوی خود را به صورت گروهی یا شمارش شده مشاهده کنید. به عنوان مثال، فرض کنید که در پایگاه داده نانوایی به دنبال این هستیم تا بدانیم که هر قلم از محصولات تاکنون چند بار سفارش داده شده اند.

برای این منظور، با استفاده از تابع total به محاسبه مجموع سفارشات برای هر قلم محصول می پردازیم.

ابتدا تابع total، اقلام مشابه را از سفارشات مختلف جمع آوری کرده و سپس تابع Sum از فیلد Quantity به محاسبه مقدار فروش هر محصول می پردازد.

آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

در این مثال از تابع Sum استفاده شده اما ممکن است در موارد دیگر نیاز داشته باشید که از توابع دیگری برای محاسبه کارهای خود استفاده کنید. برخی از توابع ریاضی در query عبارتند از:

• Count: محاسبه تعداد کل هر داده
• Sum: جمع زدن داده ها با یکدیگر
• Average: محاسبه میانگین داده ها
• Maximum: بیشترین مقدار داده
• Minimum: کمترین مقدار داده
• First: پیدا کردن اولین داده
• Last: پیدا کردن آخرین داده

برای ایجاد تابع total

در این مثال، قصد داریم تعداد اقلام فروش رفته برای هر محصول را پیدا کنیم.

1. query مورد نظر خود را باز کنید.
2. در تب Design، از گروه Show/ Hide بر روی دستور Totals کلیک کنید.

۳. در قسمت design grid، ردیفی به جدول اضافه خواهد شد که مقادیر درون آن به صورت Group By تنظیم شده اند. فیلد مورد نظر خود را از ردیف Total انتخاب کرده و بر روی فلش آن کلیک کنید.

۴. نوع محاسبه خود را انتخاب کنید. در این مثال، گزینه Sum انتخاب شده است.

۵. پس از اتمام کار، بر روی دستور Run کلیک کنید.

۶. نتایج جستجو در نمای Datasheet نشان داده خواهد شد. برای ذخیره نتایج، بر روی دستور Save کلیک کنید.

آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ و ۲۰۱۶ – درس ۹: معرفی امکانات موجود در query

ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:

gcflearnfree.org

آموزش تصویری اکسس ۲۰۱۳ ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس