آموزش نرم افزار اکسس -درس ۸: نحوه ساخت query از چندین جدول

آموزش نرم افزار اکسس – درس ۸: نحوه ساخت query از چندین جدول در برنامه اکسس

در این قسمت از آموزش نرم افزار اکسس به نحوه ساخت query از چندین جدول می پردازیم.

در درس قبلی نحوه ساخت query ساده از یک جدول را به شما آموزش دادیم. هرچند در نرم افزار اکسس ، اکثر جستجوگرها از جداول متعدد برای رسیدن به پاسخ سوالات استفاده می کنند.

در این درس از آموزش نرم افزار اکسس ، نحوه ایجاد و طراحی query از چندین جدول را به شما آموزش خواهیم داد.

طراحی query از چندین جدول

اگر شما از ابتدا درباره مطالب مورد جستجو و نحوه پیدا کردن آنها در برنامه اکسس ایده روشنی نداشته باشید، برای ایجاد و طراحی query از چندین جدول دچار مشکل خواهید شد. بنابراین ابتدا باید برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی برای ایجاد query

برای برنامه ریزی یک query از چندین جدول، باید چهار مرحله زیر را در نظر داشته باشید:

  1. به طور دقیق اطلاعات مورد نیاز خود را مشخص کنید.
  2. نوع اطلاعات مورد نیاز خود را تعیین کنید. کدام فیلدها حاوی این اطلاعات می باشند؟
  3. محل و مکان فیلد های مورد نیاز خود را تعیین کنید. کدام جداول حاوی این اطلاعات می باشند؟
  4. اطلاعات مورد نظر در هر فیلد باید حاوی چه معیارهایی باشد؟

این مراحل احتمالا اکنون کمی انتزاعی به نظر می رسند، اما زمانی که شروع به ایجاد query از چندین جدول کنید، متوجه خواهید شد که با برنامه ریزی به آسانی می توانید یک query طراحی کنید.

برنامه ریزی برای ایجاد query

قصد داریم با استفاده از مراحل گفته شده در بالا، یک query در پایگاه داده نانوایی ایجاد کنیم.

مرحله ۱: تعیین دقیق سوالات مورد نظر

مشتریان زیادی در پایگاه داده نانوایی وجود دارند، تعدادی از آنها تا کنون هیچ سفارشی نداشته اند اما چون در لیست خبرنامه یا ایمیل های فروشگاه ثبت نام کرده اند، بنابراین نام آنها در پایگاه داده وارد شده است.

اکثر آنها در محدوده شهر زندگی می کنند، اما برخی از آنها نیز در خارج از شهر یا حتی ایالت زندگی می کنند. قصد داریم برای مشتریانی که خارج از شهر ساکن هستند و قبلا از ما خرید داشته اند، کارت های تخفیف ارسال کنیم. بنابراین به دنبال مشتریانی هستیم که در شهر ما زندگی نمی کنند اما در این منطقه سکونت دارند.

آموزش نرم افزار اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش نرم افزار اکسس

به طور خلاصه، سوال مورد نظر ما به این صورت می باشد: کدام مشتریان خارج از شهر هستند اما در همین منطقه سکونت دارند و در گذشته از نانوایی ما خرید کرده اند؟

مرحله ۲: تعیین اطلاعات مورد نیاز

چه نوع اطلاعاتی را باید در لیست این گروه از مشتریان مشاهده کنیم؟ بدیهی است که به اسامی مشتریان و اطلاعات تماس آنها – آدرس، شماره تلفن و ایمیل، نیاز داریم. اما چطور متوجه شویم که قبلا از ما خرید کرده اند؟

هر رکورد در جدول سفارشات مشخص می کند که سفارش مربوط به کدام مشتری می باشد. بنابراین باید شماره شناسه سفارشات را نیز در نظر بگیریم.

آموزش نرم افزار اکسس

مرحله ۳: تعیین جداولی که حاوی اطلاعات مورد نظر می باشند

برای ایجاد query، باید با جداول مختلف در پایگاه داده اکسس خود آشنایی داشته باشید. در این مثال، اطلاعات مشتری در جدول Customers و شماره شناسه سفارشات در جدول Orders قرار دارند. بنابراین برای پیدا کردن اطلاعات مورد نظر خود باید این دو جدول را در نظر بگیریم.

مطلب مرتبط:  آموزش اکسس 2013 - درس 7: ساخت query ساده از یک جدول

آموزش نرم افزار اکسس

مرحله ۴: تعیین معیارهای مورد نظر برای جستجو

زمانی که برای هر فیلدی، معیار تعیین می کنید، اساسا نوعی فیلتر ایجاد کرده اید که ابزار جستجوگر، اطلاعات منطبق با این معیارها را بازیابی خواهد کرد. لیست فیلدهای موجود در این query را مرور کنید. چطور و کجا باید معیارهای خود را تنظیم کنیم؟

ما به دنبال مشتریانی نیستیم که در شهر ما یعنی Raleigh زندگی می کنند، ​​بنابراین معیار ما این است که رکوردها تمام شهرها به جز Raleigh را نشان دهند.

همچنین به دنبال مشتریانی که خیلی دور از شهر زندگی می کنند نیز نمی باشیم. بنابراین از آنجایی که پیش شماره تلفن این منطقه با ۹۱۹ شروع می شود، معیار ما این خواهد بود که رکوردهایی که فیلد شماره تلفن آنها با ۹۱۹ شروع می شوند، مورد جستجو قرار بگیرند.

برای نوشتن query، باید معیارها به زبان نرم افزار اکسس نوشته شوند. همانطور که در تصویر زیر می بینید، معیاری که نیاز به پیش شماره ۹۱۹ دارد باید این گونه تایپ شود: (“*۹۱۹”) Like.

آموزش نرم افزار اکسس

ادغام جداول در query

نکته آخر که باید برای طراحی یک query در نظر داشته باشید، نحوه ادغام یا لینک جداول مورد نظر می باشد. زمانی که دو جدول را به query در برنامه اکسس اضافه می کنید، به صورت زیر در پنجره Object Relationship نشان داده خواهند شد:

آموزش نرم افزار اکسس

به خط اتصال دو جدول، خط ادغام (join line) گفته می شود. دقت کنید که این خطوط به صورت فلش می باشند. این فلش ها نشان می دهند که query، داده های دو جدول را چطور ارزیابی می کند.

در تصویر بالا، نوک فلش از سمت چپ به راست قرار گرفته و به این معنی می باشد که query، ابتدا داده های جدول سمت چپ را ارزیابی کرده، سپس به ارزیابی اطلاعات موجود در جدول سمت راست که مرتبط با داده های جدول سمت چپ می باشند، می پردازد.

جداول همیشه به این شکل ادغام نخواهند شد. گاهی اوقات برنامه اکسس ، جداول را از سمت راست به چپ ادغام خواهد کرد. در هر صورت، باید اطمینان حاصل کنید که جهت جداول مطابق با خواسته شما باشند تا اطلاعات مورد نظر خود را بتوانید بازیابی کنید.

در مثال نانوایی، قصد داریم مشتریانی که سفارش داشته اند را مشاهده کنیم، بنابراین به جدول مشتریان و جدول سفارشات نیاز داریم. به برخی از داده های موجود در این جداول نگاه کنید.

آموزش نرم افزار اکسس

وقتی به این لیست نگاه می کنید، متوجه چه چیزی می شوید؟ اول از همه، هر سفارش در جدول سفارشات به یک مشتری در جدول مشتریان متصل شده است. هرچند، در جدول مشتریان، کسانی که بیش از یک سفارش داشته اند به چندین رکورد در جدول سفارشات متصل شده اند و کسانی که هرگز سفارش نداشته اند، به هیچ رکوردی وصل نشده اند.

در نتیجه چه اتفاقی روی می دهد زمانی که برنامه اکسس داده ها را از سمت چپ به راست ارزیابی می کند؟

نرم افزار اکسس رکوردهای موجود در جدول سمت چپ یعنی جدول مشتریان را یک به یک بیرون می کشد.

آموزش نرم افزار اکسس

سپس رکوردهای موجود در جدول سمت راست که با داده های جدول سمت چپ مرتبط می باشند را بازیابی می کند.

آموزش نرم افزار اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش نرم افزار اکسس

از آنجایی که این ادغام با جدول مشتری آغاز شده است، بنابراین query حاوی رکوردهای تمام مشتریان می باشد از جمله کسانی که تاکنون سفارشی نداشته اند. ما به تمام این اطلاعات نیاز نداریم زیرا فقط به دنبال مشتریانی هستیم که از ما خرید کرده اند.

مطلب مرتبط:  آموزش تصویری اکسس -درس 6: مرتب سازی و فیلتر داده ها

برای رفع این مشکل کافیست که جهت خط اتصال را تغییر دهیم. اگر جداول را از راست به چپ ادغام کنیم، برنامه اکسس ابتدا سفارشات را از جدول راست بیرون خواهد کشید:

آموزش نرم افزار اکسس

سپس نرم افزار اکسس از جدول سمت چپ، رکوردهای مشتریانی که با سفارشات موجود در جدول راست منطبق می باشند را بازیابی خواهد کرد.

آموزش نرم افزار اکسس

اکنون اطلاعات مورد نیاز خود را در اختیار داریم: تمام مشتریانی که سفارش داشته اند. همانطور که مشاهده کردید، ما باید برای دستیابی به اطلاعات مورد نظر خود، جداول را به طور درست ادغام کنیم.

آموزش نرم افزار اکسس : ایجاد query از چندین جدول

پس از برنامه ریزی، اکنون می توانیم query را طراحی و اجرا کنیم.

برای ایجاد query از چندین جدول

  1. از تب Create در نوار ابزار، دستور Query Design را انتخاب کنید.

آموزش نرم افزار اکسس

۲. از کادر ارتباطی، جداول مورد نیاز خود را انتخاب کرده و بر روی Add کلیک کنید. برای انتخاب بیش از یک جدول می توانید کلید Ctrl در صفحه کلید خود را فشار داده و نگه دارید. در این مثال، جداول Customers و Orders انتخاب شده اند.

آموزش نرم افزار اکسس

۳. پس از اضافه کردن تمام جداول مورد نظر، بر روی Close کلیک کنید.

۴. جداول در پنجره Object Relationship ظاهر و با خط اتصال به هم لینک شده اند. برای ویرایش جهت اتصال، بر روی خط ادغام میان دو جدول، دوبار کلیک کنید.

آموزش نرم افزار اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش نرم افزار اکسس

۵. کادر ارتباطی Join Properties ظاهر خواهد شد. گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

  • انتخاب گزینه ۲: این گزینه برای ادغام چپ به راست مناسب می باشد.
  • انتخاب گزینه ۳: این گزینه برای ادغام راست به چپ مناسب می باشد. بر اساس داده های مورد نظر در نانوایی، این گزینه انتخاب می شود.

آموزش نرم افزار اکسس

۶. در پنجره جدول، بر روی اسامی فیلدهای مورد نظر خود دوبار کلیک کنید. آنها به قسمت design grid در پایین صفحه اضافه خواهند شد.

در این مثال، اکثر فیلدهای موجود در جدول مشتریان انتخاب خواهند شد: نام و نام خانوادگی، آدرس، شهر، ایالت، کد پستی و شماره تلفن. همچنین از جدول سفارشات، شماره شناسه را انتخاب می کنیم.

آموزش نرم افزار اکسس

۷. معیارهای مورد نظر خود را در فیلد criteria وارد کنید. در این مثال دو معیار داریم:

  • برای پیدا کردن مشتریانی که در Raleigh زندگی نمی کنند، در فیلد شهر (City)، معیار را به این صورت تایپ می کنیم:

Not in (“Raleigh”)

  • برای پیدا کردن شماره تلفن با پیش شماره ۹۱۹ در فیلد شماره تلفن معیار را به این صورت تایپ می کنیم: (“*۹۱۹”) Like.

آموزش نرم افزار اکسس

۸. بعد از تنظیم معیارها، از تب Design، بر روی دستور Run کلیک کنید.

آموزش نرم افزار اکسس

۹. نتایج جستجو در Datasheet view نشان داده خواهند شد. برای ذخیره نتایج بر روی دستور Save کلیک کنید. برای فایل خود نامی را انتخاب کرده و بر روی OK کلیک کنید.

آموزش نرم افزار اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس

آموزش نرم افزار اکسس

آموزش نرم افزار اکسس – درس ۸: نحوه ساخت query از چندین جدول در برنامه اکسس

ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:

gcflearnfree.org

آموزش نرم افزار اکسس ، برنامه اکسس ، نرم افزار اکسس 

اگر مطلب فوق به‌درد‌بخور است، با بقیه به اشتراک بگذارید تا از آن استفاده کنند:

مطالب مرتبط

Subscribe
اطلاع رسانی برای :
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها