آموزش اکسل ۲۰۱۶ – درس سوم: ایجاد و باز کردن کتاب کار
آموزش اکسل ۲۰۱۶ :
ایجاد و باز کردن کتاب کار (Workbook) در اکسل
فایلهای اکسل، کتاب کار یا همان ورک بوک نامیده می شوند. هر زمان که شما یک پروژه جدید را در اکسل شروع می کنید، باید یک کتاب کار جدید ایجاد کنید. روشهای مختلفی برای ایجاد کتاب کار و باز کردن فایل اکسل وجود دارد. شما امکان این را دارید که یک کتاب کار کاملا خالی را ایجاد کنید و یا اینکه از روی الگوهای پیش فرض موجود در اکسل یک نمونه را انتخاب نمایید و یا کتاب کاری را که قبلا ایجاد کرده اید ویرایش نموده و به بازیابی فایل اکسل بپردازید. بنابراین در ادامه آموزش اکسل ۲۰۱۶ با تشریح تمامی این موارد با ما باشید.
آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، OneDrive چیست ، باز کردن فایل اکسل ، بازیابی فایل اکسل ، نمونه فایل اکسل
OneDrive چیست ؟
هر زمان که شما قصد باز کردن یا ذخیره یک کتاب کار را داشته باشید، می توانید از OneDrive استفاده کنید، که سرویس ذخیره سازی آنلاین فایلها به کمک حساب مایکروسافت شما است. برای آشنایی بیشتر با ویژگیهای این قابلیت روی OneDrive چیست کلیک کنید.
ایجاد یک کتاب کار جدید
۱- بر روی File کلیک کنید تا محیط پشت صحنه اکسل (Backstage view) ظاهر شود.
۲- ابتدا روی New و سپس Blank workbook کلیک کنید.
۳- کتاب کار جدید باز خواهد شد.
باز کردن کتاب کار موجود
در آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، علاوه بر ایجاد کتاب کار جدید، شما اغلب نیاز به باز کردن کتاب کاری که قبلا ذخیره شده است خواهید داشت. برای اینکار مراحل زیر را انجام دهید:
۱- از طریق file وارد محیط پشت صحنه اکسل (Backstage view) شوید و روی Open کلیک کنید.
۲- ابتدا روی Computer و سپس Browse کلیک کنید. همچنین می توانید از طریق OneDrive برای باز کردن فایل های ذخیره شده در OneDrive خود اقدام کنید.
۳- پنجره باز کردن فایلهای ویندوز ظاهر می شود، کتاب کار موجود خود را انتخاب کرده و سپس روی Open کلیک کنید.
اگر اخیرا کتاب کار مورد نظر را باز کرده اید، به جای جستجوی فایل، می توانید از گزینه Recent استفاده نمایید.
سنجاق (پین) کردن کتاب کار
اگر شما اغلب با یک کتاب کار یا فایل اکسل بطور مداوم سروکار داشته باشید می توانید آن را در قسمت Backstage view سنجاق کنید، تا سریعتر بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید.
برای اینکار مراحل زیر را دنبال کنید:
۱- به Backstage view رفته و سپس روی Open کلیک کنید. کتاب کارهایی که آنها را اخیرا ویرایش کرده و بازیابی فایل اکسل انجام داده اید، نمایش داده می شوند.
۲- ماوس را روی کتاب کار مد نظرتان ببرید، در این حالت یک آیکون سنجاق (پین) مانند شکل زیر ظاهر می شود. بر روی آن کلیک کنید.
۳- کتاب کار سنجاق شده، برای همیشه در قسمت Recent باقی می ماند. برای خارج کردن کتاب کار از حالت پین شده، مجددا بر روی آیکون سنجاق کلیک نمایید.
استفاده از الگوهای آماده (Templates)
الگوی آماده، در واقع یک فایل اکسل از قبل آماده شده بصورت پیش فرض است که شما می توانید از آن برای ایجاد سریعتر یک کتاب کار جدید استفاده کنید. الگوهای آماده معمولا قالبهای از پیش طراحی شده یا فرمولهای از پیش نوشته شده را شامل می شوند که می توانند در زمان طراحی و ایجاد و باز کردن فایل اکسل جدید باعث صرفه جویی در وقت و افزایش بهره وری گردند.
روش ایجاد یک کتاب کار جدید از روی الگوی آماده
۱- بر روی File کلیک کنید تا وارد قسمت Backstage view شوید.
۲- گزینه New را انتخاب کنید. چندین الگوی آماده در زیر گزینه Blank workbook قابل مشاهده می باشند.
۳- یکی از الگوها را برای بررسی آن انتخاب کنید.
۴- پیش نمایش الگوی آماده همراه با اطلاعاتی در مورد کاربرد و نحوه استفاده از الگو نمایش داده می شود.
۵- روی Create کلیک کنید.
۶- یک کتاب کار جدید مشابه الگوی انتخاب شده ایجاد می گردد.
نکته: برای انتخاب الگوی آماده علاوه بر روش بالا میتوانید از طریق category و یا از نوار جستجو برای پیدا کردن الگویی خاص تر استفاده کنید.
لازم به ذکر است که تمامی این الگوها توسط شرکت مایکروسافت طراحی نشده اند. بسیاری از آنها توسط شرکتها و یا اشخاص دیگر ایجاد می شوند، بنابراین طبیعی است که با توجه به طراح الگو ممکن است برخی از آنها کیفیت بهتر یا بدتری داشته باشند.
حالت سازگاری (Compatibility Mode)
قابلیتی دیگر در ادامه آموزش اکسل ۲۰۱۶ ، حالت سازگاری می باشد. گاهی اوقات ممکن است نیاز باشد تا بر روی کتاب کار یا ورک بوکی کار کنید که با نسخه های قدیمی تر اکسل مانند Excel 2003 و یا Excel 2000 ایجاد شده اند. وقتی این نوع فایلها را باز می کنید، در اکسل ۲۰۱۶ آنها در حالت سازگاری (Compatibility Mode) ظاهر می شوند.
در این حالت برخی از ویژگیهای اکسل ۲۰۱۶ که در نسخه های قدیمی وجود نداشتند، غیر فعال می شوند. بعنوان مثال اگر کتاب کاری را که در اکسل ۲۰۰۳ طراحی کرده اید در اکسل ۲۰۱۶ باز کنید، فقط می توانید از تب ها و دستوراتی که در اکسل ۲۰۰۳ وجود داشته اند استفاده کنید.
تصویر زیر حالت سازگاری را نشان میدهد. همانطور که در تصویر می بینید برخی امکانات به رنگ خاکستری در آمده اند که در واقع غیر فعال هستند و نمی توانید از آنها استفاده کنید.
برای خروج از حالت سازگاری، شما باید کتاب کار را به نسخه فعلی تبدیل کنید. هر چند اگر با شخص دیگری که نسخه قدیمی تری دارد روی یک فایل کار می کنید، بهتر است که روی حالت سازگاری باقی بماند و از تبدیل کردن فایل اکسل به نسخه ۲۰۱۶ پرهیز کنید.
تبدیل فایلهای اکسل نسخه های قدیمی به نسخه ۲۰۱۶
اگر می خواهید دسترسی به تمام ویژگی های اکسل ۲۰۱۶ داشته باشید، می توانید کتاب کار را به فرمت نسخه ۲۰۱۶ تبدیل کنید.
نکته: توجه داشته باشید که تبدیل یک فایل ممکن است باعث به هم ریختن قالب فایل اصلی شما گردد.
۱- با کلیک بر روی File وارد Backstage view شوید.
۲- دستور Convert را پیدا و انتخاب کنید.
۳- پنجره Save As ظاهر خواهد شد. محلی را که می خواهید کتاب کار تبدیل شده در آنجا ذخیره شود انتخاب نمایید، یک نام برای کتاب کار انتخاب نموده و در نهایت بر روی Save کلیک کنید.
۴- کتاب کار یا فایل اکسل تان به نسخه ۲۰۱۶ تبدیل خواهد شد.
تمرین عملی آموزش اکسل ۲۰۱۶
۱- نمونه فایل اکسل زیر را برای تبدیل فرمت دانلود کنید.
۲- فایل دانلود شده را باز کنید. توجه داشته باشید که این فایل در حالت سازگاری باز می شود. حال آن را به فرمت اکسل ۲۰۱۶ تبدیل کنید. یک پنجره باز خواهد شد و از شما می خواهد تا برای فعال شدن ویژگیهای اکسل ۲۰۱۶ یکبار فایل را ببندید و دوباره باز کنید. بر روی yes کلیک کنید.
۳- در قسمت Backstage view یک فایل یا پوشه را سنجاق (pin) نمایید.
آموزش اکسل ۲۰۱۶
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
