آموزش کار با اکسس –درس ۴: کار با جداول در برنامه اکسس
آموزش کار با اکسس – درس چهارم: نحوه کار با جداول در برنامه اکسس
در این قسمت از آموزش کار با اکسس قصد داریم به نحوه باز کردن جداول، ایجاد و ویرایش رکوردها و تغییر ظاهر جداول در برنامه اکسس بپردازیم.
در نرم افزار اکسس ، جداول مهمترین قسمت برنامه اکسس می باشند زیرا تمام داده ها و اطلاعات شما در جداول ذخیره می شوند. بنابراین مهم است که با نحوه استفاده از جداول آشنا شوید.
برای باز کردن جدول:
- پایگاه داده را باز کرده و پنجره راهنما را انتخاب کنید.
- از پنجره راهنما، جدول مورد نظر خود را انتخاب کنید. جداول با نماد
مشخص شده اند. - بر روی جدول مورد نظر دوبار کلیک کنید. جدول باز شده و به صورت تب در نوار ابزار سند ظاهر خواهد شد.
مشخص شده اند.
آشنایی با جداول
تمام جداول از ردیف های افقی و ستون های عمودی تشکیل شده اند که از تقاطع این ردیف ها و ستون ها، مستطیل های کوچکی به نام سلول تشکیل می شوند. در نرم افزار اکسس به ردیف، رکورد و به ستون، فیلد گفته می شود.
فیلد، داده ها را بر اساس نوع آنها سازماندهی می کند. نام هر فیلد را همچون یک سوال در نظر بگیرید که هر سلول پاسخی برای آن سوال می باشد.
رکورد واحدی از اطلاعات می باشد. هر سلول در هر ردیف، بخشی از اطلاعات را نشان می دهد. هر رکورد دارای شماره شناسه مخصوص به خود بوده که این شماره قابل تغییر نمی باشد.
در جداول، هر سلولی از داده ها شامل فیلد و رکورد می باشد. به عنوان مثال، اگر شما جدولی از اسامی و اطلاعات تماس داشته باشید، هر فرد یک رکورد از جدول خواهد بود و اطلاعات مربوط به آن فرد در یک فیلد مجزا در درون همان رکورد قرار می گیرد.
حرکت در درون جداول
برای حرکت بین رکوردها، می توانید از کلیدهای بالا و پایین روی کیبورد، حرکت نوار اسکرول به سمت بالا و پایین، و یا از فلش های موجود در نوار راهنمای رکورد که در پایین جدول قرار دارد، استفاده کنید.
شما همچنین می توانید با استفاده از کادر جستجو، هر رکوردی را سرچ کرده و پیدا کنید. نشانه گر را درون کادر جستجو قرار داده، کلمه مورد نظر خود را تایپ کرده و کلید Enter را فشار دهید. برای مشاهده رکوردهای دیگر که مطابق با جستجوی شما هستند، کلید Enter را دوباره فشار دهید.
برای حرکت بین فیلدها، می توانید از کلیدهای چپ و راست کیبورد یا حرکت نوار اسکرول به سمت چپ و راست استفاده کنید.
اضافه کردن رکورد و وارد کردن داده ها
وارد کردن داده در برنامه اکسس همانند وارد کردن داده در اکسل می باشد. برای کار با رکوردها، باید داده ها را در سلول ها وارد کنید.
برای اضافه کردن رکوردی جدید:
برای اضافه کردن رکورد در جدول، سه راه وجود دارد:
- از گروه Records در تب Home، بر روی دستور New کلیک کنید.
- از نوار راهنمای رکورد در پایین پنجره، بر روی New record کلیک کنید.
- زیر آخرین ردیف موجود، شروع به تایپ کنید.
گاهی اوقات وقتی اطلاعاتی را در یک رکورد وارد می کنید، پنجره ای ظاهر می شود که نشان می دهد اطلاعات وارد شده، نامعتبر می باشند.
این بدین معنی است فیلدی که با آن کار می کنید دارای قانون اعتبار سنجی می باشد که با داده شما همخوانی ندارد. بر روی OK کلیک کرده و با پیروی از دستورالعمل های گفته شده، داده خود را دوباره وارد کنید.
برای ذخیره رکورد:
نرم افزار اکسس طوری طراحی شده است که رکوردها را به صورت خودکار ذخیره می کند. پس از وارد کردن رکورد، می توانید رکوردی دیگر را انتخاب کرده یا جدول را ببندید و برنامه اکسس رکورد را ذخیره خواهد کرد.
هرچند، شاید بخواهید در شرایطی خاص، رکورد را به صورت دستی ذخیره کنید. برای مثال، اگر بخواهید یک رکورد موجود را ویرایش کنید، می توانید برای ذخیره تغییرات، آن را به صورت دستی ذخیره کنید.
- از تب Home، گروه Records را انتخاب کنید.
- بر روی دستور Save کلیک کنید. رکورد ذخیره خواهد شد.
ویرایش رکوردها
برای ویرایش هر رکورد، می توانید بر روی آن کلیک کرده و تغییرات خود را تایپ کنید. هرچند، نرم افزار اکسس این امکان را به شما می دهد تا کلمه مورد نظر خود را از میان چندین رکورد، جستجو کرده و آنها را جایگزین کرده و یا بتوانید به طور کامل رکوردها را حذف کنید.
برای جایگزینی یک کلمه در رکورد:
شما می توانید با استفاده از Find and Replace، یک کلمه را در چندین رکورد به طور هم زمان ویرایش کنید.
- از تب Home، گروه Find را انتخاب کنید.
- بر روی دستور Replace کلیک کنید. کادر ارتباطی Find and Replace ظاهر خواهد شد.
۳. در فیلد Find What، کلمه مورد نظر خود را تایپ کنید، سپس در قسمت Replace With، کلمه جایگزین را وارد کنید. در مثال زیر، کلمه Autumn جایگزین Fall شده است.
۴. بر روی فلش Look In کلیک کرده و ناحیه جستجوی خود را انتخاب کنید.
- با انتخاب Current Field، جستجوی خود را محدود به فیلد فعلی می کنید.
- با انتخاب Current Document، تمام جدول جستجو خواهد شد.
۵. بر روی فلش Match کلیک کنید تا انواع مختلف جستجو نشان داده شوند.
- با انتخاب Any Part of Field، عبارت مورد نظر شما در هر قسمتی از سلول مورد جستجو قرار خواهد گرفت.
- با انتخاب Whole Field، سلول هایی که دقیقا مطابق با عبارت شما باشند، جستجو خواهند شد.
- با انتخاب Beginning of Field، سلول هایی که با عبارت شما شروع شده باشند، مورد جستجو قرار خواهند گرفت.
۶. بر روی Find Next کلیک کنید. اگر عبارت مورد نظر شما پیدا شود، عبارت نشان داده خواهد شد.
۷. برای جایگزین کردن کلمه، بر روی Replace کلیک کنید.
۸. برنامه اکسس به سراغ عبارت بعدی خواهد رفت. پس از اتمام کار، برای بستن کادر ارتباطی بر روی Cancel کلیک کنید.
با استفاده از گزینه Replace All، امکان دارد مواردی تغییر کنند که قصد تغییر آنها را نداشته اید. در مثال زیر، کلمه fall به معنی فصل پاییز نمی باشد، بنابراین نمی توان آن را با کلمه Autumn جایگزین کرد.
برای حذف یک رکورد:
- با کلیک بر روی حاشیه خاکستری رنگ که در سمت چپ رکورد قرار گرفته است، کل رکورد را انتخاب کنید.
۲. از تب Home، گروه Records را انتخاب کنید.
۳. بر روی دستور Delete کلیک کنید.
۴. کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. بر روی Yes کلیک کنید.
۵. رکورد برای همیشه حذف خواهد شد.
اگر رکوردی را حذف کنید، شماره شناسه رکوردهای دیگر تغییر نخواهند کرد. برای مثال، اگر رکورد ۲۱۳ را در جدول حذف کنید، توالی شماره شناسه های رکورد به این صورت خواهد شد: ۲۱۲، ۲۱۴، ۲۱۵.
اصلاح و تغییر ظاهر جداول
برنامه اکسس روش های مختلفی برای تغییر ظاهر جداول، از جمله تغییر اندازه ردیف ها و فیلد ها و همچنین پنهان کردن موقت اطلاعات، در اختیار شما قرار می دهد.
تغییر اندازه فیلدها و ردیف ها
اگر فیلدها و ردیف ها نسبت به اطلاعات موجود در آنها بسیار کوچک یا بزرگ باشند، می توانید آنها را تغییر دهید به طوری که تمام نوشته در آنها نشان داده شود.
برای تغییر اندازه یک فیلد:
- نشانه گر را بر روی خط حاشیه ای سمت راست هر عنوان فیلد قرار دهید. ماوس به صورت یک فلش دوطرفه درخواهد آمد.
۲. برای افزایش عرض فیلد، خط حاشیه ای را به سمت راست و برای کاهش، آن را به سمت چپ بکشید. عرض فیلد تغییر خواهد کرد.
برای تغییر اندازه ردیف:
- نشانه گر را بر روی خط حاشیه پایین در ناحیه خاکستری موجود در سمت چپ ردیف قرار دهید. ماوس به صورت یک فلش دوطرفه درخواهد آمد.
۲. برای افزایش ارتفاع ردیف، خط حاشیه را به سمت پایین و برای کاهش، خط حاشیه را به سمت بالا بکشید. ارتفاع ردیف تغییر خواهد کرد.
پنهان کردن فیلد ها
شما می توانید فیلد هایی که به آنها نیاز ندارید را پنهان کنید. داده های درون یک فیلد پنهان شده، همچنان از طریق فرم، جستجو، گزارش و جداول مربوطه قابل دسترسی می باشند.
برای پنهان کردن یک فیلد:
- بر روی عنوان فیلد راست کلیک کرده و سپس گزینه Hide Fields را انتخاب کنید.
۲. فیلد پنهان خواهد شد.
برای آشکار کردن فیلد، باید آن را از حالت پنهان خارج کنید. بر روی عنوان فیلد راست کلیک کرده و سپس گزینه Unhide Fields را انتخاب کنید.
کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. فیلد هایی که می خواهید دوباره نشان داده شوند را فعال کرده سپس بر روی Close کلیک کنید.
فرمت دهی جداول
رنگ های متناوب ردیف
به طور پیش فرض، پس زمینه هر ردیف در جدول برنامه اکسس مقداری تیره تر از ردیف های بالایی و پایینی می باشد. این امر خوانایی جدول را راحت تر می کند.
برای تغییر رنگ های متناوب ردیف:
- از تب Home، گروه Text Formatting را انتخاب کرده و بر روی فلش Alternate Row Color کلیک کنید.
۲. از فهرست موجود، رنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید، یا گزینه No Color را انتخاب کنید تا رنگ بندی متناوب ردیف ها حذف شود.
۳. رنگ بندی ردیف تغییر خواهد کرد.
تغییر خطوط حاشیه ای
برنامه اکسس این امکان را به شما می دهد تا با افزودن خطوط حاشیه ای بتوانید خوانایی داده های خود را آسان تر کنید. خطوط حاشیه به خطوط نازکی گفته می شود که بین هر سلول، ردیف و ستون قرار گرفته اند.
به طور پیش فرض، خطوط حاشیه ای خاکستری تیره هستند و در هر طرف سلول قرار گرفته اند، اما می توانید رنگ آنها را تغییر داده و خطوط اضافی را پنهان کنید.
برای سفارشی کردن خطوط حاشیه ای:
- از تب Home، گروه Text Formatting را انتخاب کرده و بر روی فلش Gridlines کلیک کنید.
۲. خطوط حاشیه ای مورد نظر خود را انتخاب کنید. می توانید برای ردیف ها از خطوط افقی، برای ستون ها از خطوط عمودی استفاده کرده و یا از هیچ کدام از آنها استفاده نکنید.
۳. خطوط حاشیه ای در جدول به روز خواهند شد.
سایر امکانات قالب بندی
برای مشاهده دیگر گزینه های قالب بندی، بر روی فلش Datasheet Formatting در گوشه راست گروه Text Formatting کلیک کنید.
کادر ارتباطی چندین گزینه قالب بندی از جمله تغییر رنگ پس زمینه، رنگ خطوط حاشیه ای، و فرمت خط و حاشیه سلول ها را به شما ارائه می دهد. همچنین می توانید قبل از اعمال تغییرات بر روی جدول، نمونه ای از جدول تغییر یافته خود را مشاهده کنید.
آموزش کار با اکسس – درس چهارم: نحوه کار با جداول در برنامه اکسس
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
