آموزش قابلیتهای Track Changes و Comments در اکسل ۲۰۱۶
آموزش جامع اکسل ۲۰۱۶
ردیابی تغییرات و درج توضیحات در اکسل
در این درس از مجموعه درسهای آموزش جامع اکسل ۲۰۱۶ به دو قابلیت کاربردی این برنامه خواهیم پرداخت.
فرض کنیم کسی می خواهد فایل اکسل شما را اصلاح کند و یا در ویرایش آن مشارکت داشته باشد و شما می خواهید بدانید که چه تغییراتی انجام داده است. یا همچنین اگر از فایل خود پرینت گرفته باشید، ممکن است با یک خودکار قرمز اطلاعات سلول ها را تغییر دهید، غلطهای املایی را نشانه گذاری کنید یا در حاشیه های آن توضیحاتی را بنویسید. اکسل به شما این امکان را می دهد تا تمام این موارد را با استفاده از قابلیتهای ردیابی تغییرات (Track Changes) و درج توضیحات (Comments) به صورت الکترونیکی انجام دهید.
در صورت تمایل می توانید فایل اکسل زیر که مربوط به تمرین آموزش های همین درس می باشد را دانلود نموده و در ادامه آموزش جامع اکسل ۲۰۱۶ با ما باشید.
آموزش جامع اکسل
ردیابی تغییرات در فایل های اکسل (Track Changes)
اگر قابلیت ردیابی تغییرات را در اکسل فعال کنید، هر سلولی را که ویرایش نمایید، هایلایت شده و حاشیه ای در اطراف آن ظاهر می شود. در این وضعیت با انتخاب هر سلول، جزییات تغییرات انجام شده روی آن نمایش داده می شود. این ویژگی به شما و سایر کسانی که بر روی فایل اکسل کار می کنند، این امکان را می دهد تا قبل از اینکه تغییرات را به صورت دائمی اعمال کنید، ابتدا ببینید که چه چیزهایی تغییر خواهند کرد.
در تصویر زیر هر سلول ویرایش شده یک حاشیه آبی در اطراف خود دارد و یک مثلث کوچک در گوشه بالا- سمت چپ آن قرار گرفته است.
نکته: اگر برگه اکسل شما دارای جدول باشد، نمی توانید از قابلیت ردیابی تغییرات استفاده کنید. بنابراین ابتدا باید جداول خود را حذف کنید. برای حذف یک جدول، در زبانه Design روی دستور Convert to Range کلیک کنید.
روش فعال کردن قابلیت Track Changes
۱- در زبانه Review روی دستور Track Changes کلیک کرده و سپس از منوی کشویی Highlight Changes را انتخاب کنید.
۲- پنجره Highlight Changes ظاهر می شود. تیک گزینه Track changes while editing را فعال کنید. مطمئن شوید که گزینه Highlight changes on screen هم تیک دار بوده و سپس روی OK کلیک کنید.
۳- اگر پیغام زیر ظاهر شد روی OK کلیک کنید.
۴- قابلیت ردیابی تغییرات فعال خواهد شد. یک مثلث کوچک و همچنین یک حاشیه رنگی در اطراف هر سلولی که ویرایش کنید، ظاهر می شود. اگر چندین نفر بر روی فایل اکسل کار می کنند تغییرات هر شخص به رنگ متفاوتی در خواهد آمد.
۵- یکی از سلول های ویرایش شده را انتخاب کنید تا بتوانید خلاصه ای از تغییرات انجام شده روی آن را ببینید. در مثال زیر ما محتویات سلول D14 را از ” ? ” به ” Getting to know your team ” تغییر داده ایم.
نکته: زمانی که قابلیت ردیابی تغییرات را فعال می کنید، فایل اکسل شما بصورت خودکار به اشتراک گذاشته می شود. فایلهای به اشتراک گذاشته شده، در جایی که چندین کاربر بصورت همزمان بتوانند روی یک فایل اکسل کار کنند ذخیره می شوند، مثلا در محیط یک شبکه. اگرچه شما می توانید این ویژگی را روی کامپیوتر شخصی خود نیز فعال کنید.
لیست کردن تغییرات در یک برگه اکسل جداگانه
اکسل این امکان را به شما می دهد که تغییرات انجام شده در یک برگه اکسل را در برگه جداگانه دیگری مشاهده کنید، این قابلیت تاریخچه ردیابی تغییرات نامیده می شود. این تاریخچه، هر چیزی که در برگه اکسل شما تغییر کرده باشد را لیست می کند که می تواند شامل مقدار قدیمی سلول ها و مقدار حال حاضر آنها شود.
۱- برگه اکسل خود را ذخیره کنید.
۲- در زبانه Review روی دستور Track Changes کلیک کرده و سپس از منوی کشویی Highlight Changes را انتخاب کنید.
۳- پنجره Highlight Changes ظاهر می شود. تیک گزینه List changes on a new sheet را فعال کرده و سپس روی OK کلیک کنید.
۴- تغییرات ردیابی در یک برگه که نامش History می باشد فهرست می گردند.
نکته: برای حذف برگه تاریخچه از فایل اکسل، می توانید فایل اکسل را مجددا ذخیره کنید و یا در پنجره Highlight Changes ، تیک گزینه List changes on a new sheet را بردارید.
بررسی تغییرات جهت پذیرش یا رد آنها
قابلیت ردیابی تغییرات در واقع فقط پیشنهاد تغییر هستند و برای اعمال نهایی باید مورد پذیرش قرار گیرند. از طرف دیگر کسی که فایل اکسل را ایجاد کرده ممکن است با برخی از تغییراتی که دیگر کاربران روی فایل انجام داده اند، مخالف بوده و آن تغییرات را رد کند.
بعنوان مثال فرض کنید در یک اداره فایل اکسلی ایجاد کرده اید که با فعال کردن قابلیت ردیابی تغییرات، این فایل را با سایر همکاران برای کار روی آن در محیط شبکه به اشتراک می گذارید. به این ترتیب شما به عنوان مولف آن فایل می توانید ببینید که دیگران چه تغییراتی را روی فایل انجام می دهند و در نهایت این تغییرات را مورد پذیرش یا رد قرار دهید.
روش بررسی تغییرات جهت پذیرش یا رد
۱- در زبانه Review روی دستور Track Changes کلیک کرده و سپس از منوی کشویی Accept/Reject Changes را انتخاب کنید.
۲- اگر پیغام زیر ظاهر شد روی OK کلیک کنید تا فایل شما ذخیره شود.
۳- یک پنجره ظاهر می شود. مطمئن شوید که فیلد When تیک دار بوده و در کادر مقابل آن گزینه Not yet reviewed انتخاب شده باشد. سپس روی OK کلیک کنید.
۴- مجددا یک پنجره دیگر ظاهر می شود. به ازای هر تغییری که در فایل اکسل داده شده است روی Accept جهت پذیرش و یا Reject جهت رد آنها کلیک کنید. اکسل بصورت خودکار تک تک تغییرات را به شما نشان می دهد تا به بررسی همه آنها بپردازید.
۵- حتی بعد از بررسی تغییرات و تایید یا رد آنها، همچنان ردیابی تغییرات در برگه شما نمایش داده می شود. برای حذف آنها به طور کامل، باید قابلیت ردیابی تغییرات را غیرفعال کنید. در زبانه Review روی دستور Track Changes کلیک کرده و سپس از منوی کشویی Highlight Changes را انتخاب کنید.
۶- در پنجره باز شده، تیک گزینه Track changes while editing را برداشته و سپس روی OK کلیک کنید.
۷- برای تایید غیرفعال کردن ردیابی تغییرات، روی Yes کلیک کنید.
نکته: برای اینکه تمامی تغییرات انجام شده را بصورت یکجا تایید و یا رد کنید، در پنجره Accept or Reject Changes که در مرحله ۴ باز شد، روی Accept All برای پذیرش کلی و همینطور Reject All برای رد کردن کلی، کلیک کنید.
نکته: غیرفعال کردن قابلیت ردیابی تغییرات باعث می شود تمامی ردیابی های موجود در برگه اکسل شما از بین بروند. به این ترتیب شما دیگر نمی توانید تغییرات را مرور، تایید و یا رد کنید. در عوض کلیه تغییرات اعمال شده بصورت خودکار پذیرفته می شوند. بنابراین قبل از غیرفعال کردن این قابلیت، حتما یکبار تغییرات را بررسی کنید.
درج توضیحات یا کامنت گذاری در اکسل (Comments)
در ادامه آموزش جامع اکسل ۲۰۱۶ به تشریح قابلیت کامنت گذاری در اکسل می پردازیم. گاهی ممکن است بخواهید به جای ویرایش محتویات یک سلول، برای آن توضیحاتی را درج کنید. بعنوان مثال اگر بخواهید فایل اکسلی که ایجاد کرده اید را برای کسی بفرستید، ممکن است نیاز باشد راجع به بخش های مختلف فایل و نحوه کار با آن به فرد مقابل توضیحاتی بدهید. بنابراین با استفاده از قابلیت کامنت گذاری در اکسل، می توانید این توضیحات را برای هر سلولی که لازم باشد درج کنید.
نکته: اگرچه این قابلیت در ترکیب با قابلیت ردیابی تغییرات بکار می رود، اما برای استفاده از آن الزامی ندارید که ردیابی تغییرات را فعال کنید.
روش کامنت گذاری در اکسل
۱- سلولی که می خواهید کامنت یا همان توضیحات مدنظرتان در آن ظاهر شود، انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D17 را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Review روی دستور New Comment کلیک کنید.
۳- یک کادر برای وارد کردن توضیحات نمایان می شود. توضیحات مدنظر خود را تایپ کرده و سپس جایی خارج از کادر توضیحات کلیک کنید تا کادر توضیحات بسته شود.
۴- توضیحات به سلول اضافه می شود. زمانی که یک سلول دارای توضیحات باشد، در سمت راست – بالای آن سلول یک مثلث قرمز کوچک نمایان می شود.
۵- سلول را مجددا انتخاب کنید تا توضیحات را مشاهده نمایید.
ویرایش کامنت ها
۱- سلولی که دارای توضیح یا کامنت است و شما قصد ویرایش آن را دارید، انتخاب نمایید.
۲- در زبانه Review روی دستور Edit Comment کلیک کنید.
۳- کادر توضیحات ظاهر می شود. توضیحات مورد نظر خود را ویرایش کرده و سپس جایی خارج از کادر توضیحات کلیک کنید تا کادر توضیحات بسته شود.
نمایش یا مخفی کردن همه کامنت ها
۱- در زبانه Review روی دستور Show All Comments کلیک کنید تا همزمان همه توضیحات یا کامنت ها در برگه اکسل نمایان شوند.
۲- همه توضیحات نمایان می شوند. مجددا روی دستور Show All Comments کلیک کرده تا آنها را مخفی کنید.
نکته: شما همچنین می توانید انتخاب کنید که کدام یک از کامنت ها نمایش داده شده و کدام یک مخفی گردند. این قابلیت از طریق انتخاب سلول مورد نظر و سپس کلیک روی دستور Show/Hide Comment امکان پذیر است.
حذف یک کامنت
۱- سلولی که دارای توضیح یا کامنت است و شما قصد حذف آن را دارید، انتخاب نمایید. در این مثال ما سلول E13 را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Review و در گروه دستورات Comments روی دستور Delete کلیک کنید.
۳- کامنت مورد نظر حذف می شود.
تمرین عملی
۱- فایل اکسل زیر را جهت انجام تمرینات دانلود و سپس باز کنید.
۲- قابلیت ردیابی تغییرات (Track Changes) را فعال کنید.
۳- محتویات سلول D14 را به Rope Bridge Activity تغییر دهید.
۴- محتویات سلول E15 را به Julia تغییر دهید.
۵- فایل اکسل را ذخیره کنید.
۶- تغییرات انجام شده را در یک برگه جدید لیست کنید.
۷- مجددا به برگه Agenda Planner برگردید.
۸- به سلول E16 یک کامنت اضافه کنید که شامل snacks will be provided by the exec team باشد.
۹- زمانی که تمام تمرینات را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.
۱۰- همه تغییرات را مورد پذیرش قرار دهید (Accept All) و سپس قابلیت ردیابی تغییرات را غیرفعال کنید.
آموزش جامع اکسل ۲۰۱۶
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
