نحوه مرتب سازی داده ها – سورت در اکسل ۲۰۱۶
سورت در اکسل ۲۰۱۶
در این درس از مجموعه آموزش های اکسل ۲۰۱۶ به نحوه مرتب سازی در اکسل می پردازیم. هر چقدر محتویات بیشتری در یک برگه اکسل وارد کنید، سازماندهی این اطلاعات بسیار مهمتر خواهد شد. با استفاده از قابلیت مرتب سازی داده ها یا همان سورت در اکسل ۲۰۱۶ (Sort) شما به سرعت می توانید یک برگه اکسل را سازماندهی کنید.
بعنوان مثال می توانید مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل را برای لیستی از شماره تلفن های اشخاص انجام دهید. محتوای یک برگه اکسل را می توان بر اساس حروف الفبا، ترتیب اعداد و بسیاری از روش های دیگر مرتب سازی کرد.
در صورت تمایل می توانید فایل اکسل زیر که مربوط به تمرین آموزش های همین درس می باشد را دانلود نموده و در ادامه نحوه مرتب سازی در اکسل ۲۰۱۶ با ما باشید.
نحوه مرتب سازی در اکسل ، سورت در اکسل ۲۰۱۶ ، مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل ، سورت نشدن در اکسل ، نحوه سورت بندی در اکسل ، sort کردن در اکسل
انواع سورت در اکسل ۲۰۱۶
هنگام سورت در اکسل مهم است ابتدا تصمیم بگیرید که آیا می خواهید مرتب سازی را بر روی کل برگه اعمال کنید و یا بر روی یک دامنه سلولی خاص اعمال نمایید.
- مرتب سازی روی کل برگه : این روش تمام داده های موجود در برگه اکسل شما را بر اساس یک ستون مرتب سازی می کند و اطلاعات سطر مرتبط با ستون مرتب سازی شده، همراه آن ستون نگهداری می شود. در مثال زیر، روی ستون Contact Name (ستون A) مرتب سازی بر اساس حروف الفبا در اکسل انجام شده است.
- مرتب سازی روی دامنه ی سلولی: این روش بخصوص هنگام کار با برگه هایی که حاوی جداول هستند، بسیار مفید خواهد بود. مرتب سازی یک دامنه سلولی بر روی محتویات خارج از دامنه سلولی انتخاب شده تاثیری نخواهد داشت.
مرتب سازی روی کل برگه اکسل
در مثال زیر لیست سفارش تی شرت را بر اساس حرف الفبای نام خانوادگی سفارش دهنده (ستون C) مرتب خواهیم کرد.
۱- یکی از سلول های ستونی که قصد مرتب سازی آن را دارید، انتخاب کنید. در این مثال ما سلول C2 را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Data روی دستور A-Z برای مرتب سازی از A تا Z و یا دستور Z-A برای مرتب سازی از Z تا A ، کلیک کنید. در این مثال ما دستور A-Z را انتخاب می کنیم.
۳- برگه اکسل بر اساس ستون انتخاب شده مرتب خواهد شد. در مثال ما برگه اکسل بر اساس ستون Last Name مرتب می شود.
سورت کردن در اکسل روی دامنه ی سلولی
یکی از روشهای سورت در اکسل ۲۰۱۶ ، مرتب سازی روی دامنه ی سلولی است که با یک مثال در زیر با ساز و کار آن آشنا می شویم:
۱- دامنه سلولی که قصد دارید مرتب سازی روی آن انجام شود را انتخاب کنید. در این مثال ما دامنه سلولی G2:H6 را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Data روی دستور Sort کلیک کنید.
۳- پنجره sort کردن در اکسل ظاهر خواهد شد. در این پنجره و در فیلد Column ستونی که می خواهید مرتب سازی روی آن انجام شود را انتخاب کنید. در این مثال ما می خواهیم مرتب سازی بر اساس تعداد سفارش تی شرت انجام گیرد، بنابراین ستون Orders را انتخاب می کنیم.
۴- در فیلد Order از پنجره Sort انتخاب کنید که به چه شیوه ای (صعودی یا نزولی) مرتب سازی انجام گیرد. در این مثال ما گزینه Largest to Smallest (از بزرگ به کوچک) را انتخاب می کنیم.
۵- روی OK کلیک کنید.
۶- دامنه سلولی بر اساس ستون انتخاب شده مرتب می شود. در مثال ما ستون Orders از بزرگ به کوچک مرتب می گردد. توجه کنید که در این روش محتویات خارج از دامنه سلولی انتخاب شده هیچ تغییری نخواهند کرد.
سورت نشدن در اکسل : اگر در یک برگه اکسل، داده های شما به درستی مرتب سازی نمی شوند، آنها را با دقت بررسی کرده و مطمئن شوید که صحیح وارد شده اند. حتی یک کاراکتر خیلی کوچک که شاید به چشم هم نیاید در مرتب سازی تاثیر می گذارد. در مثال زیر ما یک خط تیره (-) را در سلول A18 فراموش کرده ایم که باعث شده است تا مرتب سازی به درستی انجام نگرفته و عامل اصلی سورت نشدن در اکسل باشد.
سورت در اکسل ۲۰۱۶ به صورت سفارشی
گاهی اوقات ممکن است متوجه شوید که گزینه های مرتب سازی پیش فرض موجود در اکسل نمی توانند عمل مرتب سازی دلخواه شما را انجام دهند. خوشبختانه اکسل این امکان را به شما می دهد تا یک لیست سفارشی ایجاد کرده و نحوه مرتب سازی در اکسل را به شیوه خاص خودتان در آن اعمال کنید.
روش ایجاد یک مرتب سازی سفارشی
در مثال زیر ما می خواهیم برگه اکسل را بر اساس سایز تی شرت (ستون D) مرتب کنیم. استفاده از گزینه های پیش فرض اکسل جهت مرتب سازی باعث می شود که سایزها به ترتیب حروف الفبا مرتب شوند، که کاملا نادرست است. بنابراین یک لیست سفارشی ایجاد می کنیم تا تی شرت ها را از کوچکترین سایز به بزرگترین سایز مرتب کند.
۱- یکی از سلول های ستونی که قصد مرتب سازی آن را دارید، انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D2 را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Data روی دستور Sort کلیک کنید.
۳- پنجره sort کردن در اکسل ظاهر خواهد شد. در این پنجره و در فیلد Column ستونی که می خواهید مرتب سازی روی آن انجام شود را انتخاب کرده و سپس در فیلد Order گزینه …Custom List را جهت مرتب سازی سفارشی انتخاب نمایید. در این مثال ما می خواهیم مرتب سازی بر اساس سایز تی شرت انجام گیرد.
۴- پنجره Custom Lists ظاهر خواهد شد. گزینه NEW LIST را از جعبه Custom Lists انتخاب کنید.
۵- نحوه سورت در اکسل ۲۰۱۶ خود را بصورت دستی در جعبه List entries تایپ کنید. در این مثال ما می خواهیم برگه اکسل را بر اساس سایز تی شرت از سایز کوچک به بزرگ مرتب کنیم، بنابراین به ترتیب Large ،Medium ،Small و X-Large را تایپ می کنیم. فقط بخاطر داشته باشید که بعد از تایپ هر کدام از گزینه ها، یکبار کلید اینتر را بفشارید.
۶- روی Add کلیک کنید تا این نوع مرتب سازی ذخیره گردد. این ترتیب جدید به گزینه های جعبه Custom lists اضافه می شود. مطمئن شوید که در جعبه Custom lists لیست جدیدی که ایجاد کردید، انتخاب شده باشد و سپس روی OK کلیک کنید.
۷- پنجره Custom Lists بسته می شود. در پنجره Sort روی Ok کلیک کنید تا مرتب سازی سفارشی شما اعمال گردد.
۸- برگه اکسل بصورت سفارشی سورت بندی می گردد. در این مثال اکنون برگه اکسل بر اساس سایز تی شرت از سایز کوچک به بزرگ مرتب سازی شده است.
سطوح مرتب سازی
اگر شما نیاز به کنترل بیشتری بر نحوه مرتب سازی اطلاعات خود دارید، می توانید چندین سطح را به هر نوع مرتب سازی اضافه کنید. این نحوه سورت بندی در اکسل به شما اجازه می دهد تا داده های خود را بر اساس بیش از یک ستون مرتب کنید.
روش اضافه کردن یک سطح مرتب سازی
در مثال زیر ما برگه اکسل را ابتدا بر اساس سایز تی شرت (ستون D) و سپس بر اساس شماره کلاس هر دانش آموز (ستون A) مرتب می کنیم.
۱- یکی از سلول های ستونی که قصد مرتب سازی آن را دارید، انتخاب کنید. در این مثال ما سلول A2 را انتخاب می کنیم.
۲- در زبانه Data روی دستور Sort کلیک کنید.
۳- پنجره Sort ظاهر خواهد شد. در این پنجره و در فیلد Column اولین ستونی که می خواهید مرتب سازی روی آن انجام شود را انتخاب کنید. در این مثال ما ستون T-Shirt Size (ستون D) را انتخاب می کنیم. در فیلد Order جهت سورت در اکسل ۲۰۱۶ به صورت سفارشی همان گزینه ای که در مثال قبل ایجاد کردیم، را انتخاب می کنیم.
۴- روی Add Level کلیک کنید تا ستون بعدی را برای مرتب سازی مشخص کنید.
۵- ستون بعدی جهت مرتب سازی را انتخاب کرده و سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال ما ستون #Homeroom (ستون A) را انتخاب می کنیم.
۶- برگه اکسل بر اساس ترتیبهای انتخاب شده مرتب می گردد. در این مثال مرتب سازی بر اساس سایز تی شرت (ستون D) اعمال شده و سپس هر گروه از سایزها به ترتیب شماره کلاس هر دانش آموز (ستون A) مرتب می شود.
نکته: در یک مرتب سازی چند سطحی، چینش سطوح را به سادگی و با استفاده از دکمه های Move Up و Move Down می توانید تغییر دهید.
تمرین عملی سورت در اکسل ۲۰۱۶
۱- فایل اکسل زیر را جهت انجام تمرینات دانلود و سپس باز کنید.
۲- برگه Challenge را انتخاب کنید.
۳- یک مرتب سازی سفارشی چند سطحی ایجاد کنید که ابتدا ستون Grade را از کوچکتر به بزرگتر (Smallest to Largest) و سپس ستون Camper Name را از A به Z مرتب کند.
۴- در قسمت Additional Information یک مرتب سازی بر اساس ستون Counselor (ستون H) از A به Z ایجاد کنید.
۵- زمانی که تمام تمرینات را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.
سورت در اکسل ۲۰۱۶
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
