آموزش کار با اکسس -درس ۵: استفاده از فرم
آموزش کار با اکسس – درس ۵: نحوه کار با فرم در برنامه اکسس
در این قسمت از آموزش کار با اکسس ، به نحوه کار و استفاده از فرم ها در برنامه اکسس می پردازیم.
اگر چه شما می توانید داده های خود را به طور مستقیم وارد جداول پایگاه داده اکسس کنید، اما با استفاده از فرم ها، کار شما راحت تر می شود.
با استفاده از فرم ها می توان مطمئن بود که داده ها در مکان و فرمت مناسبی وارد شده اند.
در این درس از آموزش کار با اکسس ، به مزایای استفاده از فرم ها در پایگاه داده اکسس و بررسی نمونه هایی از فرم های مختلف و اجزای فرم می پردازیم. در پایان، شما با نحوه استفاده از فرم ها برای وارد کردن رکوردهای جدید و مشاهده و ویرایش رکوردهای موجود آشنا خواهید شد.
چرا از فرم ها استفاده کنیم؟
زمانی که داده های خود را درون یک فرم در برنامه اکسس وارد می کنید، داده ها دقیقا در جداول مرتبط با خودشان قرار می گیرند.
اگرچه وارد کردن داده ها در جداول نسبتا ساده به نظر می رسد، اما ثبت داده ها پیچیده خواهد شد زمانی که شروع به پر کردن جداول با رکوردهای موجود در دیگر قسمت های پایگاه داده بکنید.
به عنوان مثال، جدول سفارشات در یک پایگاه داده نانوایی می تواند به اطلاعات مربوط به مشتریان، محصولات و قیمت ها مرتبط شود. برای مثال، در جدول سفارشات زیر، فیلد شناسه مشتری به جدول مشتری ها لینک شده است.
آموزش کار با اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
در واقع، برای مشاهده کل سفارش، شما باید به جدول اقلام سفارش نیز نگاه کنید.
رکوردها در این جداول شامل شماره شناسه ی رکوردهای دیگر جداول می باشند. شما تنها با نگاه کردن به این رکوردها متوجه چیزی نخواهید شد، زیرا شماره شناسه ها اطلاعات زیادی در مورد داده های خود به شما نمی دهند.
همچنین از آنجایی که شما باید برای مشاهده یک سفارش، به دو جدول نگاه کنید، مکن است برای پیدا کردن اطلاعات صحیح با مشکل مواجه شوید.
فرم زیر مشابه داده های گفته شده در بالا می باشد:
همان طور که مشاهده می کنید، این رکورد زمانی که درون یک فرم قرار می گیرد، قابل فهم تر می باشد. همچنین در این حالت، تغییر و اصلاح رکورد نیز ساده تر خواهد بود، زیرا شما برای وارد کردن اطلاعات جدید، نیازی به دانستن شماره شناسه نخواهید داشت.
با استفاده از فرم ها دیگر نیازی ندارید که بین جداول جستجو کنید، زیرا فرم ها تمام اطلاعات مورد نیاز شما را در یک مکان قرار می دهند.
آموزش کار با اکسس : نحوه کار با فرم ها
برای باز کردن یک فرم:
- پایگاه داده اکسس را باز کرده و پنجره راهنما را باز کنید.
- از پنجره راهنما، فرم مورد نظر خود را انتخاب کنید. فرم ها با نماد
مشخص شده اند. - بر روی فرم مورد نظر دوبار کلیک کنید. فرم باز شده و به صورت تب در نوار ابزار سند ظاهر خواهد شد.
مشخص شده اند.
ثبت و تغییر داده ها
بسته به پایگاه داده ای که از آن استفاده می کنید، فرم ها ممکن است شامل ابزار و امکانات خاصی باشند که می توانید با کلیک کردن بر روی یک کلید، دستورهای خود را اجرا کنید.
نمونه هایی از این ابزار ها را در قسمت بعدی مشاهده خواهید کرد. هرچند، مهم نیست که با چه نوع فرمی کار می کنید، شما می توانید برای اجرای دستورات خود از روش های گفته شده استفاده کنید.
برای اضافه کردن یک رکورد جدید:
برای اضافه کردن رکورد جدید به درون یک فرم، دو روش وجود دارد:
- از گروه Records در تب Home، بر روی دستور New کلیک کنید.
- از نوار راهنمای رکورد در پایین پنجره، کلید New Record را فشار دهید.
نحوه پیدا کردن یک رکورد برای مشاهده یا ویرایش:
دو روش برای یافتن و مشاهده یک رکورد با استفاده از یک فرم وجود دارد که در هر دو روش از نوار راهنمای موجود در پایین صفحه استفاده می شود:
- برای مشاهده رکوردها در یک زمان، بر روی فلش های راهنما کلیک کنید. فلش سمت راست، رکورد بعدی و فلش سمت چپ، رکورد قبلی را نشان می دهد.
آموزش کار با اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
- برای جستجوی یک رکورد، کلمه مورد نظر خود را در کادر جستجو تایپ کنید.
برای ذخیره رکورد فعلی:
- گروه Records در تب Home را انتخاب کنید.
- بر روی دستور Save کلیک کنید. رکورد ذخیره خواهد شد.
برای حذف رکورد فعلی:
- گروه Records در تب Home را انتخاب کنید.
- بر روی دستور Delete کلیک کنید.
۳. کادر ارتباطی ظاهر خواهد شد. بر روی Yes کلیک کنید.
۴. رکورد برای همیشه حذف خواهد شد.
استفاده از امکانات فرم
بسته به محتوا و طرح یک فرم، پر کردن و تکمیل فرم ها متفاوت خواهد بود. فرم های موجود در پایگاه داده اکسس شما ممکن است شبیه نمونه های زیر باشد.
برخی از فرم ها ممکن است گزینه های بیشتری نیز داشته باشند از جمله، کلید های تقویم، لیست های کشویی، کادرهای تایید، زیرمجموعه ها و جداول تعبیه شده.
آموزش کار با اکسس ، برنامه اکسس ، پایگاه داده اکسس
آموزش کار با اکسس – درس ۵: نحوه کار با فرم در برنامه اکسس
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
