نحوه فیلتر کردن داده ها در اکسل ۲۰۱۶
فیلتر کردن در اکسل
چگونه در اکسل فیلتر کنیم ؟
هنگام کار با حجم زیادی از داده ها در اکسل، پیدا کردن اطلاعات مورد نظرتان ممکن است مشکل و زمان بر باشد. روش فیلتر کردن در اکسل برای محدود کردن داده ها استفاده شده و به شما این امکان را می دهد که فقط اطلاعاتی که نیاز دارید را مشاهده کنید.
در صورت تمایل می توانید فایل اکسل زیر که مربوط به تمرین آموزش های همین درس می باشد را دانلود نموده و در ادامه آموزش فیلتر در اکسل ۲۰۱۶ و اینکه چگونه در اکسل فیلتر کنیم همراه ما باشید.
فیلتر کردن در اکسل ، فیلتر پیشرفته در اکسل ، آموزش فیلتر در اکسل ، روش فیلتر کردن در اکسل ، آموزش فیلتر پیشرفته در اکسل ، فیلتر در اکسل ، Filter در اکسل
روش فیلتر کردن در اکسل ۲۰۱۶
در مثال زیر ما با استفاده از قابلیت فیلتر کردن در اکسل ، برگه ای را فیلتر می کنیم تا تنها اطلاعات مربوط به Laptop و Projector نمایش داده شود.
۱- برای اینکه قابلیت فیلتر کردن در اکسل ۲۰۱۶ به درستی عمل کند، برگه اکسل شما باید دارای سطر عنوان یا همان هدر بوده تا معرف نام هر ستون زیر آن باشد. در مثال ما برگه اکسل دارای ستونهای مختلفی است که توسط سلول های هدر شناسایی شده اند، که سلول های هدر شامل ID# ،Type ،Equipment Detail و غیره می باشند.
۲- در زبانه Data روی دستور Filter در اکسل کلیک کنید.
۳- در سلول عنوان، کنار هر ستون، یک فلش کشویی ظاهر می شود.
۴- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید روی آن فیلتر صورت گیرد، کلیک کنید. در مثال ما ستون B را فیلتر خواهیم کرد تا فقط اطلاعاتی که مورد نیازمان است را ببینیم.
۵- منوی فیلتر نمایان می شود.
۶- تیک کنار گزینه Select All را بردارید تا همه گزینه ها بدون تیک شده و از حالت انتخاب خارج شوند.
۷- تیک گزینه هایی که می خواهید فیلتر شوند را فعال کرده و سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال ما دو گزینه Laptop و Projector را تیک دار می کنیم تا فقط اطلاعات مربوط به این دو گزینه را ببینیم.
۸- فیلتر کردن داده ها به پایان می رسد. بطور موقت تمامی اطلاعاتی که شامل فیلتر سازی نشده باشند، در برگه اکسل مخفی می شوند. در مثال ما، تنها اطلاعات مربوط به Laptop و Projector قابل مشاهده هستند.
نکته: شما همچنین می توانید از طریق دستور Sort & Filter که در زبانه Home قرار دارد، به گزینه های فیلتر دسترسی داشته باشید.
اعمال همزمان چندین فیلتر در اکسل
فیلترها تجمعی هستند، بدین معنی که شما می توانید همزمان چندین فیلتر در اکسل را برای محدود کردن نتایج خود اعمال کنید. در مثال زیر ما از قبل برگه اکسل را فقط برای نمایش نتایج لپ تاپ ها (Laptops) و پروژکتورها (Projectors) فیلتر کرده ایم، و اینک قصد داریم برگه را بیشتر محدود کنیم تا تنها لپ تاپ ها و پروژکتور هایی که در ماه آگوست (August) مورد بررسی قرار گرفتند را نشان دهد.
۱- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید روی آن فیلتر صورت گیرد، کلیک کنید. در مثال ما ستون D را فیلتر خواهیم کرد تا اطلاعات را بر اساس تاریخ مورد نظرمان نمایش دهد.
۲- منوی فیلتر نمایان می شود.
۳- تیک گزینه هایی که می خواهید فیلتر شوند را فعال کرده و سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال ما فقط August را تیک دار می کنیم.
۴- فیلتر جدید اعمال خواهد شد. در مثال، برگه اکسل فیلتر شده و فقط لپ تاپ ها و پروژکتور هایی که در ماه آگوست مورد بررسی قرار گرفتند را نمایش می دهد.
پاک کردن و یا حذف فیلترها
پس از اعمال یک فیلتر، ممکن است بخواهید آن فیلتر را از برگه اکسل پاک و یا حذف کنید تا شاید یک فیلتر دیگر را امتحان نمایید.
۱- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید آن را از حالت فیلتر خارج کنید، کلیک نمایید. در این مثال، ما فیلتر ستون D را حذف خواهیم کرد.
۲- منوی فیلتر نمایان می شود.
۳- در منوی فیلتر گزینه Clear Filter From را انتخاب کنید. در این مثال با توجه به اینکه نام ستونی که می خواهیم فیلتر آن را حذف کنیم Checked Out می باشد، بنابراین گزینه “Clear Filter From “Checked Out را انتخاب می کنیم.
۴- فیلتر از ستون انتخاب شده پاک می شود. اطلاعات قبلی که بر اثر این فیلتر مخفی شده بودند مجددا نمایش داده می شوند.
نکته: برای اینکه تمامی فیلترهای اعمال شده را بصورت یکجا حذف کنید، در زبانه Data روی دستور Filter در اکسل کلیک کنید.
فیلتر پیشرفته در اکسل
اگر به یک فیلتر خاص نیاز داشته باشید، فیلترینگ ساده اکسل شاید گزینه های لازم را به شما ارائه ندهد. خوشبختانه اکسل شامل بسیاری از ابزارهای پیشرفته فیلتر کردن، از جمله فیلتر از طریق جستجو، فیلتر متن، فیلتر تاریخ و فیلتر کردن اعداد است، که می تواند نتایج شما را محدود کند تا بتوانید دقیقا همان چیزی را پیدا کنید که نیاز دارید.
فیلتر کردن در اکسل به وسیله جستجو
اکسل به شما این امکان را می دهد تا داده های خود که شامل یک عبارت دقیق، عدد، تاریخ و یا هر چیزی هستند را جستجو کنید. در مثال زیر ما از این قابلیت استفاده می کنیم تا فقط محصولات مارک Saris را در برگه اکسل خود نمایش دهیم.
۱- در زبانه Data روی دستور Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول عنوان، کنار هر ستون ظاهر می شود. نکته: اگر قبلا دستور Filter در اکسل را فعال کرده باشید، از این مرحله صرفنظر کنید.
۲- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید روی آن فیلتر صورت گیرد، کلیک کنید. در این مثال ما ستون C را فیلتر خواهیم کرد.
۳- منوی فیلتر ظاهر می شود. در جعبه search عبارت مورد نظر خود برای جستجو را تایپ کنید. در حین تایپ نتایج جستجو بصورت خودکار در فیلد فیلتر متن ظاهر می شود. در این مثال ما عبارت saris را تایپ می کنیم تا همه محصولات این برند را پیدا نماییم. وقتی کارتان تمام شد روی OK کلیک کنید.
۴- برگه اکسل با توجه به عبارت جستجوی شما فیلتر می شود. در این مثال، برگه فیلتر می شود تا فقط محصولات برند Saris را نمایش دهد.
استفاده از فیلتر پیشرفته متن
در ادامه آموزش فیلتر در اکسل ۲۰۱۶ به یکی دیگر از گزینه های فیلتر پیشرفته در اکسل می پردازیم. فیلترهای پیشرفته متن برای نمایش اطلاعات خاص تر در اکسل مورد استفاده قرار می گیرند، مانند سلول هایی که دارای چند کاراکتر مشخص باشند و یا داده هایی که نخواهیم نمایش داده شوند. در مثال زیر می خواهیم برگه اکسل ما اطلاعات مربوط به کلمه laptop را نمایش ندهد.
۱- در زبانه Data روی دستور Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول عنوان، کنار هر ستون ظاهر می شود. نکته: اگر قبلا دستور Filter در اکسل را فعال کرده باشید، از این مرحله صرفنظر کنید.
۲- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید روی آن فیلتر صورت گیرد، کلیک کنید. در این مثال ما ستون C را فیلتر خواهیم کرد.
۳- منوی فیلتر ظاهر می شود. نشانگر ماوس را بر روی گزینه Text Filters برده و سپس از منوی باز شده گزینه مناسب برای فیلتر متن را انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Does Not Contain را انتخاب می کنیم. این گزینه به این معنی است که داده هایی را در برگه اکسل به من نشان بده که این کلمه خاص در آنها نباشد.
۴- پنجره Custom AutoFilter ظاهر خواهد شد. کلمه مورد نظر خود را در فیلتر سمت راست وارد کرده و سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال ما کلمه laptop را وارد می کنیم تا آیتم هایی که در آنها این کلمه نباشد را مشاهده کنیم.
۵- داده ها توسط فیلتر متنی انتخاب شده فیلتر می شوند. در این مثال، برگه ما در حال حاضر آیتم هایی را نمایش می دهد که حاوی کلمه ی لپ تاپ نیستند.
استفاده از فیلتر پیشرفته اعداد
فیلتر پیشرفته اعداد این امکان را به شما می دهد تا داده های عددی را به شیوه های مختلف برای نمایش دستکاری کنید. در مثال زیر ما فقط محصولاتی را در برگه اکسل نمایش می دهیم که شماره شناسایی یا همان ID آنها (ستون A) بین دو عدد خاص که ما تعیین می کنیم، باشد.
۱- در زبانه Data روی دستور Filter کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول عنوان، کنار هر ستون ظاهر می شود. نکته: اگر قبلا دستور Filter در اکسل را فعال کرده باشید، از این مرحله صرفنظر کنید.
۲- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید روی آن فیلتر صورت گیرد، کلیک کنید. در این مثال ما ستون A را فیلتر خواهیم کرد.
۳- منوی فیلتر ظاهر می شود. نشانگر ماوس را بر روی گزینه Number Filters برده و سپس از منوی باز شده گزینه مناسب برای فیلتر عدد را انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Between برای مشاهده شماره شناسایی (ID) بین بازه ای از اعداد را انتخاب می کنیم.
۴- پنجره Custom AutoFilter ظاهر خواهد شد. بازه اعداد مورد نظر خود را با وارد کردن کوچکترین و بزرگترین عدد بازه مشخص نموده و سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال ما می خواهیم شماره شناسایی (ID) را برای اعداد بزرگتر یا مساوی با ۳۰۰۰ و همینطور کوچکتر یا مساوی با ۶۰۰۰ فیلتر کنیم.
۵- داده ها توسط فیلتر عددی انتخاب شده فیلتر می شوند. در این مثال، تنها اقلام با شماره شناسایی (ID) بین ۳۰۰۰ و ۶۰۰۰ قابل مشاهده است.
استفاده از فیلتر پیشرفته تاریخ
در ادامه آموزش فیلتر پیشرفته در اکسل به تشریح فیلتر پیشرفته تاریخ می پردازیم. فیلترهای پیشرفته تاریخ را می توان برای نمایش اطلاعات در یک دوره زمانی مشخص مانند سال قبل، سه ماه بعد و یا بین دو تاریخ مشخص، مورد استفاده قرار داد. در مثال زیر از فیلتر پیشرفته تاریخ برای نمایش محصولاتی که بین تاریخ July 15 تا August 15 مورد بررسی (checked out) قرار گرفته اند، استفاده می کنیم.
۱- در زبانه Data روی دستور Filter در اکسل کلیک کنید. یک فلش کشویی در سلول عنوان، کنار هر ستون ظاهر می شود. نکته: اگر قبلا دستور Filter را فعال کرده باشید، از این مرحله صرفنظر کنید.
۲- روی فلش کشویی ستونی که می خواهید روی آن فیلتر صورت گیرد، کلیک کنید. در این مثال ما ستون D را فیلتر خواهیم کرد.
۳- منوی فیلتر ظاهر می شود. نشانگر ماوس را بر روی گزینه Date Filters برده و سپس از منوی باز شده گزینه مناسب برای فیلتر تاریخ را انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Between برای مشاهده محصولاتی که بین تاریخ July 15 تا August 15 مورد بررسی قرار گرفته اند را انتخاب می کنیم.
۴- پنجره Custom AutoFilter ظاهر خواهد شد. بازه زمانی مورد نظر خود را وارد کرده و سپس روی OK کلیک کنید. در این مثال ما می خواهیم با فیلتر کردن تاریخ، محصولات خود را از تاریخ July 15, 2015 تا تاریخ August 15, 2015 نمایش دهیم.
۵- داده ها توسط فیلتر تاریخ انتخاب شده فیلتر می شوند. در این مثال ما در حال حاضر می توانیم ببینیم که کدام اقلام بین تاریخ July 15 تا August 15 مورد بررسی قرار گرفته اند.
تمرین عملی فیلتر کردن در اکسل
۱- فایل اکسل زیر را جهت انجام تمرینات دانلود و سپس باز کنید.
۲- برگه Challenge را انتخاب کنید.
۳- یک فیلتر اعمال کنید تا فقط Electronics و Instruments را نمایش دهد.
۴- از قابلیت فیلتر کردن در اکسل به وسیله جستجو استفاده نموده تا فقط اقلام برند Sansei در ستون Item Description نمایش داده شوند. بعد از انجام این تمرین باید شش سطر اطلاعات باقی مانده باشند.
۵- فیلتر ستون Item Description را حذف کنید.
۶- جهت فیلتر پیشرفته در اکسل از یک فیلتر عدد استفاده کرده تا ستون Loan Amounts بزرگتر یا مساوی (greater than or equal to) مبلغ ۱۰۰$ را نمایش دهد.
۷- از یک فیلتر برای نمایش اقلامی که در سال ۲۰۱۶ مهلت دارند (ستون Deadlines) استفاده کنید.
۸- زمانی که تمام تمرینات را انجام دادید، فایل اکسل شما شبیه تصویر زیر می شود.
فیلتر کردن در اکسل
ترجمه شده در سایت خلایق
منبع:
gcflearnfree.org
